Vier scenario's voor de cloud

Iedereen ziet iets anders in de wolken. Dat blijkt uit vier verhalen van organisaties die de stap zetten naar cloud computing. Allemaal zitten ze in de cloud, maar elk op een andere manier. We bundelen ze naar aanleiding van ons gratis "Business Meets IT" seminarie over cloud computing van 1 oktober.

Dat meer en meer bedrijven en kmo’s het fenomeen van cloud computing beginnen omarmen, staat buiten kijf. Waardoor vaak ook het opzet van hun IT-afdeling fundamenteel verandert: meer business en minder technologie. Waarom nog investeren in eigen hardware en software als u die via de cloud kan bemachtigen? Alleen wil de manier waarop bedrijven de stap zetten dus wel eens grondig verschillen. Vier scenario’s.

Scenario 1: Big Bang

Dit scenario is eerder uitzonderlijk. Het vertrekt van een zogenaamde ‘greenfield’ situatie. Vrij vertaald: u kunt met een wit blad beginnen. De impact is hiermee een stuk groter, en de stap naar de cloud doorgaans ook een stuk drastischer. Het voorbeeld voor dit scenario is Arista, een bedrijf uit de medische sector dat externe preventiediensten aanbiedt, met ongeveer 250 personeelsleden.

Het bedrijf maakte tot voor kort deel uit van het sociaal secretariaat HDP/Arista, maar sinds oktober kent Arista een onafhankelijk bestaan. Het bedrijf moest voor zijn IT dus van nul beginnen. Een ‘once in a lifetime opportunity’, zo omschrijft Frank De Winter, CIO bij Arista, deze situatie. “We maakten de oefening. Ofwel migreerden we met ons ‘nieuwe’ bedrijf een deel van de oude IT-systemen, ofwel begonnen we vanaf nul. Maar al snel bleek een migratie geen optie. Want als we verder zouden werken op de oude IT-systemen, zouden de risico’s veel groter zijn en bovendien zou het veel langer duren. Nu konden we op pakweg vijf maanden tijd een geheel nieuwe IT-infrastructuur uitrollen”, vertelt Frank De Winter. De focus lag aanvankelijk op de uitbouw van de gebruikersomgeving en vervolgens op de onderliggende infrastructuur.

Scenario 2: een nieuw businessmodel

Niet elk bedrijf kan zich een ‘big bang’ veroorloven zoals bij Arista. Een voorbeeld hiervan is Transics, een dienstenleverancier voor de transport- en logistieke sector. Het bedrijf, een grotere kmo met ongeveer 250 werknemers, maakte de voorbije jaren de shift van een productiebedrijf van systemen voor de transportsector naar een dienstverlener.

“Transport- en logistieke bedrijven focussen zich meer en meer op hun kernactiviteiten. De evolutie naar transportbusinessapplicaties in een hostingmodel is daar een logisch gevolg van”, oppert Koen Uyttenhove, VP Customer Services bij Transics, dat zijn klanten applicaties aanbiedt vanuit een hostingformule. Door de centralisatie van de aangeboden toepassingen kan het bedrijf, en zijn klanten, kosten besparen.

Al vergt deze aanpak rond hosting wel extra aandacht als organisatie. “Een van de zaken die we geleerd hebben, is dat je niet zomaar je legacy applicaties kan overhevelen naar de cloud. Vandaag beschikken wij over oplossingen die specifiek voor cloud computing ontworpen zijn”, aldus Uyttenhove. Het model bij Transics is echt dat van de ‘hybride cloud’: sommige toepassingen wel naar de (public) cloud, andere (nog) niet.

Scenario 3: Op kousenvoeten overschakelen

Bij sommige bedrijven geen big bang of verandering in het businessmodel, maar eerder een geruisloze overstap. Een mooi voorbeeld hiervan is het boekhoudkantoor BDO, dat sinds een aantal jaar een aantal toepassingen naar de cloud heeft verschoven. Ook al ligt de focus toch nog voor een flink stuk op interne toepassingen. Maar de overstap naar de cloud verloopt ook hier erg doordacht. “Een belangrijke drijfveer voor online boekhouding is samenwerking. Onze klanten konden kiezen of ze hun boekhouding enkel konden raadplegen, of dat ze ook mee de verwerking zouden doen”, vertelt Chantal Smits, Partner Accountancy, BDO Belgium.

Belangrijk is dat BDO enkele maanden geleden de overstap gemaakt heeft van een pure online boekhoudomgeving naar een dedicated omgeving in de cloud. “Hierbij duiken ook andere toepassingen op, zoals rapportering, een elektronisch dossier en sinds kort ook het elektronisch uitwisselen van uittreksels. Geleidelijk aan is alles voor de klant dus meer en meer gedigitaliseerd en in de cloud geplaatst”, benadrukt Smits. Toch heeft het boekhoudkantoor een belangrijke eis. “Voor ons was en is het echt wel cruciaal om onze data in België te houden. Dat is iets wat wij ook echt controleren, bijvoorbeeld in functie van de noodzakelijke back-ups van onze data.”
 

Scenario 4: Migratie om groei te ondersteunen

Bij sommige organisaties is de stap naar de cloud heel erg pragmatisch en zelfs onvermijdelijk. Dat is bijvoorbeeld het geval bij IN-Z, een vzw die diensten als thuiszorg en poetshulp organiseert. “Onze exponentiële groei qua gebruikers zorgde ervoor dat we moesten ingrijpen”, vertelt Thierry Severi, verantwoordelijke Zuid-Limburg bij IN-Z. “Onze capaciteit kon het simpelweg niet meer aan.”
 

De vzw ging aankloppen bij een ervaren dienstverlener, die de nodige schaalbaarheid en betrouwbaarheid moest kunnen bieden. Geleidelijk aan werd het pad geëffend voor een migratie naar een cloudomgeving. IN-Z staat in deze omgeving in voor de eerstelijnshulp, maar geavanceerde problemen worden doorgespeeld naar de dienstenleverancier.

“Stabiliteit, flexibiliteit en betere prestaties stonden hierbij voorop, naast het feit dat onze organisatie zich voortaan kan focussen op z’n kerntaken”, benadrukt hij. “Maar bovenal heeft onze nieuwe omgeving gezorgd voor minder frustratie bij de eindgebruikers.”

Op dinsdag 1 oktober organiseert Smart Business Strategies een gratis seminarie over cloud computing. Meer informatie over het gratis seminarie op www.businessmeetsit.be.