Workshop OneNote: je tweede brein
Wanneer je een drukke geest hebt, dan gaan er elke dag tal van gedachten doorheen je hoofd. Wat moet ik vanavond meenemen uit de winkel? Wat werd er vanmorgen alweer besproken tijdens die meeting? Waar ging dat ene boek alweer over? Misschien krijg je regelmatig zelfs ideeën voor het uitbouwen van je eigen bedrijf. Je brein is gemaakt om ideeën te bedenken, maar niet om ze te onthouden. Daarvoor doe je beter beroep op een goed digitaal notitieboek. Zo heb je overal je notities bij je. Er wordt al vaak gegrepen naar Google Keep, Apple Notes of Evernote, maar het uitstekende OneNote wordt nogal vaak over het hoofd gezien. Zonde, want het is een heel krachtige tool die bovendien gratis in gebruik is. Notitieboeken worden simpelweg opgeslagen in je OneDrive-account, dus hoe groot je notitieboek kan worden hangt af van de opslagruimte die je ter beschikking hebt.
Stap 1 / aan de slag met onenote
Wanneer je een Microsoft-account hebt, kan je aan de slag met OneNote. Dat kan met je persoonlijke account, maar bijvoorbeeld ook met het Office 365-account van je werk of school. Het voordeel bij Office 365 is dat je meteen een dikke terabyte aan opslag krijgt. Bij een gratis account is dat slechts 5GB, maar ook daar kan je heel wat notities in kwijt! De OneNote-applicatie is beschikbaar voor alle platformen: Windows, macOS, Android, iOS en web. Voor de rest van deze workshop gebruiken wij de Windows-versie.
Stap 2 / Een eerste notitieboek
In OneNote draait alles om notitieboeken. Elk notitieboek wordt als een speciaal bestand opgeslagen in OneDrive. Die notitieboeken kan je vervolgens verder organiseren met secties en pagina’s, maar dat is voor later. Navigeer in OneNote naar Bestand > Nieuw en kies een locatie waar je het notitieblok wil opslaan. Je kan een locatie kiezen op je computer, maar slimmer is om het notitieblok op te slaan in OneDrive zodat het steeds wordt gesynchroniseerd en je overal toegang hebt tot je notities. Geef je notitieboek een naam en kies voor maken. Je notitieblok wordt nu gemaakt en je krijgt de kans om het te delen met anderen. Voorlopig kan je simpelweg kiezen voor niet nu. Je notitieblok wordt nu geopend. Je kan nu nog andere nieuwe notitieblokken aanmaken, of bestaande notitieblokken openen.
Stap 3 / secties en pagina’s
Een goed notitieblok is meer dan een allegaartje van losse notities. Er moet een bepaalde structuur in zitten. OneNote geeft je heel veel mogelijkheden om notities te gaan organiseren. Beginnen doen we met secties. Vergelijk OneNote gerust met een grote classeur. De secties komen dan overeen met de schutbladen in je classeur. Tussen die schutbladen bewaar je dan je notities op pagina’s. Secties worden in OneNote bovenaan weergegeven in de vorm van tabbladen. Klik rechts op een tabblad en kies voor Naam wijzigen om een duidelijke titel voor je schutblad te maken. Via het tabblad met het plus-icoon kan je een nieuwe sectie maken. Wanneer je een sectie hebt gemaakt, kan je volop pagina’s beginnen maken. Rechts zie je een overzicht van al je pagina’s. Klik een pagina aan en begin met typen, of maak een nieuwe pagina via de knop pagina toevoegen bovenaan.
Stap 4 / notities vormgeven
OneNote geeft je veel vrijheid bij het vormgeven van je notities. In plaats van je tekst in een lange lap te zetten, kan je eender welke locatie op je pagina aantikken en beginnen schrijven. Een foto toevoegen doe je door simpelweg de foto erin te slepen, ofwel via Invoegen in het lint. Daar krijg je ook de mogelijk om tal van andere media toe te voegen aan je pagina, zoals een bijlage, een video en je kan zelfs een spraak- of video-opname maken. Leuk voor een dagboek of om snel even een idee op te nemen wanneer je geen tijd hebt om het uit te schrijven. Nog leuker wordt het wanneer je werkt op een iPad of een ander apparaat dat touch ondersteunt. Dan kan je namelijk via je stylus of vinger aantekeningen maken.
