De overstap naar de cloud: 5 eenvoudige stappen voor het migreren van Microsoft Office naar Google Workspace
Met zijn kostenbesparingen, samenwerkingsmogelijkheden en gebruiksvriendelijke interface is Google Workspace snel de oplossing bij uitstek voor bedrijven van elke omvang. Organisaties als Airbus, Veolia en Carrefour, om er maar een paar te noemen, zijn al overgestapt op Google Workspace. Maar waar moet je beginnen? Hoe zorg je voor een succesvolle migratie zonder je bedrijf te verstoren?
In deze gids nemen we je mee door de stappen om te migreren van Microsoft Office naar Google Workspace, waarbij we het belang van Change Management benadrukken.
Stap 1: Een behoeftenonderzoek uitvoeren
Voordat je de overstap maakt, is het belangrijk om een behoeftenonderzoek en gereedheidsonderzoek uit te voeren om je bedrijfsvereisten te identificeren en ervoor te zorgen dat Google Workspace aan je behoeften voldoet. Dit helpt je bepalen welk Google Workspace-plan geschikt is voor je bedrijf en welke functies je moet inschakelen. In deze fase zorg je er best voor dat je met de bedrijfsleiders van je organisatie praat, zodat zij Google Workspace kunnen ervaren en met eigen ogen kunnen zien wat de verandering inhoudt. Devoteam G Cloud werkt samen met Googlers die de expertise hebben om je te begeleiden en de juiste licentie voor je bedrijf te vinden.
Stap 2: Plan je migratie
Vervolgens plan je jouw migratie. Hiervoor bepaal je welke gegevens gemigreerd worden en stel je een tijdslijn op. In deze planningsfase zorgen we ervoor dat de migratie van gegevens met betrekking tot communicatie (Mail, Agenda, Chat) en gegevens met betrekking tot samenwerking (Ms Office-editors, Sharepoint, Lokale servers) apart worden aangepakt om het change management en de overgang te vergemakkelijken. Devoteam G Cloud staat jouw organisatie bij met experts op 3 gebieden: projectbeheer, technisch beheer en change management. Voor elk van deze functies hebben we in jouw bedrijf één of meerdere tegenhangers nodig die ons helpen om het project succesvol uit te voeren. Wie deze experten zijn kunnen we samen bepalen in de verkoopcyclus. Bij het plannen van de migratie gaan we dieper in op change management, waarbij we kijken naar de beïnvloede gebruikersgroepen, zodat we het “waarom” en “what’s in it for them” volgens hun behoeften voldoende communiceren. We voeren ook een stakeholderanalyse uit om te begrijpen wie de belangrijke stakeholders zijn en hoe we hen bij het project betrekken. Hier kijken we naar een ambassadeursprogramma en hoe we dat in jouw organisatie implementeren.
Stap 3: Bereid je voor op de gegevensmigratie
De volgende stap bereid je voor op de gegevensmigratie. Dit houdt in dat je jouw bestanden en mappen opruimt en jouw gegevens toewijst aan de juiste Google Workspace-apps. Stap 3 vindt plaats samen met ons change management, inclusief een communicatieplan en een trainingsplan.
Stap 4: Migreer jouw gegevens
Met de voorbereiding voltooid is het tijd om jouw gegevens te migreren. Je kan de migratietools van Google of een migratietool van een derde partij gebruiken om de gegevens van alle werknemers over te dragen naar Google Workspace. Zorg ervoor dat je de migratieprocedure test voordat je verder gaat om ervoor te zorgen dat alles werkt zoals verwacht. Bij Devoteam G Cloud doen we 2 migraties: een eerste migratie voor de “Go Live” en dan een delta-migratie gedurende het weekend om ervoor te zorgen dat alle gegevens succesvol worden overgebracht naar de nieuwe omgeving. Dit zorgt voor een stressvrije overdracht.
Stap 5: Ondersteuning
Ondersteuning vindt op verschillende manieren plaats: in de vorm van een projectpagina of website met alle projectinformatie, in de vorm van Q&A’s, brochures, fysieke posters, enz. We werken samen met jou om een ondersteuningssysteem op te zetten dat voor jou en jouw team werkt.
Het migreren naar Google Workspace biedt vele voordelen, waaronder:
- Kostenbesparing: Google Workspace is een kosteneffectieve oplossing die de noodzaak van dure on-premises servers en licentiekosten elimineert.
- Samenwerking: Google Workspace maakt real-time samenwerking mogelijk, zodat teams gelijktijdig aan dezelfde documenten kunnen werken.
- Beveiliging: Google Workspace biedt geavanceerde beveiligingsfuncties om uw gegevens te beschermen tegen cyberdreigingen.
- Mobiele productiviteit: Met Google Workspace kan jouw team overal werken, op elk apparaat, waardoor de productiviteit en flexibiliteit toenemen.
- Naadloze integratie: Google Workspace integreert naadloos met andere Google-producten en tools van derden, waardoor workflows worden gestroomlijnd en de efficiëntie wordt verbeterd.
Klaar voor de overstap?
De overstap van Microsoft Office naar Google Workspace is een gamechanger voor jouw bedrijf! Bij Devoteam G Cloud maakten we een uitgebreide checklist gemaakt die de 6 stappen voor een succesvolle communicatiestrategie bij de migratie naar Google Workspace beschrijft.
Dit artikel is geschreven door één van onze partners. Onze redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.
