Stel je bedrijfsdata veilig voor ex-werknemers
Er zijn verschillende redenen waarom de samenwerking tussen werkgever en werknemer beëindigd kan worden. Een bedrijf moet echter telkens in de gaten houden welke informatie wordt meegenomen door ex-medewerkers en hoeveel informatie nieuwe medewerkers krijgen.
Het lijkt echter alsof veel bedrijven hier niet veel aandacht aan besteden. Volgens een studie van Osterman Research behouden 89 procent van ex-medewerkers hun account welke hen toegang verschaft tot minstens één van de services van hun voormalige bedrijf.
Van alle deelnemers aan het onderzoek geeft 45 procent toe dat hij toegang bleef behouden tot gevoelige bedrijfsinformatie en 49 procent zegt een bedrijfsservice te hebben geraadpleegd na het verlaten van een bedrijf. Om dit te voorkomen moeten bedrijven strategieën implementeren die hen in staat stellen hun bedrijfsdata te beveiligen ook wanneer de werknemerssamenstelling in hun bedrijf verandert.
Beter voorkomen dan genezen
Een eerste belangrijke strategie is actie ondernemen alvorens een werknemer weggaat. Hierbij is het belangrijk te weten welke accounts een medewerker heeft. Nog beter is het implementeren van een single sign-on platform. Op deze manier hoef je slechts één account te verwijderen wanneer een werknemer het bedrijf verlaat.
De volgende tip ligt misschien voor de hand, maar is desalniettemin erg belangrijk. Wanneer je werknemer het bedrijf verlaat, moet je steeds alle bedrijfstools van je werknemer opvragen. Dit kan gaan van een computer en smartphone tot de kaart die toegang geeft tot het kantoor.
De cloud
Ook dient er rekening gehouden te worden met alle data die werknemers onder een persoonlijke account op de cloud zetten. Uit de studie bleek namelijk dat 68 procent van de werknemers bedrijfsinformatie heeft bijgehouden op Dropbox, Google Drive of OneDrive. Daarom raden we aan om als bedrijf een eigen cloudservice te implementeren.
Om te voorkomen dat een werknemer al zijn data op zijn laatste werkdag verwijdert, dient het management zijn personeel aan te moedigen om data op te slaan op de cloud van het bedrijf in plaats van het lokaal op te slaan. Een regelmatige controle om na te gaan dat alle data veilig is opgeslagen, is ook aan te raden.
