IT-investeringen: 5 struikelblokken onder kmo’s

Aan het einde van de rustigere zomerperiode én weer opgeladen voor de laatste maanden, of met andere woorden: hét uitgelezen moment om te reflecteren over de successen van jouw IT-investeringen tot nu toe. Of je nu thuiswerkt met een laptop, in het magazijn met een barcodescanner of op kantoor met een desktop PC, IT vormt het kloppende hart van iedere kmo. Recent onderzoek van Sharp werpt licht op vijf veelvoorkomende uitdagingen omtrent recente IT-investeringen waar andere kmo’s tegenaanlopen. Maar achter elk van die uitdagingen schuilt voor jouw organisatie nu ook een kans om eruit te groeien en te leren!

1. Optimalisatie van systeemintegratie

Een veelvoorkomend obstakel bij Belgische kmo’s is het gebrek aan integratie met andere IT-systemen (35%). Uitwisseling van informatie en stroomlijning van werkprocessen worden hierdoor verstoord. Stel je bijvoorbeeld voor dat productvoorraad automatisch wordt bijgewerkt wanneer een bestelling wordt geplaatst. Handig, toch? Maar dan is het wel nodig dat het voorraadsysteem en het bestelsysteem naadloos op elkaar aansluiten en de juiste informatie doorgeven. Begin daarom met de identificatie van jouw behoeften als organisatie: analyseer welke gegevens of functionaliteiten je wil delen of synchroniseren met andere systemen. Echter, door de overvloed aan mogelijkheden zien bedrijven soms door de bomen het bos niet meer. Schakel dus gerust een expert in voor een op maat gemaakte aanpak om de specifieke mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.

2. Gebrek aan begrip en onvoldoende training

Werken met IT-systemen is in de praktijk vaak uitdagender dan verwacht. Zo gaf 35% van de ondervraagde kmo’s aan dat werknemers niet altijd voldoende kennis hebben over de systemen. En ook bij management ontbreekt het al eens aan kennis volgens 32% van de respondenten en 34% vindt dat IT-trainingen hard nodig zijn om het succes van IT-investeringen niet te belemmeren. Er moet sterk op medewerkers hun expertise en advies kunnen worden vertrouwd. Hierdoor is het van onschatbare waarde dat élk teamlid binnen de organisatie – ook management – voldoende kennis heeft over de urgentie en werking van bepaalde (IT-)processen. Denk bijvoorbeeld aan de uitval van e-mail of ander berichtverkeer: werk stapelt zich al snel op, mails van klanten blijven onbeantwoord en de IT-verantwoordelijke is toevallig ziek. Op wie val je dan terug? Dit is ook een vraag die je jezelf moet stellen i.v.m. je IT-security. 

Merk je dat dit nog niet helemaal goed zit? Hieronder vind je enkele concrete strategieën om een dergelijke situatie te voorkomen:

• Doelgerichte training: Bied trainingen aan voor zowel leidinggevenden als teamleden. Dit vergroot begrip en bevordert betere besluitvorming, terwijl medewerkers profiteren van nieuwe inzichten.
• Heldere documentatie: Zorg voor toegankelijke en overzichtelijke handleidingen en documentatie. Hierdoor kunnen werknemers snel en zelfstandig antwoorden vinden op vragen over IT-systemen, met regelmatige updates voor de nieuwste functionaliteiten.

3. Overgecompliceerde software en systemen

Onhandige en ingewikkelde software en systemen belemmeren het succes van IT-investeringen en veroorzaken vooral heel wat irritatie bij werknemers (33%). Zorg dus allereerst voor IT-systemen met een gebruiksvriendelijke bediening. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om de systemen effectief te gebruiken zonder uitgebreide training. Organiseer ook regelmatig evaluaties en opvolgingsgesprekken. Door betrokkenheid van medewerkers, zoals key-user groepen en praktische introducties, kan je sneller obstakels identificeren. Herken en schakel bovendien ook overbodige functies uit, afgestemd op functieniveaus – niet elke werknemer heeft bijvoorbeeld toegang nodig tot alle functies en data op de server. En tot slot, luister actief naar feedback van werknemers en collega’s over softwarecomplexiteit en betrek hen in het stellen van prioriteiten voor proces- en applicatieverbetering.

4. Onvoldoende advies op lange termijn

Uit het onderzoek van Sharp blijkt ook dat veel kmo’s onvoldoende advies en ondersteuning (33%) ervaren, wat in eerste instantie eenvoudig opgelost kan worden via het instellen van een interne/externe helpdesk. Daarin worden praktische instructies, veelgestelde vragen en gebruikersondersteuning gebundeld om snel en eenvoudig een antwoord te bieden op veelvoorkomende problemen. Neem met heel de organisatie ook regelmatig deel aan kennisdelingssessies en trainingen over de nieuwste IT-ontwikkelingen en zorg voor regelmatige analyses van je IT-infrastructuur en -processen om verbeteringen en problemen tijdig te identificeren. Zo bouw je aan een stevige IT-fundering op de lange termijn.  

5. Slecht geadviseerd vanaf het begin

Een goed begin is het halve werk. Maar wat als je vanaf fase één geen gepersonaliseerd advies kreeg (29%)? Soms denken we dat alles op rolletjes loopt, maar nét dan kan een frisse, onafhankelijke blik van onschatbare waarde zijn. Durf kritisch te zijn en schakel een expert in om samen volgende stappen te doorlopen alvorens in IT te investeren: 

• Businessanalyse: Analyseer de sterke en zwakke punten van je huidige IT-platform, inclusief beveiliging, prestaties en capaciteit om inefficiënties bloot te leggen.
• Bedrijfsdoelen: Definieer jouw bedrijfsdoelen en -ambities voor technologie-implementatie. Onderzoek waar technologie waarde toevoegt, zoals efficiëntie, dataprocessen stroomlijnen, innovatie stimuleren en klantbeleving verbeteren.
• Kosten-batenanalyse: Beoordeel je investeringskosten en zakelijke voordelen met een kosten-batenanalyse. Vergelijk initiële kosten met langetermijnresultaten om weloverwogen investeringsbeslissingen te maken.

Dit artikel is een ingezonden persbericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.