5 tips voor efficiënte bedrijfsprocessen
Vermijd een stroom van e-mails
Je kent het vast wel… De dagelijkse spam of de vele e-mails via ‘cc’ en ‘Reply all’. Een opeenstapeling van e-mails is snel gebeurd. Als je zorgt voor een goede opvolging, dan kan je een overbelasting vermijden.
Gebruik 1 overzichtsdocument
Wanneer je verantwoordelijk bent voor verschillende zaken, is het belangrijk om de controle en het overzicht te behouden. Houd al je taken bij in één spreadsheet om orde te scheppen. Gebruik je toch meerdere spreadsheets, dan kan je snel de weg kwijtraken.
Herbekijk vastgelegde processen
Het is een gewoonte om bedrijfsprocessen te formaliseren. Het gevaar bestaat voor verouderde procesdocumentatie waarvan niet elke kopie geüpdatet werd. Processen zijn namelijk voortdurend in verandering. Herbekijk daarom regelmatig vastgelegde processen en update ze waar nodig.
Zorg voor een eenduidig procesverloop
Wanneer verschillende mensen een ander proces doorlopen om dezelfde taak uit te voeren, dan ontbreekt er een overeengekomen uniform proces. Dat kan resulteren in verschillende eindresultaten of verwachtingen. Hoe voorkom je zo’n situatie? Geef een duidelijke training over hoe het proces moet verlopen en gebruik steeds geüpdatete procesdocumentatie.
Voorzie verantwoordelijkheid van meta-info
Wat lijkt op het simpel doorgeven van een taak met verantwoordelijkheid kan soms leiden tot een hele discussie. Degene die de verantwoordelijkheid doorgeeft moet steeds de nodige informatie (meta-info) doorgeven over de taak: bv. hoelang mag het duren, wat is het budget … Zo kan de ander snel van start gaan en efficiënt het vooropgestelde bedrijfsproces doorlopen.
Bedrijfsprocessen efficiënt en effectief identificeren, aanpassen, evalueren en verbeteren?
Dan is er de opleiding Business process management van A tot Z.
