Bedrijven zoeken kantoorsoftware steeds vaker in de cloud
Het heeft even op zich laten wachten, maar vandaag lijkt ook de typische kantoorsoftware zijn plaats in de cloud te hebben gevonden. Schoolvoorbeeld van deze opmars is Office 365 van Microsoft, die verschillende kantoortoepassingen bundelt.
Office 365 biedt een volledig geïntegreerde suite met de online varianten van Exchange, SharePoint en Lync. Daarnaast is ook Office Web Apps een onderdeel, waarmee u vanuit een browser kunt werken met toepassingen als Outlook en Excel. Toch is Office 365 geen pure cloudoplossing. Zo kunt u ook de desktopversie van Office gebruiken en afhankelijk van het abonnement maken licenties voor Office Professional Plus ook deel uit van Office 365.
Office 365 bestaat in verschillende varianten, variërend in prijs van € 3,57 tot € 20,75 per gebruiker per maand. Het eenvoudigste abonnement biedt alleen e- mail, dat door veel hostingpartijen wordt aangeboden. Gebruikers krijgen standaard een mailbox van 25 GB, wat voor velen een verbetering is. De meeste bedrijven houden de mailboxen van hun gebruikers tussen de 100 MB en 1 GB, waardoor ze regelmatig mails moeten archiveren naar de lokale schijf.
Het gebruik van een cloudoplossing voor e-mail is voor vele bedrijven een eerste stap richting cloud. “In technisch opzicht is de overstap vrij eenvoudig”, weet Wim Verbeeck, ICT-manager bij verzekeringsmaatschappij Generali Employee Benefit. Zijn bedrijf koos onlangs voor de cloudformule van Microsoft voor zijn e-mailplatform. “Het project is relatief eenvoudig en verliep in fases. Het gebeurde allemaal zonder dat de eindgebruiker er iets van merkte. Maar goed ook, want onze organisatie is erg gericht op e-mail.”
Desktop
Cloudkantoorsoftware wordt vaak geassocieerd met (kleine) kmo’s, maar in principe is het geschikt voor heel grote organisaties. Onlangs werden bijvoorbeeld 200.000 werknemers van Toyota overgeschakeld naar Office 365.
In de logica hiervan zijn er bij Office 365 twee hoofdabonnementsvormen. Die bieden ook SharePoint Online, voor het delen van documenten en informatie, en Lync Online, voor de communicatie aan. Een daarvan is bedoeld voor kleine ondernemingen (tot 50 medewerkers) en de tweede is voor middelgrote en grote ondernemingen. Deze laatste, de Enterprise-variant, kent veel meer soorten abonnementen, namelijk E1 tot en met E4 voor reguliere gebruikers en K1 en K2 voor zogenaamde kioskmedewerkers die geen vaste werkplek en geen kantoorfunctie hebben, zoals verkopers en stewardessen. Deze profielen hebben niet de volledige suite nodig. Het gaat voor hen vooral om e-mail en documenten lezen op een gedeeld platform.
Office Web Apps, een ander onderdeel, zijn browsergebaseerde varianten van Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Die hebben niet dezelfde mogelijkheden als de desktopversies, maar bieden voldoende functionaliteit voor het maken en bewerken van simpele documenten. Deze Web Apps zijn vooral geschikt voor het bekijken en aanpassen van documenten, maar niet altijd in staat om de volle rijkheid te tonen van complexe documenten die met de desktopvariant gemaakt zijn.
De faciliteiten rond communicatie zijn dan weer verzameld in Lync Online. De basis is een messengerapplicatie die binnen het bedrijf en met partners gebruikt kan worden. U kunt echter ook voice- en webcam-chats hebben via VoIP en online vergaderen met groepen mensen. Daarnaast kunt u ook uw desktop delen met anderen, zodat u bijvoorbeeld presentaties kunt geven. Bij de duurdere abonnementen kunt u ook gebruikmaken van Lync-to-Phone, waarmee u integreert met regulier telefoonverkeer.
Microsoft duwt met Office 365 duidelijk op het gaspedaal, al zijn zij niet de enige die deze dienst aanbiedt. Zo biedt operator Telenet een oplossing met een gelijkaardige benaming: CloudOffice. Dat bevat onder meer een domeinnaam, mailbox, fileserver en een websitebouwer. Een aanbod dat dus eerder als aanvullend kan worden beschouwd met dat van Microsoft. Telenet werkt hiervoor overigens samen met (lokale) partners, die binnen CloudOffice verschillende specifieke toepassingen zoals boekhouding of facturering kunnen aanbieden. Verder werkt Telenet samen met Microsoft voor het aanbieden van onderdelen van de Office 365 portfolio. Ook concurrent Belgacom biedt overigens Office 365 aan.
Daar waar Telenet en Belgacom eerder aanvullend zijn, is een toepassing als Google Apps een alternatief voor Office 365. Ook daarvan zijn er al realisaties in ons land. Zo liet de VDAB, de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, onlangs 7.000 gebruikers overschakelen op Google Apps, de kantoortoepassing van Google.
Google Apps werkt evenwel volledig in de webbrowser. Google Apps for Business, zoals de dienst voluit heet, omvat onder meer Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Gmail, Calendar, Drive (om samen te werken) en Sites voor intranets. U hoeft niks extra te installeren om het te gebruiken, terwijl het bij Office 365 wel de bedoeling is dat u Microsoft Office op uw pc gebruikt. Dat is de kracht, maar tegelijk ook een aandachtspunt. Office 365 gebruiken zonder een versie van Office op uw computer ligt minder voor de hand. Anderzijds: wanneer u regelmatig op een werkplek aan de slag bent zonder internetverbinding, lijkt Office 365 de beste keuze.
Besparing
Om met het goede nieuws te eindigen: kantoorsoftware in de cloud lijkt alvast een besparing. Ook al is kostenbesparing niet de belangrijkste drijfveer, maar eerder het feit dat klanten zich niet meer moeten bekommeren om toepassingen en infrastructuur. “Wij hebben ingecalculeerd dat we een half miljoen euro besparen door dit project. Een bedrag dat zelfs nog kan verdubbelen”, berekende Paul Danneels, CIO bij de VDAB. “Google Apps was drie keer goedkoper dan het shared service center van de overheid. Ook al geldt dit niet voor alles”, aldus Danneels.
Ook bij Wim Verbeeck van Generali Employee Benefit een gelijkaardig geluid. “Bij ons is de cloud, ook op lange termijn, niet duurder dan onze vorige oplossing, en die was gebaseerd op traditionele software”, beaamt hij. Al beseft hij wel dat het concept van kantoorsoftware via de cloud nog relatief jong is. “Ik reken onszelf nog eerder bij de early adopters met onze cloudaanpak. De grote vloedgolf moet nog komen.”
