Van spreadsheet tot slimme assistent: zo automatiseer je je werkdag

Je hebt ongetwijdeld wel eens gebruik gemaakt van spreadsheets om data in te verzamelen. Dan weet je hoe ingewikkeld het soms kan zijn. Toch is het ook een ideaal hulpmiddel om je dag in te delen. Vooral als je vanuit huis werkt. Met de komst van AI-tools en andere integraties kun je er nu je slimme assistent van maken. Tijd om zelf de spreadsheets te voorzien van automatisering. Maar hoe doe je dat als je een baan als freelancer aanneemt?

Een verandering van werkplek

Voordat we naar de freelance thuiswerk vacatures kijken die vanuit huis werken mogelijk maken en je naar de spreadsheets leiden, moeten we weten waarom automatisering zo nuttig is. In de afgelopen jaren heeft het thuiswerken zich verder ontwikkeld. Volgens een onderzoek van Global Survey of Working Arrangements blijkt dat men 1,23 dagen per week thuiswerkt eind 2024 en begin 2025 (wfhresearch.com). In 2023 lag het gemiddelde op 1,29 dagen.

Spreadsheets helpen bij het thuiswerken

De mogelijkheid tot thuiswerken brengt moeilijkheden met zich mee. Iets waar veel mensen mee worstelen, is de dagindeling. Niet omdat het bedrijf waarvoor je werkt geen vaste tijden heeft, maar doordat er veel extra’s om je heen gebeuren. Het is dus belangrijk dat je een lijst met dagelijkse taken hebt, die je kunt volgen en automatisch kunt bijwerken.

Spreadsheets kunnen hierbij helpen. Analyseer wat je dagelijkse taken zijn en voeg deze toe in de spreadsheet. Kijk welke taken zich herhalen, zodat je er een routine in kunt brengen. In de spreadsheets kun je verschillende formules en functies gebruiken om data automatisch te verwerken, zoals het importeren van data, filters toepassen en rapporten genereren. Maak je gebruik van tools? Dan kun je deze ook toevoegen en koppelen aan je spreadsheeds. Zo is alles op meerdere plekken te automatiseren.

Het belang van automatiseren bij thuiswerken

Als je de remote vertaler vacatures bekijkt, zie je dat er veel werkzaamheden bij kunnen komen kijken. Dit kan verwarring opleveren als meerdere projecten door elkaar heen lopen. Het automatiseren met spreadsheets kan helpen om meer efficiëntie aan te brengen. De werkprocessen moeten immers soepel verlopen, zeker als je samenwerkt met collega’s. Dankzij de spreadsheets en de automatisering die je aanbrengt, is de overdracht van informatie naadloos. Iedereen met toegang tot de spreadsheet ziet dezelfde informatie. Jij kunt je bezig houden met de vertalingen, terwijl de opdrachtgever precies weet bij welke taak binnen het proces je bent. Dezelfde efficiëntie vind je ook terug in je werk-privébalans. Je kunt de uren over de dag spreiden en de taken beter verdelen. De geautomatiseerde stappen vervallen, waardoor jij je focus kunt leggen op het strategische werk. Het resultaat: minder overwerk in de avonduren.

Productiviteit verhogen en makkelijker opschalen

Wanneer je saaie, repetitieve spreadsheet-taken automatiseert, gebeurt er iets opvallends: je productiviteit schiet omhoog. Onderzoek van McKinsey laat zien dat werknemers gemiddeld 30% van hun tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen — en dat bijna de helft daarvan prima door automatisering kan worden overgenomen.

Als die ballast wegvalt, houd je simpelweg meer mentale ruimte over voor werk dat écht telt. Dat merk je direct aan je motivatie, vooral op thuiswerkdagen waarop structuur soms ver te zoeken is.

Daarnaast maakt automatisering je werk veel schaalbaarder. Het maakt niet uit hoe complex je projecten worden: je hoeft niet langer handmatig lijstjes bij te houden of door tabbladen te klikken om overzicht te bewaren. Bedrijven die hun processen automatiseren, rapporteren zelfs 20–25% minder tijd kwijt te zijn aan projectcoördinatie. Dat is tijd die je als freelancer liever steekt in klanten of creatief werk.

Een slimme assistent die met je meedenkt

Heb je via Jooble een interessante freelance opdracht gevonden, dan wil je natuurlijk niet de helft van je dag kwijt zijn aan het bijwerken van spreadsheets. Moderne tools met AI-functies werken dan als een soort digitale collega.

Zo gebruiken steeds meer freelancers virtuele assistenten die draaien op chatbots. Denk aan het inzetten van ChatGPT voor het schrijven van e-mailvoorstellen, het samenvatten van lange documenten of het genereren van conceptcontent. Uit cijfers van OpenAI blijkt dat gebruikers gemiddeld 25 – 40% sneller schrijven wanneer ze AI toepassen als hulplijn.

Koppel je daar integratietools aan, bijvoorbeeld Zapier of Make, dan kun je complete workflows automatiseren. Inkomende data wordt automatisch gesorteerd, taken worden aangemaakt zonder dat je ernaar hoeft om te kijken, en deadlines blijven overzichtelijk. Het resultaat: meer structuur, minder ruis en een werkdag die veel meer flow heeft.

Blijf evalueren voor de beste resultaten

Automatiseren helpt enorm, maar zelfs de slimste systemen werken het best als je ze af en toe onder de loep neemt. Veel freelancers evalueren eens per maand hun workflows en spreadsheets om te zien waar tijd is gewonnen of waar knelpunten ontstaan.

Contentproductie blijft bijvoorbeeld een van de meest tijdrovende onderdelen van een opdracht, gemiddeld nemen creatieve taken tot 60% van de totale projecttijd in beslag. Slimme assistenten kunnen dit versnellen, maar alleen als je regelmatig bekijkt wat werkt en wat niet.

Door actief te monitoren, verzamel je heldere feedback waarmee je niet alleen jezelf helpt, maar ook opdrachtgevers. Door verbeterpunten te delen, help je hen processen te optimaliseren, wat de samenwerking weer soepeler maakt.

Rekening houden met de aandachtspunten

Hoewel automatisering veel eenvoud op kan leveren tijdens het thuiswerken, zijn er ook een aantal aandachtspunten. Je kunt immers in de valkuilen trappen. Als eerste kan er meer complexiteit komen, als je te veel automatiseert. In sommige gevallen is het bijvoorbeeld eenvoudiger om snel zelf een check-moment te doen, dan gebruik te maken van alle scripts. Daarnaast moet je regelmatig onderhoud plegen aan de spreadsheets. De informatie is niet altijd up-to-date, of je maakt gebruik van andere tools die nog niet toegevoegd zijn. Dit kan weer extra tijd in beslag nemen. Je zult dit dus moeten plannen.

En als laatste zijn er ook nog uitdagingen op het gebied van beveiliging en privacy. Wanneer je tools met elkaar verbindt, leg je het netwerk open. Zonder een goede beveiliging kunnen partijen van buitenaf ook toegang krijgen tot dezelfde gegevens. De privacy van jezelf, de opdrachtgever en andere klanten kunnen hiermee in gevaar komen. Iedere spreadsheet die je automatiseert, dien je daarom op de juiste manier te beveiligen.

Conclusie

Het automatiseren van je werkdag zorgt ervoor dat je meer overzicht hebt in de verschillende taken en werkzaamheden die je via Jooble gevonden hebt. Daarnaast kun je een betere balans opbrengen tussen werk en privé. Vooral tijdens het thuiswerken en het werken als freelancer geeft het veel mogelijkheden. Houdt wel rekening met de aandachtspunten, zodat je voorkomt dat je te veel extra werk krijgt met de automatisering. Je zult merken dat jouw werkdag een stuk soepeler verloopt.

Dit artikel is geschreven door een van onze partners. Onze redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.