Q&A: Wat zijn Unified Communications en VoIP?

1. Wat is Unified Communications?

Unified Communications (UC) is een verzameling technologieën die als doel heeft alle communicatiekanalen in een organisatie – telefoon, e-mail en chat – te integreren. Bedrijven zijn vandaag steeds meer virtueel georganiseerd en er wordt meer mobiel gewerkt. Bovendien werken bedrijven alsmaar vaker samen, zowel met interne als externe gesprekspartners, en staat productiviteit voorop. Efficiënte communicatie is dus geen overbodige luxe. Unified Communications is daar vaak een goed antwoord op.

2. Wat omvat Unified Communications (UC) allemaal?

Ook al verschilt UC van aanbieder tot aanbieder, toch zijn de meeste analisten het erover eens dat een UC-toepassing minstens drie van de vier onderstaande domeinen moet bevatten.

• Telefonie- en spraakverkeer: Dit domein bevat zowel vaste als mobiele telefonie, evenals de mogelijkheid om via de pc met een zogenaamde softphone te telefoneren. Daarbij kan u opteren voor één nummer voor zowel uw vaste als mobiele telefoon.
• Berichtenverkeer: Dit domein omvat e-mail, dat vandaag zowat de meest vooraanstaande vorm van zakelijke communicatie is. Ook voicemail valt hier onder.
• Presence & instant messaging: Zo"n functie houdt in dat de gebruiker zijn eigen beschikbaarheid weergeeft en aangeeft wanneer en via welk communicatiekanaal hij gecontacteerd wil worden. Iemand die in een meeting zit, kan bijvoorbeeld aanduiden dat hij wel e-mails wil ontvangen, maar geen telefoons.
• Conferencing: ofwel de mogelijkheid om virtueel te vergaderen of zaken te bespreken. Dit houdt zowel aparte audioconferenties in, als videoconferenties en web-conferencing. 

3. Bij wie kan ik terecht voor UC?

Bij een hele waaier van fabrikanten, al kunnen we over het algemeen twee hoofdgroepen onderscheiden: IT-spelers als Microsoft enerzijds, die zwaar inzetten op UC, en anderzijds ook de traditionele telecomaanbieders zoals Siemens of Alcatel.

Voor bedrijven die telefoonapparatuur maken, is telecom en telefonie meestal het centrale punt in hun UC-formule. Een bedrijf als Microsoft, waarvan de roots niet in de telefonie liggen, start vanuit zijn software (Outlook) om samen te werken. Telefonie (bij Microsoft is dat Lync en mogelijk ook Skype, dat vaak ook professioneel wordt gebruikt) komt daar dan eigenlijk bovenop.

4. Waarom zou u Unified Communications gebruiken?

Niet elk bedrijf zit momenteel te wachten op een volledige integratie van zijn communicatiemiddelen en bijbehorende presence management. Soms kijken ze op tegen de extra investering, maar soms is het ook gewoon niet geschikt voor de organisatie of bedrijfscultuur. Er kan ook een psychologische drempel zijn. Onvermijdelijk bij UC is nu eenmaal dat medewerkers zich qua beschikbaarheid ook transparanter moeten opstellen ten opzichte van hun collega"s en bijvoorbeeld constant hun beschikbaarheid moeten aangeven of meedelen. Veel bedrijven gebruiken eerder onderdelen van UC (zie 2). De oplossingen hiervoor worden toegankelijker en eigenlijk ook goedkoper.

5. Heeft u VoIP nodig voor UC?

Bij Voice over IP (VoIP) worden spraak en data samengesmolten. Het stemgeluid wordt omgezet en verstuurd in IP-pakketjes over het datanetwerk. Ondernemingen die vandaag VoIP gebruiken, kiezen vaak voor de mogelijkheden rond flexibiliteit. Een IP-telefoon kan gelijk waar in het netwerk worden gehangen en werkt meteen.

Bovendien maakt IP-telefonie extra diensten mogelijk zoals integratie met applicaties, en dat is belangrijk voor unified communications. Kortom: voor echte UC is VoIP een vereiste, maar gebruikt u enkel bepaalde onderdelen of voor een beperkte groep, dan kan dit ook met traditionele analoge verbindingen.

6. Waarom zou u tout court VoIP gebruiken?

Ondernemingen die vandaag VoIP gebruiken, kiezen dat vaak voor de mogelijkheden rond flexibiliteit. Een IP-telefoon kan gelijk waar in het netwerk worden gehangen en werkt meteen. De oproepen naar zijn of haar nummer worden naar het toestel doorverbonden. VoIP kan ook de gesprekskosten drukken tussen de verschillende bedrijfsvestigingen indien men beschikt over een WAN, een wide area network, voor de dataverbindingen.
Bovendien maakt IP-telefonie extra diensten mogelijk zoals integratie met applicaties. Helpdeskmedewerkers kunnen bijvoorbeeld automatisch een fiche over de oproeper voor zich krijgen, terwijl grote bedrijven de bedrijfsdirectory integreren met de IP-centrale zodat medewerkers hun collega"s opzoeken en met één klik het nummer bellen.