Volle mailbox na je vakantie? Zo begin je eraan

Dit scenario klinkt waarschijnlijk wel herkenbaar. Het is de eerste werkdag na een deugddoende vakantie. Vol goede moed en helemaal uitgerust open je je mailbox, tot je die honderden ongelezen mails ziet die je eerst zal moeten doorploeteren alvorens je de draad weer kan oppikken. Een vervelende taak, maar een volle mailbox met ongelezen mails is niet goed voor je concentratie.

Ben je voor langere tijd afwezig, dan kan het aantal ongelezen mails in je mailbox de spuitgaten uitlopen. Veel mensen kunnen het daarom niet laten om ook tijdens hun vakantie hun werkmail voortdurend in de gaten te houden. Dat is helemaal niet nodig als je je mailbox duidelijk en overzichtelijk houdt. Kijk je nu al op tegen die volle mailbox na je vakantie? Deze tips helpen je je mailbox voor en na je vakantie op orde te houden.

Zo krijg je je mailbox weer op orde na vakantie

Haal de grove borstel door je mailbox

De eerste stap is het opkuisen van je mailbox. Wees niet verlegen om hier de grove borstel voor boven te halen. Het gros van je ongelezen mails zal waarschijnlijk niet eens een antwoord vereisen. Die onbelangrijke mails kunnen er op hun beurt wel voor zorgen dat je belangrijke mails niet opmerkt. We maken een eerste selectie waarbij we het kaf van het koren scheiden en onbelangrijke mails onmiddellijk de prullenbak ingooien. Zo voorkom je ook dat je op de opslaglimiet van je mailserver botst.

Schep orde met mappen

Ook na de eerste selectie zal je mogelijk nog met een hoog aantal te beantwoorden mails zitten. Door deze overzichtelijk te sorteren, voorkom je dat je een belangrijke mail vergeet te beantwoorden. De meeste mailprogramma’s geven je de optie om naast de standaardmappen Postvak IN, de spamfolder etc. ook zelf mappen aan te maken om je inkomend mailverkeer onder te brengen. Hoe je dat doet, is volledig aan jou om zelf te bepalen. Je kan mailverkeer sorteren per klant, de mails sorteren op urgentie of onderscheid maken tussen mails die je al hebt beantwoord en nog moet beantwoorden.

Snelle antwoorden

Nu komt nog de moeilijkste taak: het beantwoorden van de mails. Hier raden we aan om met een duidelijke structuur te werken. Er zijn ongetwijfeld mails die je onmiddellijk kan beantwoorden. Denk bijvoorbeeld aan het bevestigen van agendaverzoeken. De mails die je niet te veel werk geven om te lezen en beantwoorden laat je best ook niet te lang liggen. Hoe sneller je ze behandelt, hoe sneller je ze kan opruimen uit je mailbox.

Plan tijd in voor mails

Dat is alweer een hele hoop mails weggewerkt, maar we zijn er nog niet. Nu komen de mails die wél onze zorg en aandacht vragen. Die zal je niet in één reeks kunnen beantwoorden, dan krijg je niets anders meer gedaan. Het beantwoorden van mails is een activiteit die je moet inplannen in je agenda. Zo kan je bijvoorbeeld aan het begin en het einde van de dag een half uurtje voorzien om je mailbox op te ruimen, of een gaatje in de agenda tussen twee vergaderingen goed benutten. Gebruik mappen om mails aan te duiden die je dezelfde dag nog moet beantwoorden, en mails die gerust één of meerdere dagen kunnen wachten.

3 tips om een volle mailbox te vermijden

Beperk gebruik van cc en verzendlijsten

Mailverkeer tussen meerdere personen kan soms resulteren in een lange conversatie die op termijn niet meer relevant is voor jou. Denk bijvoorbeeld in conversaties waar je in cc wordt toegevoegd. Je ontvangt dan een kopie van elke mail in de conversatie, ook al is de mail niet in eerste plaats aan jou geadresseerd. Voor je op vakantie vertrekt kan je handig gebruik maken van de cc-functie om je klanten aan je collega’s te introduceren. Maar hoef je de conversatie niet op te volgen tijdens je afwezigheid, vraag dan om je niet bij elke mail nog in cc te laten zetten. Hetzelfde geldt voor verzendlijsten. Dit is een handige feature om eenzelfde mail naar meerdere personen te sturen, maar voor elke antwoord krijg je een aparte melding in je mailbox.

Stel een out-of-office in

De out-of-office is een eeuwenoude traditie in het bedrijfsleven. Het is een vorm van elementaire beleefdheid om je zakelijke contacten te laten weten dat je even niet afwezig bent en niet op hun mails zal kunnen antwoorden. Door een out-of-office in te stellen, voorkom je dus ook dat je contacten je herhaaldelijk zullen mailen tijdens je vakantie.

Lees hier hoe je een goede out-of-office maakt

Schrijf je uit voor nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven zijn handig om op de hoogte te blijven van de laatste nieuwsartikelen of promo’s. Als je ze leest tenminste. Heel vaak blijven nieuwsbrieven ongeopend in de mailbox zitten. Zonde van de tijd en moeite die de afzender er heeft ingestoken, en ze nemen ook ongebruikte ruimte in in je mailbox. Merk je dat je bepaalde nieuwsbrieven nooit openklikt, schrijf je er dan voor uit. Wil je de neuwsbrieven toch blijven ontvangen, maak hier dan een aparte map voor aan. Zo verdwijnen mails van klanten niet tussen je nieuwsbrieven.