Opensource legt de duimen tegen Office365 in kosten

 
Licenties gebruiken, of toch voor opensource gaan? Het is een vraag die in menig bedrijf gesteld wordt. Opensource software biedt volgens voorstanders meer vrijheid en bespaart op geld dat naar licentiekosten gaat, terwijl fans van ‘gesloten’ programma’s vaak wijzen op hun gebruiksgemak en grotere functionaliteit.
 
Eén casestudie uit Italië scoort alvast een stevig punt voor het laatste kamp. Tussen 2011 en 2014 leidde Pesaro, een gemeente aan de Adriatische kust en op 35 km van Rimini, zijn 500 ambtenaren op om OpenOffice te gebruiken. Vorig jaar echter besliste het bestuur om terug over te schakelen naar Office 365.

Obstakels

Volgens een recent gepubliceerde studie, besteld door de gemeente Pesaro en door Microsoft, zal de het gemeentebestuur tot 80 procent besparen op de totale kosten van de software (inclusief installatie, ondersteuning, abonnementskosten en andere factoren) met het gebruik van Office365 in vergelijking met zijn opensource voorganger.
 
Het pijnpunt bij OpenOffice was vooral het correct in gebruik nemen van de software, wanneer de administratie de stap had genomen om over te stappen van het on-premise Officepakket naar OpenOffice. Die omschakeling liep niet zonder problemen, en bracht onverwachte kosten met zich mee.  “We liepen op verschillende obstakels en dysfuncties bij het gebruik van specifieke features,” stelde Stefano Bruscoli, hoofd van de IT-afdeling van Pesaro. “Bovendien bleek het onmogelijk om Access en gedeeltes van Excel te vervangen, dus moesten we een hybride tussenoplossing toepassen en beide systemen gebruiken.”
 
Verder bleek ook IT ondersteuning voor specifieke applicaties een grote hap uit het budget te nemen. De onderzoekers schatten in dat het gebruik van de opensource software over een periode van vijf jaar ongeveer € 530 per persoon per jaar vroeg, terwijl ze de jaarlijkse kost voor Office365 op net geen € 200 berekenden voor Pesaro. De besparing wordt voornamelijk gehaald uit de grotere familiariteit die gebruikers hebben, en de betere compatibiliteit met verschillende bestandstypes.

Kanttekening

Er kan wel een kanttekening geplaatst worden bij de studie, omdat het twee sterk verschillende softwaretypes vergelijkt: OpenOffice is een gelokaliseerd programma, Office365 een cloudservice. Beiden bieden, onafhankelijk van hun gebruiksgemak, verschillende voordelen aan die vasthangen met hun kenmerken. Wat een gebruiker daar dus uit kan halen, verschilt per situatie.
Beeld: Radu Bercan / Shutterstock.com