Synergie, standardisatie en kostenbeheersing cruciaal in e-government en e-health
[Partner info] ICT is geen doel op zich, wel een krachtig middel om efficiëntie en effectiviteit te brengen in administratieve processen voor overheden, burgers en bedrijven. Overheden hebben alles te winnen bij een nauwe samenwerking. Hoe organiseer je dit in de praktijk? Interview met Frank Robben, CEO van Smals en al meer dan 25 jaar voorvechter van e-government en e-health.
“Alle overheden hebben te winnen bij een nauwe samenwerking op het vlak van ICT. Ze zijn immers geen concurrent van elkaar, tenminste als je het bekijkt vanuit de noden van burgers en werkgevers. Dankzij de uitwisseling van informatie tussen overheidsinstellingen mogen burgers en bedrijven er vanuit gaan dat ze dezelfde informatie slechts één keer hoeven door te geven. Volgens cijfers van het Planbureau besparen de werkgevers sinds de invoering van de multifunctionele elektronische aangiften in de sociale sector zowat 1,7 miljard euro aan administratieve kosten, elk jaar opnieuw.”
Centralisatie en autonomie
“In realiteit is het meestal niet haalbaar en niet wenselijk om overheidsinformatie samen te brengen op één plaats. Beleidsdomeinen en –niveaus hebben elk hun eigen missie en staan op hun autonomie. Het is daarom essentieel dat er voor elk stukje informatie één authentieke bron is, die informatie slechts één keer inzamelt en valideert, waarna alle overheidsdiensten ze daar ophalen. Die uitwisseling moet gebeuren volgens strikte regels en criteria, om de privacy van de burger te beschermen.”
“De Kruispuntbank Sociale Zekerheid en het eHealth-platform regelen deze uitwisseling in de praktijk voor de sociale zekerheid en de gezondheidszorg. En uiteraard is dit model bruikbaar voor alle domeinen en beleidsniveaus.”
Schaalvergroting en standaardisatie
“Technisch hebben de publieke instellingen vaak sterk vergelijkbare noden. Standaardisatie is een absolute noodzaak om de uitwisselbaarheid te garanderen en de kosten in de hand te houden. In de sociale zekerheid doen de instellingen daarom al sinds tientallen jaren een beroep op Smals – de ondersteunende ICT-organisatie in gemeenschappelijk beheer. Voor heel wat operationele diensten, denk aan datacenter-infrastructuur, valt een gemeenschappelijke investering veel voordeliger uit. Het ‘shared services’-model van Smals speelt daarom maximaal in op schaalvoordelen.”
Besparen op ICT,?of door ICT?
“Wanneer onze overheden onder druk staan om te besparen op hun eigen werking, kan ICT niet buiten schot blijven. Zo zijn de eenheidsprijzen bij Smals vorig jaar niet gestegen, ondanks de automatische indexering van de lonen. Daarnaast streven we naar een beperking van de algemene kosten en operationele budgetten, zodat de leden hun ICT-budget maximaal kunnen inzetten voor nieuwe realisaties.”
“De mogelijke besparing is echter vele malen groter als we verder kijken dan enkel synergieën op het vlak van operationele kosten. Vereenvoudiging van processen en samenwerking met volledig elektronische workflows bieden nog heel wat potentieel. Tot slot ligt er een grote mogelijke opbrengst in nieuwe beleidsinitiatieven op basis van ICT-gesteunde inzichten, denk aan de analyse van grote datasets met het oog op fraudedetectie.”
In-house diensten
“Het bijzondere statuut van Smals als ‘shared services’-dienstverlener zorgt soms nog voor onbegrip. De vzw is een ‘in-house’ organisatie, volgens de criteria van het Europees Hof van Justitie. Dit wil zeggen dat Smals zich uitsluitend richt op de ICT-noden van de aangesloten instellingen. De lidinstellingen hebben een strategische controle over de werking via de algemene vergadering, de raad van bestuur, het strategisch comité en het auditcomité. De leden zien ons als het verlengde van hun eigen interne ICT-dienst. Dankzij samenwerking, standaardisatie en schaalvoordelen verkleint de ICT-investering voor elk van hen, terwijl we de schaarse expertise optimaal benutten.”
“Net zoals de publieke instellingen is Smals onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. We kopen jaarlijks voor meer dan 70 miljoen Euro ICT-diensten, software en hardware aan op de privémarkt. Dat gebeurt via gespecialiseerde lastenboeken, die we via raamcontractformules meestal ook toegankelijk maken voor de leden. Private leveranciers en de publieke instellingen vermijden zo de investering, het risico en de doorlooptijd van aparte lastenboekprocedures voor gelijklopende ICT-noden.”
Topwerkgever
“ICT is en blijft mensenwerk. 1750 professionals, waarvan meer dan 1200 ICT’ers zorgen bij Smals ervoor dat de publieke instellingen vlot beschikken over het juiste talent. Omdat het vakdomein zo snel evolueert, investeerde de vzw in 2012 3,6 miljoen euro in opleiding. ?Zo kunnen we blijven bouwen op de expertise, het ?leervermogen, de ervaring en de motivatie van zoveel schitterende medewerkers.”
