Master Data: het fundament onder uw bedrijf
Master Data zijn entiteiten als klantnamen en materiaalsoorten die dwars door divisies en IT-systemen heen worden gebruikt. Consistentie in die data is dus nodig voor goed opereren. Master Data Management is de kunst van grip hebben op die essentiële datasoort.
Master Data bestaat uit gegevens die bedrijfsbreed zijn gedefinieerd en die over de diverse activiteiten van de onderneming worden gedeeld. Het omvat entiteiten aan de customer-facing kant van bedrijven, zoals namen, factuurinformatie en bezorgadressen van klanten. Daarnaast omvat het entiteiten aan de productie-zijde van bedrijven, zoals toeleveranciers, bankrekeningnummers en contactinformatie van de account managers daar. Tussen de klant- en de productiekant van bedrijven bevinden zich nog veel meer entiteiten. Data over de onderneming zelf, over het eigen personeel, over het productieproces, over de daarin gebruikte materialen en over andere resources.
Wel hanteren, maar niet consistent
Wanneer Master Data goed is opgezet, bestaat er één enkele bron voor al die cruciale bedrijfsgegevens. Het is dus van groot belang dat die bron betrouwbaar en consistent is. Helaas is dat in de praktijk niet altijd het geval. Een onderneming hanteert dan schijnbaar de bedrijfsbrede datacategorieën die nodig zijn voor het opereren. Alleen blijken die datacategorieën verspreid te zijn over diverse IT-systemen en verschillende divisies. Die verspreiding is op zich niet erg, ware het niet dat daar discrepanties in kunnen zitten. Door die discrepanties is de data dan niet consistent en dus niet betrouwbaar. [related_article id=”167560″]
Een voorbeeld van verspreiding en discrepantie is dat het ene bedrijfsonderdeel een net andere invulling of omschrijving hanteert van het bedrijfsbreed geldende stuk data dan een ander bedrijfsonderdeel. Een ander voorbeeld is dat het ene IT-systeem die informatie net onder een andere noemer opslaat. Deze afwijkingen doen afbreuk aan het bedrijfsbrede element van die data en ondermijnen daarmee de bedrijfsbrede bruikbaarheid ervan.
Factuur drie maanden kwijt
Vroeger was dit geen groot probleem. In een verleden waarin elke divisie zijn eigen ding deed, ieder met eigen IT-systemen die dat ondersteunen, konden datacategorieën best verschillen. Heel anders is dat in de connected wereld van nu, waarin bedrijven schaalbaar, flexibel en snel moeten opereren. Discrepanties in de Master Data zorgen nu voor problemen. Problemen die behoorlijk kostbaar kunnen zijn: zoals het praktijkvoorbeeld van een forse factuur die drie maanden lang kwijt was bij een grote onderneming.
Het lijkt onvoorstelbaar dat een factuur zoek kan zijn. Toch is het een werkelijk voorkomend geval. Navraag en aanmaningen door de betrokken factuurpartijen hebben de verloren factuur niet boven water gekregen. De uitstaande betaling doorkruiste namelijk verschillende budgetten, diverse budgethouders en meerdere belangen. Natuurlijk was die factuur niet echt weg, alleen bleek het in ‘de verkeerde la’ te liggen. De oorzaak voor dit kwijtraken in de complexe IT-omgeving was dat de factuur niet correct was benoemd en daardoor op de verkeerde plek lag.
Meer weten over ontstaan en aanpak van discrepanties in uw Master Data?
[/whitepaper]
