Strategisch uitbesteden is een must

Het verhaal van Ice Mountain illustreert het belang van strategisch uitbesteden. Door het financieel rekenwerk terug in eigen handen te nemen maar de hosting van de ondersteunende software aan derden over te laten, heeft het bedrijf het beste van beide werelden.

Ice Mountain leeft van zijn sneeuwpiste en paintballterreinen maar biedt ook faciliteiten voor onder meer seminaries en bedrijfsevenementen. Dit familiebedrijf telt meer dan 400.000 bezoekers per jaar, een pistecapaciteit van 250 skiërs en/of snowboarders, 650 zitplaatsen in het restaurant, en dit met een uitgebreid aanbod aan formules. Er werken enkele tientallen medewerkers.

De forse groei en de diversiteit aan diensten zorgden er wel voor dat eigenaar Stephane Fievez amper nog zicht had op de financiële toestand van het bedrijf. Enkel door zelf terug de boekhouding te voeren in plaats van dit volledig uit te besteden aan een accountantskantoor kon hij terug controle krijgen over zijn bedrijf, voelde hij.

Zware taak
Maar dit beloofde wel een helse klus te worden, met soms 2.000 couverts op één weekend en evenveel inboekingen, zowel van elektronische als contante betalingen. “Je kan je dan niet permitteren om dat op een hoop te laten liggen. Boekhouden is bij ons een constante opdracht die veel discipline vereist en 7 dagen op 7 doorloopt.”

Stephane Fievez ontdekte Exact Online en de online formule beviel hem meteen: “Dat ik van overal mijn boekhouding kan raadplegen of gegevens kan invoeren, is voor mij een heel groot voordeel. Ik heb lange werkdagen en dan is het aangenaam om de boekhouding, die ik dagelijks tracht bij te houden, van thuis uit te kunnen bijwerken.”

De beslissing om enkel nog de aangiften en optimalisatie aan het accountantkantoor over te laten betekende op zich al een hele besparing. Maar de voordelen lieten zich ook elders voelen, vertelt Fievez.

“Bij het invoeren van de gegevens voor BTW ontdekte ik dat ik al jaren te veel had betaald: ik betaalde 21% voor een arrangement terwijl eigenlijk enkel het gebruik van het restaurant aan het hoogste tarief moest worden gerekend, en de rest aan minder. Bij het BTW-kantoor kon ik toen een terugvordering voor de voorbije drie jaren doen, wat me meteen enkele duizenden euro opleverde.”