Q&A: Wat is Enterprise Content Management?
1. Wat is content management?
Content management, en dan vooral enterprise content management (ECM), is het beheer van alle informatie in uw organisatie. Het gaat dan in principe zowel om papieren documenten of beelden als gestructureerde data, die onder meer in databanken zitten. Maar content management richt zich vooral (en steeds meer) op de ongestructureerde (en digitale) data, onder de vorm van Word-, Excel of PDF-documenten. Zowat 80 à 90 procent van de content in bedrijven is ongestructureerd, een categorie die ook snel groeit.
2. Waar vinden we het terug?
ECM vindt u het vaakst terug in organisaties en sectoren met een grote hoeveelheid ongestructureerde informatie, zoals de farmaceutische industrie of de sector van bank en verzekeringen. Doordat content management steeds meer verweven raakt met de rest van de ICT-infrastructuur, zijn de gekendste pakketten terug te vinden bij grote namen in de IT-wereld. Denk maar aan Microsoft (met Sharepoint), Oracle (met Stellent), EMC (met Documentum) en IBM (met onder andere Filenet).
3. Wat is document management?
Bij document management draait alles om het beheer, het bewaren en opzoeken van documenten binnen uw bedrijf. Document management is verreweg het oudste onderdeel van content management. Het is een middel om, vanaf het moment van documentcreatie, zicht te houden op de levenscyclus van een document. Door een gedegen controle over uw documenten kan de alsmaar groeiende informatiestroom in uw organisatie beheersbaar blijven. Vaak zijn documenten niet in digitaal formaat aanwezig, en moeten ze ingevoerd worden via scanning. Steeds vaker gebeurt document management in functie van één bedrijfsproces of onderdeel. Typische voorbeelden zijn digitaal dossierbeheer, contractbeheer, projectbeheer of een digitale postkamer.
4. Wat is web content management?
Web content management is een onderdeel van ECM. Het richt zich op één bepaald aspect van contentbeheer: al wat via het web verloopt. Bij web content management draait alles om het publiceren van informatie op het web, wat dan een publieke website of een intranet kan zijn. Nadruk ligt hier vooral op communicatie, marketing of interacties met de bezoeker van de site. Dat is anders dan bij ECM, waar de nadruk ligt op de processen die bij het beheer van documenten komen kijken.
5. Welke vormen zijn er nog?
Document management en web content management zijn dan misschien wel de voornaamste,er zijn nog andere vormen of deelgebieden. Een domein dat aan belang wint, is bijvoorbeeld digital asset management. Hierbij ligt de klemtoon op het beheer van digitale multimedia-content. Er is ook nog record management, waar de controlemaatregelen met betrekking tot de creatie en beheer van documenten centraal staan in een organisatie. Case management, of het beheer van een digitaal dossier, is een andere opkomende vorm. Een andere categorie is fixed content management. Dit is onveranderde content, waar onder meer scanning & imaging onder valt. Ten slotte heeft content management meer en meer raakvlakken met de eigenlijke opslag en archivering van gegevens.
6. Hoeveel kost content management?
Dat hangt heel erg af van de reikwijdte en het soort project en pakket. Er bestaan, vooral voor web content management, een resem softwarepakketten die gebaseerd zijn op open source, zoals Drupal. Die zijn in aanschaf vaak gratis, maar dan moet u uiteraard wel over de kennis beschikken om ze aan de praat te krijgen of een veelvoud betalen van wat de software u zou kosten.
Gaat u voor een eerder alomvattend en ingrijpend ECM-project in een organisatie dan kan een content management-project, alleen al voor de software, oplopen tot enkele tien- of honderdduizenden euro’s, of zelfs meer.
Daarnaast is er ook het toenemende aanbod van document en content management software in de cloud. Daarvan zijn de kosten gespreid over verschillende jaren en vaak op maat van uw gebruik, als het een prijs per gebruiker betreft.
