Zes trends in de zakelijkste aller business software

Business intelligence (BI) en analytics lijkt de software met het hoogste business gehalte: betere management beslissingen op basis van analyse van bedrijfsdata. Toch werden BI-projecten vaak voor pure IT-projecten aangezien, waarbij het jaren duurde vooraleer de resultaten kwamen. Die tijd lijkt stilaan voorbij met deze zes trends tot gevolg.

We halen de trends rond business intelligence (BI) uit het druk bijgewoonde Business Meets IT-seminarie rond business intelligence en business process management, dat we met Smart Business organiseerden. Hier kwamen enkele bedrijven aan het woord die elk vanuit hun eigen invalshoek, zowel management, financieel als IT, met BI aan de slag zijn. Uit hun ervaringen puren we een zestal trends die voor doorsnee Belgische bedrijven van tel zijn.

1. Business class first

De eerste vaststelling is misschien de meest logische: BI is een business project. Toch was dat niet altijd het geval in het verleden en bleek BI in de praktijk vaak een project gecoördineerd door de IT-afdeling. Soms met alle gevolgen van dien. “IT heeft traditioneel veel macht in een organisatie. Zeker als het om maatwerk gaat”, stelt Esmeralda Peleman, CEO van Peleman Industries, dat kantoorbenodigdheden produceert. “Op zich vormt de IT-afdeling geen probleem bij IT, maar IT moet het bedrijf volgen, en niet omgekeerd.”

De hardnekkige band tussen IT en BI is niet zo verrassend. Vaak maakt een BI-toepassing deel uit van een breder softwareproject of -pakket, zoals een ERP-toepassing. De keuze van de software voor BI wordt mede daarom ook vaak ingegeven vanuit de technologische oplossingen waar de organisatie gebruik van maakt. Vaak komt men dan per definitie bij grotere platformspelers uit als SAP, IBM, Oracle of Microsoft, niet toevallig de marktleiders in de sector. Al valt er tegelijk veel voor te zeggen om de keuze van een pakket totaal los van de technologische stack te evalueren.

Toch bepalen deze platformen vaak niet bij welke BI-softwareleverancier u terecht komt. “Een IT-afdeling mag niet opleggen met welke  BI-toepassing ik werk. Want uiteindelijk is het mijn job die er van afhangt”, vindt Stefan Nouters, group controller bij Mensura, een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk die uiteindelijk voor IBM Cognos koos.

Bovendien zijn de drijfveren belangrijker dan de uiteindelijke software. Zo legde Mensura enkele jaren geleden de basis voor een nieuw BI-project binnen de groep. Standaardisatie en goede communicatie stonden hierbij voorop, naast integratie. “Tot voor een jaar of vijf geleden zat BI verdeeld over diverse eilanden, mede door de vele overnames die er zijn gebeurd”, aldus Nouters. “Uniformiteit stond hierbij voorop, want onze BI-inspanningen zaten verdeeld over verschillende systemen en kostenplaatsen, als die er al waren. Iedereen deed toen zijn eigen ding. Kortom, puin ruimen stond in het begin voorop.”
 

2. Meer en meer gebruikers

Waarbij we meteen bij een tweede grote trend terechtkomen: het feit dat BI niet alleen qua uitrol, maar ook qua gebruik steeds breder valt. Een van de belangrijkste trends bij BI-spelers draait om het aanbieden van toepassingen op maat van deze zakelijke gebruikers.

Bij kantoorwarenproducent Peleman staat bijvoorbeeld centraal dat zakelijke gebruikers ook helemaal zelf rapporten kunnen genereren.

Soms heeft men het ook wel eens over self service, een trend waarbij gebruikers zelf aan de slag gaan. Of ze krijgen de data mooi visueel voorgeschoteld. De focus ligt hierbij op zeer interactieve en grafische gebruikersinterfaces met onder andere dynamische grafieken en heat maps . Nagenoeg elke leverancier lanceerde de voorbij maanden een toepassing die zich baseerde op het visualiseren van analyses. Zo verbeterde MicroStrategy hun oplossing Visual Insight, lanceerde SAP Visual Intelligence en kwam SAS op de markt met Visual Analytics. Microsoft ondersteunde dan weer hun applicatie PowerPivot met Power View, terwijl een leverancier als Qlikview het bedrijf NComVA overnam om zijn aanbod in visualisatie nog verder te verbeteren.

Traditioneel is de financiële afdeling de meest vooraanstaande gebruiker van BI, naast de CEO. Al gaat het gebruik wel verder in een organisatie, getuigt ook de situatie bij Mensura. “Wij hebben er bewust voor gekozen om zo veel mogelijk profielen te betrekken bij ons BI-project, dat zich focust op financieel performance management”, aldus Stefan Nouters van Mensura. “Dus niet alleen de CFO en zijn naaste medewerkers, maar ook het management en de kaderleden.”
 

3. Snellere resultaten

Snelheid is een belangrijke factor bij business intelligence. Het leunt een beetje aan bij de trend naar zogenaamde data of business discovery, waarbij bedrijven sneller (deel)resultaten kunnen bemachtigen dan bij traditionele BI-projecten het geval is. “Een langetermijnvisie is absoluut belangrijk, net als een duidelijk afgebakende reikwijdte”, benadrukt Nouters van Mensura. “Maar tegelijk is het al even belangrijk dat je al snel de nodige resultaten kan tonen. Een doorlooptijd van drie à vier maanden lijkt me wat dat betreft ideaal. Eén of twee jaar is bijvoorbeeld te lang om je interne sponsor, zeg maar de managementpersoon die jouw project mogelijk maakte, te blijven behagen.”

Niet enkel sponsors of managers willen vandaag sneller resultaten zien, ook de zakelijke gebruiker wil dat. “Als je te lang wacht met resultaten te geven, gaan mensen vandaag zelf aan de slag en beginnen ze van alles op eigen houtje te organiseren. Zo gaat dat nu eenmaal in een bedrijf, zeker vandaag de dag”, vertelt Peleman.
 

4. Processen onvermijdelijk

Het seminarie ging over BI en BPM en soms ook wel over allebei tegelijk. Enerzijds moeten bedrijfsprocessen ook worden gemeten en geanalyseerd. Anderzijds zijn processen voor een BI-project zelf ook van het grootste belang. “Je moet goede afspraken maken met mensen, bijvoorbeeld wie wanneer welke cijfers zal aanleveren en in welke vorm. Dan denk ik ook aan instructies rond budgettering en rapportering”, aldus Nouters. “Ook communicatie en training, bijvoorbeeld onder de vorm van infosessies, staan hierbij voorop.”
 

5. Excel bovenaan

Vraag aan een doorsnee bedrijf wat hun belangrijkste BI-toepassing is, en vele zullen Excel van Microsoft aanhalen. Van alle bedrijven ziet 43 procent Excel als hun BI-toepassing. Waardoor er meer bedrijven zijn die Excel als BI-toepassing gebruiken dan bedrijven die een ‘echte’ BI-toepassing gebruiken. “Vaak is het zo dat als mensen actief Excel gebruiken, ze de geschikte software missen om zaken uit te voeren die ze willen”, weet Thiery Lesage, voorzitter van ABPMP, de vereniging van BPM-gebruikers.

Anderzijds blijft voor veel BI-gebruikers Excel sowieso een belangrijke toepassing. “De rapportering gebeurt bij ons vanuit Excel”, aldus Peleman. “Het is de software die gebruikers hanteren om zelf te rapporteren uit ons zogenaamde datawarehouse.” Ook bij Mensura is Excel een belangrijk venster naar de onderliggende databank. Kortom, ook al gebruiken bedrijven een BI-toepassing, vaak gebruiken die Excel, al is het als interface.
 

6. Big data

Geen BI zonder over big data te praten, zowat dé trend in IT. In veel organisaties groeit de hoeveelheid data exponentieel. Die alsmaar toenemende hoeveelheid data speelt een belangrijke rol. Maar heeft een doorsnee Belgisch bedrijf wel te maken met grote hoeveelheden data die moeten gehanteerd, geanalyseerd of gevisualiseerd worden? “Toch wel”, vindt Geert Bal, ICT project manager bij Euronics, een Belgische aankoopgroepering op het gebied van consumer electronics, IT, telecom en huishoudtoestellen. “Wij beschikken alleen al op één jaar tijd over 6 miljoen verkooptransacties. Als middelgroot bedrijf is dat toch al behoorlijk. En de data groeit gigantisch, ook bij ons.”

De kwestie is om met al die data iets te doen. Dankzij BI krijgt Euronics inzicht in de prestaties van de groep, en dit in functie van de geografische verspreiding. BI laat het bedrijf toe om voorraden en verkoopcijfers van de diverse winkels te analyseren en daarover te rapporteren aan de leveranciers. Later komen daar nog marketingacties bij. “Eigenlijk kostte het ons slechts een drietal dagen om die data klaar te maken voor verdere analyse”, aldus Geert Bal, die deze taak samen met een externe leverancier uitvoerde. “Onze rol als IT-afdeling ligt in het voorbereiden en klaarmaken van de data voor verwerking. Maar die uiteindelijke verwerking gebeurt door de business profielen. Logisch ook, mede doordat onze IT-afdeling slechts uit vier mensen bestaat.”

Voor onze andere (gratis) seminaries in de Business Meets IT-seminariereeks, neem gerust een kijkje op: www.businessmeetsit.be