28 augustus 2015 11:24

Zet uw eerste stappen richting het papierloze kantoor

Vorige eeuw werd er al gesproken over het papierloze kantoor. Tot nu toe bleef dit concept echter eerder een mythe. Met deze tips helpen we u alvast in de goede richting.

Een grote reden waarom het papierloze kantoor maar niet van de grond raakt, is het feit dat organisaties realistisch moeten zijn. Het volledig elimineren van papier is namelijk niet voor iedereen praktisch of economisch haalbaar. Er is echter wel ruimte voor verbetering wat betreft ons papierverbruik. Met volgende tips kan u het papierverbruik in uw kantoor in elk geval al drastisch doen dalen.

Ontmoedig papierverbruik

1. Niks werkt zo goed als groepsdruk. Houd daarom het aantal geprinte papieren per persoon bij en mail hiervan een maandelijks rapport naar iedereen.

2. Maak het minder gemakkelijk om te printen door het aantal printers op kantoor te verminderen. Zonder een printer op elke bureau zullen medewerkers minder rap geneigd zijn te printen.

3. Vraag papierloze documenten aan bij banken en andere serviceproviders. Ook het online betalen van rekeningen reduceert het verbruikte papier drastisch.

4. Promoot het recycleren van papier. Plaats een doos voor kladpapier en gebruik een e-mailhandtekening waarin het onnodig printen van e-mailberichten wordt afgeraden.

Verander bedrijfsprocessen

5. Stap af van het gebruiken van fysiek gehandtekende documenten, zeker als het om interne papieren gaat.

6. Zet interne documentatie online en maak ze beschikbaar via bijvoorbeeld Google Docs. Hierdoor kan iedereen de documentatie lezen zonder deze te hoeven af te drukken voor elke nieuwe medewerker.

7. Maak volledig komaf met fax en vervang papieren formulieren door PDF’s die ingevuld kunnen worden en verstuurd via e-mail.

Zorg voor papierloze infrastructuur

8. Geef uw werknemers een opstelling met meerdere schermen. Het afdrukken van papier gebeurt namelijk vaak wanneer men twee documenten wilt vergelijken.

9. Voorzie een professionele scanner waarmee iedereen documentatie kan digitaliseren.

10. Koop optische tekenherkenningsoftware aan, waarmee beelden of PDF-bestanden gecreëerd door scanners in aanpasbare tekstbestanden kunnen veranderd worden.

11. Papier printen kan onvermijdbaar zijn. Zorg er echter voor dat deze documenten recto verso de printer verlaten.

Verhoog het rendement

12. Doordat er in digitale bestanden op woorden gezocht kan worden, wordt het rendement van medewerkers drastisch verhoogd. Zij kunnen op deze manier namelijk meteen doorspringen naar de paragraaf die voor hen van belang is.

Op 26 november organiseren ZDNet en Smart Business een seminarie rond het digitale kantoor. Voor meer informatie en mogelijkheid om in te schrijven, kan u terecht op www.businessmeetsit.be.