Maak een lokale back-up van je Gmail-berichten

Gmail is een erg populaire webmailservice, maar zoals bij alle webmaildiensten valt het nooit helemaal uit te sluiten dat je account wordt gehackt of uitgeschakeld, dat berichten per abuis worden gewist, dat de service tijdelijk onbereikbaar is, dat een bug een deel van je berichtenarchief verwijdert of dat je tijdelijk geen internetconnectie hebt. Allemaal zaken die het maken van een lokale back-up rechtvaardigen, aldus de makers van Upsafe Gmail Backup.

De naam Gmail Backup maakt meteen duidelijk wat de bedoeling is van dit programma: al je Gmail-berichten in de cloud back-uppen naar je eigen computer. Wanneer je de tool voor het eerst opstart moet je die uiteraard wel eerst de toelating geven om je e-mails bij Gmail te bekijken en te beheren. Zodra dat is gebeurd hoef je in principe niets anders meer te doen dan de knop Start Backup in te drukken. Gezien het om de eerste back-up gaat worden dan standaard alle berichten geback-upt, een proces  dat, afhankelijk van de hoeveelheid berichten, wel eens erg lang kan duren. Bij een volgende ronde worden alleen de nieuwe berichten mee in de back-up genomen (incrementele back-ups).

Het is ook mogelijk de back-ups in te plannen (en een geschiedenis van je back-ups op te vragen), maar dat vereist wel eerst een gratis registratie bij de makers van het programma. Deze scheduling-module gelijkt overigens erg goed op de in Windows ingebouwde functie van de taakplanner, inclusief ‘triggers’ en ‘conditions’.

Automatisch verwijderen

Je kunt Gmail Backup tegelijk ook inzetten als een tool om je Gmail-account wat op te schonen. In dat geval duik je even het instellingenvenster in en activeer je de archieffunctie, waarbij je zelf aangeeft onder welke voorwaarden berichten in de Gmail-cloud mogen verwijderd worden. Dat kunnen bijvoorbeeld berichten zijn ouder dan een bepaalde datum en/of berichten die van of naar een bepaalde persoon zijn verstuurd of met een specifiek trefwoord in de onderwerpsregel. In dat instellingenvenster kun je trouwens ook kwijt waar de lokale back-up hoort terecht te komen (standaard is dat in C:\Users\<accountnaam>\AppData\Local\UpSafe\Gmail Backup\Data).

Geback-upte berichten kun je altijd nog bekijken in een Preview-venster, inclusief de eventuele bijlagen, en vanuit het snelmenu laten geselecteerde berichten zich ook terugzetten richting Gmail, mocht dat nodig zijn.