Reboot: Printing & Managed Printing
De zomer is de perfecte periode om uw kennis van business IT af te stoffen. De reeks Reboot overloopt enkele bekende en minder bekende begrippen uit elk segment van de sector.
1. Hoeveel kost printen aan mijn bedrijf?
Een bekende studie van onderzoeksbureau Gartner toonde aan dat een bedrijf gemiddeld 3 procent van zijn omzet besteedt aan printen, kopiëren en alles wat daarbij komt kijken. Ook al zitten de prijzen in dalende lijn, het geeft te kennen dat u vaak behoorlijk wat kan besparen.
Er bestaan heel wat formules waarbij u door de leverancier afgerekend wordt op het aantal afgedrukte pagina’s per jaar, bijvoorbeeld enkele eurocent per zwart-witpagina. Het gaat hier wel nog vaak om een prijs ‘op maat van de klant’, wat vergelijken moeilijk maakt. Een gemiddeld kantoor betaalt voor een printer een kleine 150 euro per maand, in de veronderstelling dat er 2.000 à 5.000 afdrukken gebeuren op dat toestel.
Sinds enkele jaren is er in de markt van printerfabrikanten een ware prijzenoorlog bezig. Op vijf jaar tijd is de prijs voor kleurenprints bijvoorbeeld met factor 3 à 4 gedaald. Bij zwart-wit gaat het om een halvering in die periode. De forse prijsconcurrentie is wel vaak misleidend. Daarom kijkt u best verder dan het prijskaartje en neemt u ook de uiteindelijke dienstverlening in overweging.
2. Zijn kleurenprints nog altijd veel duurder?
Vaak wordt aangeraden om het aantal afdrukken in kleur te beperken, indien mogelijk. Bij sommige bedrijven zijn bijvoorbeeld de prints vanuit het e-mailprogramma standaard in zwart-wit. Voor bepaalde afdelingen, zoals de marketingafdeling, zijn kleurenprints natuurlijk wel een meerwaarde.
Kleur is gemiddeld nog vijf keer duurder, maar fabrikanten proberen daar een mouw aan te passen. Sommigen kunnen de dekkingsgraad van kleur doen verschillen in de print, naargelang de behoefte. Andere fabrikanten zullen bijvoorbeeld afdrukken als zwart-wit aanrekenen als er te weinig kleur op de af te drukken pagina te bespeuren valt.
3. Hoeveel werknemers per printer?
Veel bedrijven maken de oefening om hun printerpark te standaardiseren en te beperken tot maar enkele modellen, en als het kan ook tot één fabrikant. Minstens vijf werknemers per printer of tien per multifunctional is de regel in een open bureaulandschap. Want hoe groter de printer, hoe lager de prijs per pagina, tenminste bij optimaal gebruik.
4. Kies ik sowieso voor een multifunctional?
Een printer binnen een bedrijf is steeds vaker een zogenaamde multifunctional of MFP. Zo’n multifunctional combineert de rol van printer, kopieermachine, scanner en vaak ook fax.
De brede keuze en de mogelijk interessante prijs van de MFP, en de totale kosten in het bijzonder, spelen zonder twijfel een rol. Er bestaan kleine desktopmultifunctionals met een lage instapprijs, die handig zijn voor thuiskantooromgevingen. Aan de andere kant van het spectrum zijn er grote multifunctionals die als centraal afdruksysteem gebruikt kunnen worden in een bedrijf of afdeling. Zo haalt u een hoger afdrukvolume per machine en dus een lagere prijs per afdruk, zeker wanneer u dat combineert met een standaard ingestelde recto-versofunctie.
Toch gaat het niet altijd om een MFP. Want terwijl het kopieerapparaat en de faxmachine aan belang inboeten op kantoor, houdt de stand alone printer wel nog redelijk stand. Centralisatie op zich is niet zaligmakend. Niet iedereen wil tientallen meters wandelen om hun afdrukken op te halen.
5. Is managed printing iets voor u?
Gangbaar model in de wereld van het printen is het zogenaamde ‘MPS’ of ‘Managed Printing Services’. Dit is het model waarbij een printer- of IT-dienstenleverancier het printerpark overneemt. Het voordeel van deze aanpak is dat uw dienstenleverancier, die in de materie gespecialiseerd is, zowat alle mogelijke maatregelen zal nemen die u anders zelf moet ontdekken en implementeren. Het gevolg voor u als bedrijf is dan dat u wel uw printinfrastructuur uit handen moet geven.
Vaak wordt gezegd dat vooral grote bedrijven baat hebben bij managed print services, omdat zij het meest kunnen besparen. Bij KMO’s gaat het om een soort van MPS light, waarbij de toestellen op afstand worden opgevolgd. Bij grote bedrijven gaat men niet alleen verder in de rapportage, maar ook in de dienstverlening zelf. Zo neemt de leverancier bijvoorbeeld ook de helpdesk en verhuis voor zijn rekening.
In de regel kan men echter stellen dat MPS pas echt overwogen wordt vanaf een tiental toestellen, vanaf een vijftigtal werknemers en/of vanaf het moment dat bedrijven beseffen dat ze geen overzicht meer hebben over hun printerpark.
