Hoe AI ondernemers helpt om administratie bijna volledig te automatiseren
Artificiële intelligentie, beter bekend als AI, is in de afgelopen jaren een hot topic geworden in de technologiewereld. Deze technologie is bezig met een opmars in verschillende sectoren, waaronder de bedrijfswereld. Een van de gebieden waar AI een aanzienlijke impact maakt, is de administratie. Ja, je leest het goed. AI kan je helpen om je administratie bijna volledig te automatiseren. Maar hoe werkt dit precies? Laten we dat eens nader bekijken.
Het gebruik van AI in administratie
Traditioneel administratief werk is vaak herhalend en foutgevoelig. Je voert bedragen in, koppelt factuurnummers aan bankafschriften en archiveert documenten in mappen. Dit is precies het soort werk waar algoritmen in uitblinken. Slimme systemen kunnen tegenwoordig razendsnel tekst herkennen op een scan of foto van een bonnetje. Ze begrijpen wat het bedrag is, wie de leverancier is en onder welke categorie de kosten vallen. Hierdoor verschuift de rol van de ondernemer naar ‘controleur’. Dit scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook typefouten. Je ziet dat een hoop ondernemers al overgestapt zijn op software zoals WeFact, waarin slimme AI-functies de boel een stuk makkelijker maken.
De voordelen van administratie automatisering
De winst van deze automatisering zit in meer dan alleen de tijd die je bespaart. Natuurlijk is het fijn dat je sneller klaar bent, maar de echte waarde zit in het actuele overzicht. Omdat de verwerking van bonnen en facturen zo weinig moeite kost, is je administratie vaker up-to-date. Hierdoor heb je direct inzicht in je winst, je openstaande btw en je financiële gezondheid. Je neemt beslissingen op basis van de cijfers van vandaag, in plaats van die van het vorige kwartaal. Daarnaast is de nauwkeurigheid van een algoritme simpelweg hoger dan die van een ondernemer. Dubbele facturen worden er direct uitgefilterd en je mist minder snel een aftrekpost, wat onderaan de streep gewoon geld oplevert.
Controleren blijft nodig
Ondanks alle techniek is er één valkuil waar je voor moet waken: het blinde vertrouwen. De grootste fout die je kunt maken, is denken dat je de administratie nooit meer hoeft in te kijken. Software kan een handgeschreven krabbel op een bonnetje verkeerd interpreteren of een factuur onder de verkeerde btw-code plaatsen. Het blijft jouw verantwoordelijkheid tegenover de Belastingdienst dat de cijfers kloppen. Een menselijke blik blijft nodig om de uitzonderingen en nuances te herkennen die een computer (nog) niet begrijpt. Gebruik de techniek dus vooral om het zware tilwerk te doen, maar blijf zelf aan het stuur zitten door periodiek een steekproef te doen en de eindrapportages goed door te nemen.
Dit artikel is geschreven door een van onze partners. Onze redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.
