Werken in teams met Slack
Slack is een veelzijdige communicatietool die eigenlijk bedoeld is voor bedrijven, maar waar je met je eigen team ook je voordeel mee kan doen. De software is op amper een jaar uitgegroeid tot een van de meestgebruikte communicatietools in de tech-industrie, wat veel zegt over het potentieel en het nut van Slack.
In se is het een soort van groepschat, maar dan eentje die integreert met een hele hoop aan andere tools en zo je communicatie binnen al die andere softwarepakketten (Dropbox, Google Drive, IFTTT, Trello, Twitter …) stroomlijnt en centraliseert.
Om Slack te gebruiken, heb je een account nodig. Surf naar www.slack.com, vul je e-mailadres en bedrijfsnaam (of de naam van je project) in en klik op de knop ‘Sign up for free’. Daarna ga je in je mailbox op zoek naar de verwelkomingsmail en klik je op de knop ‘Get started’. Je wordt weer naar je browser gestuurd, waar je met nog een druk op de knop je e-mailadres moet bevestigen. Na die bevestiging moet je een naam kiezen voor je team. Die naam zal in de menu’s en hoofdingen van de interface verschijnen. Organiseer je een worstenfeest, dan kan je hier bijvoorbeeld Team Worstenfeest ingeven. Vervolgens kies je de url waarop je teampagina bereikbaar kan zijn, bijvoorbeeld worst.slack.com.
Gebruik je Slack binnen een bedrijf, dan kan je mensen toestaan om een account binnen je team aan te maken op basis van hun e-mailadres dat eindigt op bijvoorbeeldjouwbedrijfsnaam.com. Wil je zelf de uitnodigingen versturen, dan verwijder je het vinkje bij ‘Allow sign up and team discovery with a company email address’. Dat doe ik hier ook. Klik op ‘Next’ en vul de e-mailadressen van je teamleden in. Doe je dat liever nadien, dan kan je ook op ‘Skip this step’ klikken. Tot slot moet je nog je gebruikersnaam kiezen en daarna een wachtwoord. Als je geen nieuwsbrieven wil ontvangen, verwijder je het vinkje bij ‘It’s ok to send me (very occasional) email with news about the Slack service’. Nog een druk op ‘All Done’ en je bent klaar om te starten.
De webinterface van Slack ziet er behoorlijk netjes uit, met een welkomstbericht dat meteen de aandacht trekt. Druk op ‘Continue’ tot je aan de pagina met de titel You’re Ready to Go komt. Daar krijg je links voorgeschoteld naar de Slack-apps voor op je smartphone (Android en iOS) en je computer (wij bieden hier de Windows-versie aan, maar er is ook een versie voor Mac). Op dit moment werk je immers nog in je browser, en dat is ook de reden waarom er bovenaan een oranje balk staat die zegt dat Slack je toestemming nodig heeft om desktop notifications in te schakelen. Ik klik op ‘Windows’ om de Windows-app binnen te halen.
In Windows heb je het .NET Framework 4.5 nodig voor Slack, als dat nog niet geïnstalleerd is zal de installer dat voor jou doen. Dat kan wel even duren, maar de installatie van Slack zelf is op enkele seconden voorbij. Er komt een hekjesicoon bij in je systeemvak met een welkomstballon, en Slack opent ook meteen. Geef je teamnaam op en vervolgens je logingegevens. Daarna zie je een interface die zo goed als identiek is aan de webinterface. Op verschillende plaatsen zie je een bolletje staan, bijvoorbeeld linksboven naast #general. Als je op zo’n bolletje klikt, krijg je enkele handige tips te zien over dat onderdeel van de interface.
Om te werken in een kanaal selecteer je het, en begin je in de balk onderaan te typen. Je kan er ook bestanden naartoe slepen. Binnen een kanaal kan je een bericht ook een ster geven. Als je er met je muis over beweegt verschijnt er een grijze ster naast, die je geel maakt door er op te klikken. Je favorieten kan je later makkelijk terugvinden door bovenaan naast de zoekbalk op de knop met de drie puntjes te klikken en dan ‘Starred Items’ te kiezen. Op dezelfde manier kan je ook alle bestanden terugvinden, of alle berichten waarin jij vermeld werd.
Als je niet openlijk wil communiceren, kan je ook berichten versturen. In de zijbalk onder Direct messages vind je al je teamleden terug. Door iemand aan te klikken, kan je hem of haar een privébericht sturen. Wanneer je voor het eerst met Slack aan de slag gaat, zal slackbot jou al een welkomstbericht sturen en om je naam vragen. Door te reageren vul je op een speelse manier je profielinformatie aan. Slack zelf raadt aan om de chatbox met slackbot te gebruiken voor je persoonlijke notities. Je kan ook private groups aanmaken om privédiscussies te voeren met meerdere mensen.
Als beheerder van jouw team, kan je een aantal instellingen aanpassen. Klik linksboven op je teamnaam om het menu tevoorschijn te toveren. Alle opties sturen je via je browser naar de juiste pagina. Met ‘Configure Integrations’ kan je bestaande diensten integreren met je kanalen, zoals Dropbox of Google Drive. Je klikt dan simpelweg op ‘Add’ en vervolgens nog even authentiseren. Zodra je als teamleider een programma hebt toegevoegd, moet elk lid die authenticatie nog wel voor zijn eigen account doen.
‘Team Settings’ opent een pagina met een heleboel opties, onderverdeeld in vier tabbladen. Hier kan je onder andere bepalen of teamleden zichtbaar moeten zijn met hun zelfgekozen nickname, dan wel of hun echte naam getoond moet worden. Je kan er ook de naam van je team veranderen, de Slack-url en het gebruikte icoontje. In het tabblad ‘Permissions’ kan je er onder andere voor zorgen dat teamleden hun berichten niet meer kunnen wijzigen of verwijderen, iets wat standaard wel kan. Neem zeker de tijd om alle opties eens rustig te bekijken, want er zit heel wat nuttigs tussen!
Gebruik je Slack voor meerdere projecten, dan kan je uiteraard verschillende kanalen aanmaken zolang het binnen hetzelfde team gebeurt. Ben je ook lid van een ander team, dan kan je makkelijk switchen tussen beide teams door bovenaan op de teamnaam te klikken en ‘Sign in to another team’ te kiezen.
