6 oktober 2015 18:10

Nextel implementeert Unified Communications bij Ecover

[Case] Toen zijn oude telefooncentrale aan vervanging was, maakte Ecover van de gelegenheid gebruik om over te stappen op Unified Communications. Nextel implementeerde een oplossing op basis van Unify OpenScape Office LX.

De kosten voor het telefoonverkeer tussen België, Frankrijk en Duitsland liggen sindsdien de helft lager. Oproepen tussen de vestigingen in die landen zijn zelfs helemaal gratis. Bovendien verloopt de communicatie vlotter en werken internationale collega’s efficiënter samen.

Sinds 1980 zet Ecover zich in voor de ontwikkeling en productie van duurzame en doeltreffende was- en reinigingsmiddelen. Het bedrijf gebruikt daarbij plantaardige ingrediënten en mineralen. De producten van Ecover zijn wereldwijd te koop. Ze zijn afkomstig uit de productievestigingen in Malle, Boulogne-sur-Mer en Chicago. Daarnaast heeft Ecover commerciële kantoren in Frankrijk, de Verenigde staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Zwitserland. Duurzaamheid staat centraal in de visie van Ecover. Dat spreekt niet alleen uit de producten van de onderneming, maar ook uit de aandacht voor de economische en sociale aspecten van de bedrijfsvoering.

Ook voor de communicatie met collega’s, leveranciers, klanten en partners ging Ecover op zoek naar een duurzame oplossing. De bestaande telefooncentrale voldeed niet meer aan de behoeften van het bedrijf. “Maar we wilden meer dan alleen maar een nieuwe centrale voor de Belgische medewerkers”, zegt IT-manager Ilse Jacobs. “We zochten een oplossing die de samenwerking kon vergemakkelijken – ook internationaal – en die tegelijk de kosten zou drukken. Zo kwamen we al snel uit bij VoIP en Unified Communications.” Ecover bekeek de voorstellen van verschillende leveranciers. Uit die oefening kwam Nextel als de best passende partner uit de bus, met een oplossing op basis van Unify OpenScape Office LX.

Goedkoper telefoneren

Ook al lag de keuze voor Unified Communications eigenlijk voor de hand, in de praktijk bleek het toch om een vrij complex project te gaan. Er waren drie vestigingen van Ecover bij betrokken, in België, Frankrijk en Duitsland. In de praktijk zou dat onvermijdelijk een configuratie met drie regulatoren, drie operatoren en drie tarieven opleveren. Ecover wilde echter een eenvoudige, overzichtelijke oplossing, zonder zorgen op het vlak van hardware en software. Nextel stelde een gehoste oplossing voor, centraal beheerd vanuit één datacenter in België, die alle vaste lijnen van de medewerkers in België, Frankrijk en Duitsland omvat. De mobiele nummers blijven in het beheer van de lokale mobiele operatoren.

Nextel implementeerde Unify OpenScape LX voor Ecover in een tier3 datacenter in Brussel. Daar werkt het systeem met virtuele SIP-trunks voor de drie verschillende landen. Eenvoudig gesteld: de nieuwe IP-centrale bevat de nodige intelligentie die de oproepen naar de juiste toestellen doorstuurt. Het zorgt ervoor dat het systeem elk gesprek – bijvoorbeeld van een Belgische medewerker naar het vaste of mobiele nummer van een Duitse klant – als een lokaal gesprek behandelt. Oproepen tussen de Belgische, Franse en Duitse vestigingen van Ecover verlopen over een internationale IP VPN-verbinding van Ecover en zijn bijgevolg gratis. Ilse Jacobs: “Het succes van die omschakeling valt rechtstreeks af te lezen uit onze telecomfacturen. De kosten voor telefonie zijn meer dan gehalveerd. Het gaat om een maandelijkse besparing van duizenden euro’s.”

Een bijkomende besparing schuilt in het feit dat Ecover heeft gekozen voor een gehoste oplossing. Het betekent dat het IT-team van het bedrijf zich geen zorgen hoeft te maken over het onderhoud of de updates van de hardware en de software. Tegelijk is de telefonische bereikbaarheid van Ecover altijd gegarandeerd. Nextel werkte een configuratie uit die alle uitgaande connecties in het datacenter termineert, wat een hogere beschikbaarheid oplevert. En mocht de IP-verbinding tussen twee vestigingen van Ecover uitvallen, dan blijft het nog altijd mogelijk om te bellen aan het normale tarief. Op die manier zorgt de oplossing van Nextel voor redundantie – en dus voor gegarandeerde bedrijfszekerheid: Ecover blijft altijd bereikbaar.

Betere samenwerking

Bij de keuze voor Nextel en Unify OpenScape LX was het belangrijk dat de medewerkers van Ecover ook voordeel zouden halen uit de vlottere samenwerking met collega’s. Eén van de meest zichtbare voorbeelden van de efficiëntiewinst is het gebruik van presence management. Nextel koppelde die functie aan de elektronische agenda van de medewerkers. Plaatst iemand een vergadering in zijn agenda, dan past Unify op het juiste moment automatisch de presence van de medewerker aan. “Zo zie je meteen wie beschikbaar is en via welk kanaal iemand bereikbaar is”, zegt Ilse Jacobs. “Het is een eenvoudige oplossing waar je veel tijd mee wint. En omgekeerd werkt het natuurlijk ook. Collega’s zien meteen wanneer ze me het gemakkelijkst aan de lijn kunnen krijgen. Het mooie is dat ik daar verder niets voor hoef te doen. Het systeem haalt mijn status uit mijn agenda.” Dat de collega’s uit de vestigingen in België, Frankrijk en Duitsland zicht hebben op elkaars status, is opnieuw een voordeel van het gebruik van die ene, centraal beheerde oplossing in Brussel.

Snel omschakelen

“Uiteraard kwamen we bij de opstart af en toe een kleine hindernis tegen”, vervolgt Ilse Jacobs, “maar daar hadden de specialisten van Nextel telkens snel een passende oplossing voor.” Op termijn wil Ecover ook graag de kantoren in het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland mee op het platform brengen. Unify biedt alvast de flexibiliteit om snel nieuwe gebruikers en nieuwe sites toe te voegen. “Dat is het enige waar we vandaag niet helemaal gelukkig mee zijn”, knipoogt Ilse Jacobs. “Nu we Unified Communications zo gewoon zijn, is het soms vervelend dat we met de Britse en Zwitserse collega’s nog op de oude manier samen moeten werken.”

UITDAGINGEN