13 mei 2016 10:30

De keerzijde van populaire chat-apps op de werkvloer

Werknemers wenden zich tot communicatie-apps die gericht zijn op consumenten, ook op de werkplaats. Gevolg? Een kloof tussen de IT-afdeling en de werknemers die het zou moeten ondersteunen.

Als werknemer is het niet makkelijk om huis en werk te scheiden wanneer het aankomt op mobiele toepassingen. Veel gebruikers hanteren de apps die ze in hun vrije tijd gebruiken ook op het werk om te praten met collega’s. WhatsApp, Skype of Messenger op Facebook zijn in sommige bedrijven zo goed als het standaardplatform waarop alle interne communicatie plaatsvindt.

De bedreiging van Whatsapp

Dat werknemers zich richten tot apps bedoeld voor consumentengebruik, kan te wijten zijn aan de niet-intuïtieve bediening van zakelijke apps. Ze zijn namelijk vaak ingewikkelder, en minder gestroomlijnd dan de populaire chattoepassingen. Veel werknemers kiezen daarom voor het gemak van bekende tools, zeker als het gaat om een snel bericht dat niet geschikt is voor mail.
[related_article id=”166262″] Op zich niet erg, ware het niet dat het voor de IT-afdeling des te moeilijker is om de toepassingen te beheren, volgens CIO.com. In tegenstelling tot apps voor consumenten, zijn zakelijke apps namelijk uitgerust met encryptiemogelijkheden en beheeropties, en kunnen berichten centraal gearchiveerd worden. Bovendien is het gebruik van consumenten-apps voor zakelijke doeleinden minder veilig en kan data makkelijker onderschept worden.

Zoeken naar alternatieven

Het verbieden van ongeschikte apps is echter geen goede oplossing. Volgens Chris Voce, vicepresident bij Forrester zou dat enkel een averechts effect teweegbrengen: “De voornaamste taak van de IT-medewerker is om de werknemers productiever te maken. Als ze geen toepassing aanbieden die werknemers nodig hebben om hun werk te doen, zullen ze het clandestien gebruik [van niet-professionele apps] stimuleren.”

Bedrijven kunnen in de plaats daarvan opteren voor meer gebruiksvriendelijke apps, en duidelijk aflijnen wat wel en niet wenselijk is bij het gebruik van consumenten-apps. Zo kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat informele communicatie zoals het plannen van een meeting wel via Skype of Messenger kan, terwijl het delen van gevoelige bedrijfsinformatie eerder via de officiële kanalen moet gebeuren.