Drie vragen over communiceren in de cloud

Unified Communications kan op twee manieren: enerzijds heb je de aanbieders van premises-based unified communications-oplossingen en anderzijds heb je leveranciers van cloud-gebaseerde oplossingen. Elk heeft uiteraard sterke argumenten waarom het één beter is dan het ander. Sommigen, waaronder Mitel, bieden oplossingen voor beide modellen (een oplossing op locatie, in de cloud of een combinatie van de twee). Veel organisaties hebben echter nog geen duidelijk beeld van alle mogelijkheden die er zijn met de cloud. Wat moet je als organisatie nu kiezen? Om je te helpen bij het kiezen van het beste implementatiemodel (voor jou business) hebben we drie vragen gedefinieerd.

1. Komt de applicatie tegemoet aan mijn zakelijke noden? 

Vaak gaat men ervan uit dat een applicatie in het bedrijf (altijd) op dezelfde manier wordt gebruikt. Dit is echter niet het geval. Onderzoek dus eerst welke rol de applicatie speelt in de organisatie. De meeste applicaties kunnen onderverdeeld worden in de categorie ‘algemeen of strategisch’, ‘utility’ of ‘gedifferentieerd’.

Met een algemene applicatie kun je je niet onderscheiden van concurrenten. De applicatie kan weliswaar bedrijfskritisch zijn, maar zorgt niet direct voor een concurrentievoordeel. Als je de implementaties van deze algemene applicaties evalueert, is het belangrijk te bedenken dat de applicatie voldoet aan de minimale vereisten. ‘Goed genoeg’ (zonder de extra toeters en bellen) is vaak acceptabel, aangezien middelen over het algemeen nu eenmaal beperkt zijn. Focus je bij de evaluatie van deze applicaties daarom vooral op prijs en servicelevels. Een mooi voorbeeld hiervan is hoe bedrijven de gratis (online) versie van kantoorsoftware (tekstverwerking, database, rekenbladen,…) vergelijken met de betalende versie.

Strategische applicaties bieden wel een concurrentievoordeel. ‘Goed genoeg’ is dan niet meer voldoende. Je moet hier via een grondig evaluatieproces de beste applicatie te kiezen. Deze applicaties kunnen bedrijfsprocessen immers sterk beïnvloeden. Het contactcenter wordt vaak als een strategische applicatie aanzien. In deze gevallen loont het vaak om bijvoorbeeld een integratie tussen verschillende strategische applicaties te (laten) ontwikkelen. Onafhankelijk van het gekozen implementatiemodel (premises, private of public cloud) willen organisaties over het algemeen een betere controle over strategische applicaties.

2. Hoe wil ik de applicatie implementeren?

Er was nog nooit zoveel keuze. Zo zijn Unified Communications-oplossingen in diverse modellen mogelijk:

– Als een geïntegreerde appliance. De hardware is geoptimaliseerd voor de applicatie en wordt als complete oplossing geleverd.

– Op standaard servers. Hiermee kunnen organisaties bestaande resources hergebruiken en standaardiseren.

– Gevirtualiseerd. Applicaties kunnen hierbij naast andere bedrijfsapplicaties draaien. Hiermee kunnen organisaties hun infrastructuur voor meerdere diensten gebruiken.

– Infrastructure as a Service (IaaS). Daarmee profiteren bedrijven van de voordelen van de private cloud op de infrastructuur van de aanbieder.

– Public cloud

– Hybride oplossing. Het beste van beide werelden, een combinatie van premises-based met cloud-diensten.

Wat werkt nu het beste voor je organisatie?

Dat is voornamelijk afhankelijk van de unieke combinatie van uitdagingen, doelen en sterkten. Het geselecteerde model moet aansluiten bij de strategische doelen van je organisatie. Weet dat het gekozen model geen keuze voor op de lange termijn hoeft te zijn. Het model kan in de toekomst veranderen naarmate je als organisatie andere uitdagingen en doelstellingen krijgt. Zorg er dan ook voor dat de geselecteerde optie ruimte biedt voor deze veranderingen: licenties, toestellen en configuraties migreren tussen de verschillende modellen blijft mogelijk zodat er nooit sprake is van een desinvestering.

3. Hoe wil ik betalen?

Elk model heeft uiteraard verschillende financiële gevolgen. Sommige klanten vinden zich het best in het traditionele kostenmodel met ‘investeringen’. Echter de cloud biedt met ‘pay-as-you-go’-modellen meer flexibiliteit. Boekhouders zien dit als operationele kosten, wat in sommige gevallen de voorkeur kan hebben. Creatieve combinaties bestaan ook zoals kopen op basis van gemiddeld gebruik en de cloud gebruiken voor piekbelasting waarbij je meer capaciteit inhuurt op de moment dat je deze nodig hebt. Bij de afweging van al deze opties is de levensduur van de applicatie van belang.

Als ik met klanten door deze drie vragen loop, dan komt het model dat het beste voor hen werkt vaak snel naar boven. Het juiste model is echter doorgaans gebaseerd op de huidige doelstellingen. Daarom mijn advies: zet flexibiliteit hoog op je prioriteitenlijst omdat veranderingen – zeker in de technologiesector – heel snel kunnen gaan.