Yesplan verhoogt de efficiëntie in de cultuursector
Yesplan is een ERP-systeem dat specifiek inspeelt op noden die ontstaan in de cultuursector. Het platform verzorgt de back-office van cultuurhuizen, theaters, festivals etc, en dat voor de volle 100% vanuit de cloud. Letterlijk alles kan gepland worden via Yesplan. Een volledig overzicht van welke activiteiten zich in welke zaal/podium afspeelt kan ten alle tijden door werknemers geraadpleegd worden, zodat ook last-minute wijzigingen sneller kunnen doorgevoerd worden.
Maar ook de artiesten kunnen gebruik maken van het platform, om zo hun specifieke wensen door te geven. Naast het planning- en programmatieluik is er ook nog een boekhoudkundig luik waar inkomsten en uitgaven worden bijgehouden. Het grote voordeel van Yesplan is dus dat alle informatie gecentraliseerd wordt binnen één centraal platform. Dat komt de efficiëntie binnen de organisatie alleen maar ten goede.
Specifieke noden
Er zijn enkele kenmerken die Yesplan anders maken dan gelijkaardige ERP-applicaties. Yesplan ontstond voor en vanuit de cultuursector. Veel medewerkers van de startup hebben er dan ook een sterke band mee. Dat zorgt ervoor dat Yesplan de noden uit deze sector goed begrijpt, en er ook een specifieke oplossing voor kan bedenken.
Het platform werkt ook enkel effectief als alle medewerkers binnen de organisatie het gebruiken. De kracht zit hem dus in het geheel en de integratie binnen de volledige organisatie. Omdat die integratie voor elke organisatie anders is, biedt Yesplan naast zijn standaardoplossingen een API aan die externe ontwikkelaars toestaat om andere systemen zoals ticketverkoop toe te voegen aan het systeem.
De specifieke eigenschappen waarmee Yesplan scoort brengen specifieke vereisten mee voor het platform waar het op draait. Het aantal gebruikers is haast onbeperkt, wat grote schaalbaarheid vereist. En voorstellingen worden nu eenmaal vaak op verschillende locaties gegeven, dus de medewerkers moeten van overal kunnen werken. Yesplan koos daarom voor het cloudplatform van Combell. Het beantwoordt aan al die vereisten en de Combell engineers dachten van in het begin mee na over de optimale configuratie in functie van de eigen ontwikkelde applicatie.
Vooruit naar de VS
De concertzaal Vooruit in Gent was de eerste cultuurorganisatie die de overstap naar Yesplan maakte. Verspreid over 5 zalen organiseren de 91 medewerkers er jaarlijks meer dan 700 evenementen. Die planning automatiseren was dus een must om de organisatie van al die evenementen vlekkeloos te blijven laten verlopen.
Na de Vooruit volgde de uitbreiding snel. In 2016 ging Yesplan internationaal. Vandaag de dag zijn ze actief in 9 Europese landen, waar het door zo’n 250 culturele organisaties gebruikt wordt. Kantoren werden opgericht in Den Haag, Londen en Oslo, om de verschillende regio’s beter te kunnen bedienen. De volgende stap is een globale doorbraak: dit jaar hoopt Yesplan zijn diensten naar de VS en Canada te kunnen brengen.
