Last van Zoom-vermoeidheid? Volg deze 6 tips
Zelfs Zoom-CEO Eric Yuan heeft al toegegeven soms last te hebben van ‘Zoom-vermoeidheid’. Zoom-vermoeidheid is een term die wijst op een mentale belasting die je kan voelen na (te) veel videovergaderingen tijdens de werkdag of -week. Het is eigenlijk niet helemaal fair om het Zoom-vermoeidheid te noemen, want dit symptoom kan evengoed opspelen als Microsoft Teams of Google Meet jouw vaste videoconferencing software is. Maar Zoom staat omwille van zijn enorme populariteit symbool voor de shift naar videomeetings die we al meer dan een jaar hebben gemaakt.
Onderzoekers van de Stanford University hebben onderzocht waarom werknemers videovergaderingen vermoeiender lijken te vinden dan de klassieke fysieke vergaderingen. De setting waar een videovergadering afspeelt voelt onnatuurlijk aan. Het lijkt wel alsof onze webcams ons in een kooi opsluiten die we pas na de meeting opnieuw mogen verlaten. Ook wanneer we weer vaker vanop kantoor zullen werken (het lijkt geen verre toekomst) zal de videovergadering nog deel uitmaken van de orde van de dag. Voel jij de Zoom-vermoeidheid soms opspelen? Deze 6 eenvoudige tips helpen je opnieuw meer plezier te halen uit een videomeeting.
Zes tips tegen Zoom-vermoeidheid
1. Vermijd afleiding tijdens vergaderingen
Het is verleidelijk om tijdens een lange, saaie vergadering even je mails te checken, iets te Googelen of even je Facebook te openen. Maar dit heeft een averechts effect. Als je een momentje afgeleid raakt, verlies je je focus en wordt het moeilijker om nadien nog bij te benen. Om de verleiding tot afleiding zo klein mogelijk te houden zet je dus best de meeting in volledig scherm.
2. Hou een agenda bij
Iedereen maakt wel eens de fout van te veel meetings op één werkdag in te plannen om het niet te lang te willen uitstellen. Maar soms is uitstel geen goed idee. Hou dus een overzichtelijke agenda met al je vergaderingen bij. Gebruik je altijd dezelfde applicatie, dan kan je gewoon de ingebouwde agendatool gebruiken, maar voor meerdere platformen grijp je best naar je Google-, Outlook- of een ouderwetse papieren agenda bij. Er is niets mis met jezelf voldoende pauze te gunnen tussen twee vergaderingen door en even van je laptop weg te stappen. Van de ene naar de andere meeting gaan heeft een slechte impact op je concentratie, wat voor je gesprekspartner ook niet aangenaam is.
3. Zorg voor voldoende afwisseling
Wanneer je een meeting inplant, stel je dan eerst de volgende vraag: is een videovergadering wel noodzakelijk? Misschien kan je het gewoon met een paar mails afhandelen. Afwisseling tussen verschillende communicatiekanalen is cruciaal om Zoom-vermoeidheid te voorkomen. Dat is alweer één vergadering minder in je agenda!
4. Beperk het aantal deelnemers
Als videovergaderen toch de enige optie is, denk dan goed na wie je voor de vergadering uitnodigt. Stoor jij er niet ongelofelijk aan als je een vergadering verplicht moet bijwonen die voor jou helemaal niet nuttig is? Bovendien is een te hoog aantal deelnemers ook niet bevorderlijk voor de structuur tijdens het gesprek. Laat daarom enkel mensen binnen en buiten je organisatie deelnemen aan een videovergadering die ook effectief een nuttige bijdrage kunnen leveren.
5. Verberg jezelf
Deze tip moet je niet letterlijk opvolgen en je bij de volgende videovergadering onder je bureau verstoppen. Maar één van de meest storende factors tijdens een videomeeting blijkt te zijn dat we onszelf in beeld zien. Het werkt afleidend omdat we ons focussen op hoe we in beeld komen. Sommige vergadertools bieden de optie jouw beeldkadertje te verstoppen tijdens de vergadering. Wanneer iemand het scherm deelt, verberg je best zelfs iedereen zodat het gedeelde document al jouw aandacht naar zich toe zuigt.
6. Gebruik het beste materiaal
“Kan je mij goed horen?” Het is in onze hersenen geprogrammeerd om deze vraag te stellen aan het begin van een videovergadering. Niets is vervelender dan meetings die worden verstoord door technische problemen. Op je internetverbinding heb je niet altijd evenveel invloed (wel iets meer met een slimme WiFi-router), maar wel op het materiaal dat je gebruikt. Een goede koptelefoon met headset is eigenlijk essentieel als je voor je beroep vaak moet videobellen.
Maar ook de keuze van de videoconferencing software die je gebruikt zal een grote invloed hebben op je ervaring. Het aanbod aan platformen is ruim, maar wat is het nu de beste videoconferencing software? Hier kan je vijf populaire softwareplatformen met elkaar vergelijken. Weg met die Zoom-vermoeidheid! (of Microsoft Teams-vermoeidheid, Google Meet-vermoeidheid, …)
