Basware lanceert kluis voor beheer digitale facturen
Basware wil dat je je e-facturen bewaart in zijn Vault. De nieuwe digitale kluis moet een veilig alternatief bieden aan vaak omslachtige activeringsmethodes vandaag. De vault is specifiek gericht op bedrijven die actief zijn in meerdere landen. Vaak moet de archivering van factuurgegevens in dat geval voldoen aan verschillende regels, waardoor het niet altijd voor de hand liggend is om compliant te zijn.
De Vault zorgt er volgens Basware voor dat de relevante regels automatisch gerespecteerd worden, factuur per factuur. Je kan digitale betalingsdocumenten tot vijftien jaar lang bijhouden in de kluis. Ze worden automatisch voorzien van een digitale handtekening en een tijdsstempel, zodat je in theorie de garantie hebt op de integriteit van de gegevens. De documenten worden bewaard op zogenaamde WORM-opslag, wat staat voor ‘write once read many’. Zo heb je de garantie dat de weggeschreven gegevens authentiek zijn. Na verloop van de wettelijke bijhoudtermijn worden de digitale facturen automatisch vernietigd.
De Vault krijgt een zoekfunctie mee waarmee je snel kan zoeken op documenttype, afzender, ontvanger, factuurnummer en datum. Dat moet het eenvoudig maken om de nodige documenten te verzamelen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij een audit. De nieuwe oplossing is vandaag beschikbaar en kan verbonden worden met je bestaande facturatiesoftware.
