Vijf lessen die kleine IT-afdelingen u kunnen bijbrengen
Dankzij de cloud kunnen kleine ICT-teams tegenwoordig duchtig concurreren met hun meer numerieke tegenhangers. Zij moeten zich wel dankzij hun beperkte bezetting concentreren op wat het aller-noodzakelijkst is. Kunnen grote bedrijven hieruit lessen trekken over hoe zij met minder meer kunnen doen? Hieronder een overzicht van vijf belangrijke punten.
1. Kleiner is (soms) flexibeler
Voor een klein team is het veel gemakkelijker om even alle koppen bij elkaar te steken. Ze kunnen sneller overleggen en een manager heeft hierdoor een beter kijk op zaak, wat efficiënte beslissingen nemen vergemakkelijkt. Maar klein is niet altijd sneller. De individuele leden kunnen verschillende methodes toepassen, wat de efficiëntie dan waar vaak vermindert. Bovendien is het moeilijke om in een klein team strikte werkprocessen te introduceren.
2. Klein maakt van prioriteren een noodzaak
Met minder mensen is het moeilijker om projecten willekeurig uit te kiezen. De belangrijkste klanten of meest dringende zaken krijgen voorrang. Dat betekent dat de CIO zijn mensen ook beter moet managen en aansturen. Werknemers moeten de vrijheid krijgen om nee te zeggen op bepaalde verzoeken, indien die kruisen met de prioriteiten.
3. Klein maakt rekrutering moeilijker
Kleine afdelingen kunnen het zich moeilijk veroorloven dat een van hun werknemers zich exclusief aan één taak wijdt. Ze hebben mensen nodig die verschillende vaardigheden bezitten, en een sterke technologische kennis is hierbij vaak van minder belang dan samenwerkingsvaardigheden en inzicht hebben in bedrijfsprocessen.
Bovendien kunnen persoonlijke conflicten desastreus zijn voor de werksfeer, dus is het aangewezen om werknemers te betrekken bij sollicitaties. Ook multidisciplinaire trainingen bewijzen bij kleine teams hun nut. Mocht er iemand weggaan, dan laat die tenminste een minder groot kennisgat achter.
4. Gebruik outsourcing om te focussen op kerntaken
De huidige mogelijkheden in outsourcing zorgen ervoor dat u een intern team kan samenstellen dat zich concentreert op het bedrijf en de kerntaken, en een extern team dat zich bezig houdt met zaken als administratie of technologie. “Je hebt een IT-team nodig dat expertise heeft in het oplossen van bedrijfsproblemen,” stelt Scott Glenn, vice-manager IT strategie en Operaties bij consultancy firma hackett Group. “Je kan wie het data center ondersteunt vervangen. Je moet mensen hebben die het bedrijf begrijpen in de IT-afdeling.”
5. Klein maakt vendor management cruciaal
Vendor management, het beheren van tijdelijke contracten, outsourcing en andere externe werkkrachten, is cruciaal voor een klein IT-team dat zich met de grote jongens wil meten. Hierbij is het onderhouden van goede sociale contacten met freelancers, consultantbedrijven en anderen een belangrijke component. Zo behoudt u goede werkkrachten en partners die het bedrijf kennen en kan u meer betrouwbaar een beroep op hen doen.
Hoe klein?
Wat is nu de perfecte omvang van een IT-afdeling? Dat blijft relatief. Onderzoeksorganisatie Gartner pinde de ideale verhouding van een IT-dienst vast op ongeveer 5% van het totaal aantal medewerkers, hoewel dat in sommige sectoren hoger kan liggen. Maar het beste advies is misschien nog om je interne team uit te bouwen op basis van de bedrijfsnoden, en het externe team op basis van de technologische behoeftes.
