Kan technologie ervoor zorgen dat verschillende culturen goed met elkaar samenwerken?

Kan technologie ervoor zorgen dat verschillende culturen goed met elkaar samenwerken?

Het huidige tijdperk met alle communicatiemiddelen van dien, zorgt ervoor dat de wereld kleiner is dan ooit, maar culturele verschillen tussen mensen blijven alsnog bestaan. Wij spraken met cultureel expert Fons Trompenaars over de rol van technologie en communicatie bij het overbruggen van culturele verschillen, vooral binnen grotere organisaties zoals multinationals.

Het valt op hoe in Ivoorkust, de Verenigde Staten en Japan de werkmethodes anders zijn en zaken doen in algemenere zin verschilt. Verschillen in kleding, architectuur en eten zijn zichtbaar, maar om goed met elkaar te kunnen schakelen, is het cruciaal om andermans culturele normen en waarden goed te begrijpen. Dat aspect is minder waarneembaar. Internationale bedrijven worstelen nog steeds met uitdagingen, zoals het effectief managen van teams met diverse culturen. Wereldwijde communicatie versterkt deze kwestie alleen maar.

Tegenwoordig kunnen bedrijven direct multiculturele teams samenstellen om specifieke vraagstukken op te lossen. Het voordeel van zo’n grensoverschrijdende aanpak is dat bedrijven toegang krijgen tot een grotere poel aan vaardigheden en middelen om gezamenlijk aan een bepaald doel te werken. Zoals Trompenaars onderstreept: “De synergie die tussen de diverse culturen ontstaat, leidt tot interestante inzichten, betere resultaten en meer innovatie.” Bovendien is de meerwaarde van digitale tools bij collaboratie een terugloop van het traditionele zakelijke reizen voor face-to-face meetings.

Trompenaars identificeert vijf dimensies bij culturele verschillen met betrekking tot hoe mensen communicatie- en collaboratietechnologieën inzetten. Iedere dimensie demonstreert hoe technologie ondersteunend kan werken.

1. Universalistisch versus particularistisch

Voorgaande samenlevingen waren gefocust op regelgeving, standaarden en procedures. Hedendaagse samenlevingen zijn flexibeler en richten zich meer op relaties. Dit heeft een grote impact op hoe mensen communiceren. Mensen die gericht zijn op regels, herkennen zich in de standaarden die door communicatiemedia worden gedicteerd. Denk bijvoorbeeld aan hoe e-mail gebruikt wordt en hoeveel tekens er maximaal ingezet kunnen worden om een boodschap over te brengen via Twitter. Bovendien is het handig om bepaalde procedures te doorlopen om als adequate gebruiker gezien te worden. Zo verwachten mensen binnen een bepaalde periode antwoord op hun e-mail. Mensen die gericht zijn op relatiebeheer, waarderen een eigenzinnige aanpak of maatwerk meer dan mensen die gericht zijn op regels. Zo komen zij liever bij elkaar, of laten ze zien dat ze serieus zijn door een handgeschreven brief te sturen.

Hoe hiermee om te gaan: training is van groot belang voor het juist gebruiken van communicatiemiddelen. Verschillende communicatiemiddelen en kanalen kunnen ervoor zorgen dat collega’s die op regels gefocust zijn, betere relaties ontplooien. 

2. Individualistisch versus gemeenschappelijk

Voorgaande samenlevingen zetten individuen op de eerste plaats en beloonde prestaties. Hedendaagse samenlevingen richten zich voornamelijk op werken binnen een community, die het individu beloont. Kennis hebben is voor individualistische mensen tegenwoordig niet goed genoeg, omdat technologie die kennis voor iedereen toegankelijk maakt. Connecties zijn altijd een kenmerk geweest van een op de community gerichte maatschappij . Zoals nooit tevoren zijn ze cruciaal in het zakenleven. De digitale technologie biedt in groepsculturen mogelijkheden om de connecties te vergroten en communicatie tussen mensen te verbeteren.

Hoe hiermee om te gaan: een individualist kan het internet inzetten om connecties te verkrijgen en te onderhouden. Een persoon bij wie de community hoog in het vaandel staat, kan internet inzetten om als individu erkenning te krijgen, bijvoorbeeld door blogs te publiceren. Door dit anoniem te doen, kan iemand onnodige groepsdruk ontwijken.

3. Neutraal versus affectief

Via het internet communiceren, is vooral een uitdaging binnen affectieve culturen, waarbij mensen op emoties vertrouwen om boodschappen goed over te brengen. Emoticons zullen nooit dezelfde hoeveelheid informatie overbrengen als face-to-face discussies.

Hoe hiermee om te gaan: affectieve mensen hebben het meest baat bij een combinatie van verschillende communicatiekanalen om emoties over te brengen, bijvoorbeeld eerst een e-mail sturen en het bericht vervolgens telefonisch opvolgen. Videoconferencing is ook zeer effectief, omdat audio en beeld direct overkomen.

4. Specifiek versus diffuus

Sommige culturen zenden dezelfde boodschappen, ongeacht de context waarin er gecommuniceerd wordt. In culturen waar de lijnen kort zijn, spreken mensen op dezelfde wijze met hun baas en collega’s. Dit geldt ook voor situaties waarin ze bijvoorbeeld aangeven dat een project niet werkt en stevige kritiek uiten. In een strakkere omgeving zal iemand de problematiek niet van de context onderscheiden en zijn of haar taalgebruik daar nauwkeurig op afstemmen. De meeste digitale communicatie nodigt uit om aan de hand van korte lijnen te communiceren, zeker omdat zonder de aanwezigheid van mensen, toon en oogcontact uitgesloten worden.

Hoe hiermee om te gaan: moderne communicatietechnologieën beperken over het algemeen de context . Daarom zullen mensen in strakkere omgevingen moeten kiezen voor private communicatie. Zo zullen zij niet aan gezichtsverlies lijden. Door meer communicatiekanalen aan de mix toe te voegen, beschikken zij over meer contextuele mogelijkheden.

Een oefening: vraag aan een groep mensen om zich in te beelden dat zij senior managers van een organisatie zijn die van hun baas te horen krijgen dat 15% van de werknemers weg moet. Zij zijn het fundamenteel oneens met hun leidinggevende. Laat iedereen hun individuele reactie op hun baas in een dergelijke meeting opschrijven. Je zult zien dat één van de groepsleden het volgende zal opschrijven: “Beste baas, ik snap je besluit volledig met het oog op kostenreductie, maar…” Anderen zullen iets opschrijven in de trend van: “Beste baas, ik ben het volledig oneens met betrekking tot het ontslag, maar…” De oefening laat zien hoeveel manieren er zijn om meningsverschillen te uiten.  

5. Sequentieel versus synchroon

Er is een fundamenteel verschil in hoe mensen hun werk inrichten. Zo verwachten mensen die taken sequentieel of zelfstandig oppakken een heldere agenda tijdens een conference call. Mensen die taken echter synchroon oppakken of multitasken, hebben minder moeite met onderbrekingen en uitweidingen als blijk van oprechte interesse.

Hoe hiermee om te gaan: communicatiekanalen kunnen zowel sequentiële als synchrone mensen in één keer tevreden houden. Denk aan de videoconferencing-oplossingen waarbij er op één spreker kan worden ingezoomd of andere collaboratieplatforms die beide vormen van discussies mogelijk maken.

Het grotere geheel

Natuurlijk zijn de technologische middelen slechts één onderdeel van het antwoord. Uiteindelijk zijn het slechts tools die mensen faciliteren om samen te kunnen werken. Het management van het bedrijf zal actief diversiteit moeten aanjagen en multiculturele teams motiveren om samen te werken.

Echter mag deze eenheid niet ten koste gaan van homogenisering, want een breed scala aan opinies vormen de motor van innovatie. Teams zullen het eens moeten zijn over het gemeenschappelijke doel en accepteren dat er meer wegen naar Rome leiden, met de beste resultaten in het vizier.

Meer over Fons Trompenaars’s culturele theorieën in zijn TED talk.