Dit was Digital Transformation Day 2018

Digitale transformatie

Magali De Reu, digitaal storyteller

“Een digitale transformatie betekent niet dat banen verdwijnen”, benadrukt digital storyteller Magali De Reu. “De technologieën moeten zorgen  voor een betere ervaring, indien ze correct worden toegepast.” Hedendaagse onderwerpen tonen de voordelen en gevaren van een digitale wereld. Artificiële intelligentie helpt klanten in online webwinkels op weg door vragen te beantwoorden en Internet of Things-toepassingen openen de weg naar slimme toestellen die ons begeleiden.

Deze medaille kent ook een keerzijde. “Het Facebook- en Cambridge Analytica-schandaal schudt ons wakker en laat ons de vraag stellen wat bedrijven met onze persoonlijke data doen”, stelt Magali De Reu. Met de GDPR-wetgeving in aantocht moeten ondernemingen transparanter zijn over het gebruik van klantgegevens.

“Bedrijven hebben schrik van de aankomende GDPR-wetgeving”, aldus Magali De Reu. “Eigenlijk moeten deze ondernemingen deze nieuwe wetgeving bekijken als een opportuniteit.” De voorbereidingen voor GDPR stellen organisaties in staat om de interne werking op de werkvloer en daarbuiten onder de loep te nemen.

Businessmodellen

Tom De Ruyck, InSites Consulting

“De digitale transformaties volgen elkaar op aan een ongeziene snelheid in verschillende domeinen van de samenleving”, stelt Tom De Ruyck van InSites Consulting. De technologiesector ondervindt momenteel de destructieve kracht van deze golf aan nieuwe mogelijkheden. Bedrijven passen zich echter traag aan, en dat terwijl de technologieën zich steeds sneller ontwikkelen. “De digitalisering ligt achter ons, nu volgen de exponentiële technologieën”, benadrukt De Ruyck. “We ain’t seen nothing yet.”

Bedrijven reageren ondoordacht op deze nieuwe ontwikkelingen in de sector. Ze keren de technologie de rug toe en houden vast aan de huidige werkwijze, of onderschatten de impact. Als organisatie moet je jong blijven en dat doe je door te blijven evolueren. “Een op de vier bedrijven is de laatste jaren zijn marktleiderschap verloren aan een jonger bedrijf met maximaal vijftien jaar ervaring”, zegt Tom De Ruyck. “Bedrijven blijven vasthouden aan principes uit de vorige eeuwen.”

In de toekomst komt de klant centraal te staan als mens, niet als consument. Een bedrijf moet zich in de digitale transformatie een houvast geven en een doel voor ogen houden. “Een emotionele boodschap differentieert een organisatie van de concurrenten en trekt meer aandacht”, aldus Tom De Ruyck. “Geef werknemers meer kracht in de bedrijfsomgeving en ze zorgen voor een toegevoegde waarde.”

GDPR en cybersecurity

Erik de Jong, Fox-IT

“Bedrijven sturen e-mails met geüpdatete privacyvoorwaarden als stap richting de GDPR-wetgeving”, stelt Erik de Jong van Fox-IT. “De wetgeving is meer dan privacy en heeft ook raakvlakken met security.” Als bedrijf moet je niet de vraag stellen of je een interessant doelwit bent, of niet. In de meeste gevallen word je toevallig slachtoffer van een inbraak en ben je niet op de hoogte van de datadiefstal, tot de data in de media lekt.

Organisaties denken vaak dat hun firewall kwaadwilligen tegenhoudt, maar dat is niet zo. “Aanvallers springen over dat muurtje of wandelen er omheen”, benadrukt Erik de Jong. “Interne monitoring moet het vereenvoudigen om te controleren welke persoonsgegevens gedurende de inbraak werden gestolen.” Zo kan je binnen de 72 uur de autoriteiten en klanten informeren over het datalek en beschik je over voldoende informatie om je handelen te beargumenteren in het onderzoek.

GDPR is een kans voor bedrijven. Niet alleen voor technologische ontwikkelingen, maar ook voor het bewustzijn van de medewerkers. Als je persoon weet wat de mogelijke gevaren zijn, creëert dat een veiligere bedrijfswerking.

Managen van informatie

Lesly Janssens, Delaware

“Een belangrijk onderdeel van een digitale transformatie is het managen van de informatie”, zegt Lesly Janssens van Delaware. “Om bedrijfsinformatie te kunnen managen moeten ondernemingen overschakelen op enterprise content managementsystemen of ECM’s.” Bij het vervangen van bestaande filesharingsystemen wordt echter het welzijn van de medewerkers vergeten.

Een ECM-platform moet het welzijn van de eindgebruiker verbeteren door het toevoegen van automatisering. “Een artificiële intelligentie voegt metadata toe aan documenten en bestanden”, benadrukt Lesly Janssens. “Gebruikers verliezen aan deze robotpraktijken hun kostbare tijd niet meer.” Werknemers vrezen vaak dat artificiële intelligentie hen vervangt, maar het biedt hen juist de kans om meer te focussen op kerntaken en het repetitieve aspect van hun takenpakket achterwegen te laten.

“Om veiligheidsredenen kan je geen anonieme toegang geven tot het ECM-platform van je bedrijf”, verduidelijkt Lesly Janssens. “Je moet als organisatie altijd weten wie toegang heeft tot welke data.” Om persoonlijke data te beschermen moeten deze raadplegingen zichtbaar zijn in een logboek.

Blockchain en GDPR

Bart Van den Brande, Sirius Legal

Blockchain en GDPR zijn de buzzwords van 2018, maar beide concepten gaan moeilijk hand in hand. “Bij blockchaintechnologie is je data gedecentraliseerd, verspreid onder alle gebruikers. Bovendien kan die data niet zomaar worden gewist wanneer ze een deel is van de keten. Dat zijn twee problemen voor de GDPR”, vertelt Bart Van den Brande, Managing Partner bij advocatenkantoor Sirius Legal.

Op dit moment bestaat er nog geen concrete wetgeving rond blockchain. In het kader van de GDPR kan je evenwel moeilijk anders dan te concluderen dat blockchain illegaal is, of dat de tekst van de GDPR op voorhand al achterhaald is. “Binnen drie à vier jaar zal de wettekst wellicht weer worden aangepast om rekening te houden met de blockchain”, denkt Van den Brande, zich goed bewust van het trage proces van de wetgevingsprocedure.

“Blockchain zal binnen twee tot drie jaar zijn doorbraak kennen, maar bedrijven moeten zich goed bewust zijn van eventuele juridische implicaties”, waarschuwt de advocaat. Hij adviseert bedrijven daarom altijd te analyseren of blockchain wel de gepaste oplossing is voor het probleem dat ze willen oplossen. Welke data en deelnemers zijn betrokken? Kies je voor de publieke of private blockchain? Waar staat mijn data? Welke overeenkomst sluit ik met mijn gebruikers? Welke wet is van toepassing? Dat zijn allemaal vragen waar je volgens Van den Brande eerst een antwoord op moet weten, voor je de blockchain omarmt.

Digitale werkplek

Johan de Belie, Proximus

“De digitale transformatie is veel sneller verlopen dan verwacht”, stelt Johan de Belie van Proximus. “Bedrijven hebben de impact onderschat en zijn te laat.” Tegenwoordig kan je als werknemer thuis werken en communiceren met je collega’s. Niet alleen de noden van de werknemers veranderen, maar ook de producten die ze verwachten. De werkplek verandert en organisaties zetten de stap naar een phygital workspace. “Dat is een fusie van een fysieke en digitale werkplek”, verduidelijkt de Belie.

Om mobiel werken mogelijk te maken, stappen bedrijven massaal over op cloudplatformen. “Office 365 van Microsoft is een populaire tool, maar het in gebruik nemen van dit platform is geen digitale transformatie op zich”, benadrukt Johan de Belie. “Bovendien mispakken bedrijven zich aan de overstap naar een cloudplatform.” De uitdaging zit in het correct laten communiceren van de verschillende API’s.

Om die verandering te ondersteunen, moet je systemen en infrastructuur aanbieden die de problemen van mobile first werkplekken verhelpen. In eerste instantie is dat mobiele communicatie. “Je kan als werknemer een privételefoon gebruiken als bedrijfstelefoon, met een gesplitste rekening”, zegt Johan de Belie. “De vraag is of je als bedrijf wil dat klanten ex-medewerkers contacteren.” Een mogelijke oplossing voor dat probleem is IP-telefonie.

Software eet de wereld op

Peter Snauwaert, Sentia

“Software is eating the world”, poneerde de bekende entrepreneur Marc Andreessen enkele jaren geleden. Die ontwikkeling heeft zich volgens Peter Snauwaert, Cloud Evangelist bij Sentia alleen maar verder doorgetrokken onder invloed van de public cloud. “Cloud computing is de meest transformatieve technologie van de laatste tien jaar en heeft een enorme impact gehad op de wereldeconomie”, legt hij uit.

Tegelijk waarschuwt hij dat de cloud geen doel op zich is, maar een middel om andere bedrijfsdoelen te verwezenlijken. “Veel bedrijven maken van het middel een doel op zich, zonder erover na te denken. We moeten naar de public cloud overstappen, hoor je dan, maar ze weten eigenlijk niet goed wat hen dat oplevert”, vertelt Snauwaert.

Een keuze voor de public cloud moet dus een strategische keuze zijn. Snauwaert onderscheidt drie voordelen waarom je als bedrijf de cloud zou omarmen. Ten eerste is de cloud altijd beschikbaar en kan je snel schalen voor meer capaciteit én functionaliteit. Ten tweede is een snellere time to market mogelijk. Je kan een nieuwe dienst in enkele minuten opzetten, testen en lanceren. Ten derde is de public cloud volgens Snauwaert ook erg veilig, ondanks twijfels die daarover bestaan. “De public cloud is veiliger dan het gemiddelde Belgische datacenter”, aldus de cloudevangelist.

Disruptieve strategie

Omar Mohout, Antwerp Management School

“Het doel van een digitale transformatie is het hyperschaalbaar maken van een organisatie”, benadrukt Omar Mohout van de Antwerp Management School. “Met een klein team wil je je impact vergroten.” Technologie ondersteunt deze trend, op voorwaarde dat je een strategie hebt.

De opkomende technologieën hertekenen de bestaande industrieën en in die disruptieve tijd heb je een disruptieve businessstrategie nodig. Je moet nagaan welke nieuwe trends spelen in de sector en welke businessmodellen je kan toepassen op je onderneming. “De nadruk vandaag ligt op artificiële intelligentie”, stelt Omar Mohout. “Blockchain is een opkomende technologie, maar we moeten nog wachten op de veranderingen die deze teweeg gaat brengen.”

Startups combineren verschillende nieuwe technologieën en experimenteren. “Hun bedrijfsstrategie hanteert een outside-in benadering”, verklaart Omar Mohout. “Ze vertrekken vanuit en behoefte en bieden een oplossing aan.” Het businessmodel is de competitie, niet de technologie.

Digitale mond-tot-mondreclame

Patrick De Pauw, Social Seeder

Hoe kan je vandaag als bedrijf jezelf op de kaart zetten en top of mind brengen bij je (toekomstige) klanten? Traditionele advertenties staan onder druk en je sociale mediapagina’s zijn onderhevig aan de wil van Facebook, Twitter en LinkedIn. Als je niet betaalt voor zichtbaarheid, krijg je het ook bijna niet meer.

Volgens Patrick De Pauw, CEO van Social Seeder, moet je daarom als bedrijf op zoek gaan naar ambassadeurs die je verhaal kunnen uitdragen. Dat kunnen externe personen zijn, maar vooral ook je eigen werknemers. “Ik hoor nog altijd van bedrijven die er wantrouwig tegenover staan om hun werknemers toegang te geven tot sociale media”, vertelt De Pauw. “Ofwel vertrouw je je werknemers, ofwel heb je een probleem. Leid ze op om op een verantwoorde manier sociale media te gebruiken.”

De Pauw haalt enkele cijfers aan om dat te ondersteunen. “Een bedrijfsbericht wordt 24 keer vaker gedeeld en kan op acht keer meer engagement rekenen wanneer het afkomstig is van een werknemer in plaats van een bedrijfspagina.” Mond-tot-mondreclame staat bovendien bovenaan in de lijst van aanbevelingen waar mensen het meeste vertrouwen in hebben.

Ambassadeurs kunnen dus een belangrijke rol hebben in je marketingverhaal, maar er zijn wel een aantal valkuilen waar je op moet letten. “Je verhaal moet relevant zijn en je ambassadeurs moeten het op vrijwillige basis willen delen”, vertelt De Pauw. “Overstelp ze ook niet met berichten om te delen, maar hou het laagdrempelig.”

Maturiteit

Frederik Rosseel, DocByte

“Een digitale transformatie kent verschillende graden van maturiteit”, stelt Frederik Rosseel van DocByte. “Het invullen van documenten gebeurt nog vaak op papier.” Toch is het mogelijk om digitaal documenten te ondertekenen en archiveren.

Een probleem waar bedrijven vandaag tegenaan lopen, is de beperkte geldigheid van een elektronische handtekening volgens het Burgerlijk Wetboek. De Europese richtlijn, de nieuwe Verordening en de wet uit 2001 leggen geen algemene norm op waaraan de digitale handtekening moet voldoen. “Een bedrijf moet eerst de regelgeving kennen en kan pas daarna een oplossing kiezen”, stelt Frederik Rosseel.

De uitdaging zit in het kiezen van een multikanaalplatform met voldoende aanpasmogelijkheden. “Een digitale authenticatie verhoogt de klanttevredenheid”, stelt Frederik Rosseel. “Toch betekent multikanaal niet per se mobile first.”

Business Continuity en GDPR

Marc Tielemans, RealDPG

“GDPR en Business Continuity Management (BCM) zijn inherent met elkaar verbonden”, vertelt Marc Tielemans, consultant bij RealDPG. Hij citeert daarbij artikel 32 van de GDPR dat stelt dat je in staat moet zijn om de toegang tot en beschikbaarheid van persoonlijke gegevens op tijd weer te herstellen in geval van een fysieke of technische gebeurtenis.

“De GDPR gaat dus niet alleen over de persoonlijke gegevens, maar ook over de achterliggende processen”, legt Tielemans uit. “Die processen moeten ook worden ingebouwd in je Business Continuity Management.”

Daarnaast is het belangrijk dat er bij elke gebeurtenis, of het nu fysiek of technisch is, een breach-check wordt uitgevoerd. Wat is de aard van het lek? Hoe lang was het aan de gang? Welke gegevens en processen zijn gecompromitteerd? Wat is de schade? Op basis van die analyse kan je vervolgens verdere stappen zetten.

Het komt er volgens Tielemans op neer dat BCM een integraal deel moet zijn van de technische en organisatorische maatregelen die je treft om te voldoen aan de GDPR. “Zorg dat je Data Protection Officer (DPO) steeds op de hoogte is van een business continuity crisis en omgekeerd”, illustreert hij.

Papier is niet dood

Yves Rummens, Xerox

“In een digitale transformatie is plaats voor papier”, stelt Yves Rummens van Xerox. “Papier is in sommige omstandigheden een relevant communicatiemiddel.” In de huidige samenleving neemt het volume van papier af, maar het medium is niet dood. “Met de juiste inhoud, plaats en timing is papier relevant.”

Ondanks de overstap van print naar een digitale werkwijze, verkopen printerfabrikanten jaarlijks nog zo’n 300.000 all-in-one printers. “Het jaarlijkse volume aan papier dat we gebruiken, neemt af met twee procent per jaar”, benadrukt Yves Rummens. “In een digitale transformatie moet software een brug vormen tussen print en digitale documenten.”

Overal werken

Wim Rapol, Innovaphone

“We verliezen gemiddeld 21 uur per jaar in de file en dat neemt elk jaar alleen maar toe. Mensen willen daarom de vrijheid hebben om van thuis of op een andere locatie te kunnen werken”, zegt Wim Rapol, Telecommunications Professional bij Innovaphone. “Alle informatie en communicatie moet daarom van eender waar toegankelijk zijn.”

De oplossing daarvoor moet toestelonafhankelijk zijn, meent Rapol. Hij illustreert dat aan de hand van de Anywhere Workplace van Innovaphone. “De werknemer is overal bereikbaar via zijn vast werknummer en hoeft geen gsm-nummer prijs te geven, ook al belt hij wel vanop zijn gsm. Wanneer hij in een remote office inlogt op de pc, worden automatisch ook telefoon en andere zaken naar die locatie doorverwezen.”

Transparantie

Aitor Somers, Duval Union Consulting

“Alle lagen binnen een onderneming komen in aanraking met de digitale transformatie van het bedrijf, benadrukt Aitor Somers van Duval Union Consulting. “Het is belangrijk om alle mensen aan boord te krijgen.” De overstap naar een digitale bedrijfswerking treft iedereen binnen de dagelijkse werking van de organisatie en je moet duidelijk communiceren over de veranderingen in de bedrijfsprocessen.

Technologie verandert de manier waarop we iets doen, de vraag van de consument blijft dezelfde. “De ene markt maakt plaats voor de andere“, stelt Aitor Somers. “Bedrijven moeten evolueren om te overleven.” Om die veranderingen te realiseren, moeten de leidinggevenden in de gehele organisatie streven naar digitaal en transparant zijn naar de consument toe. “De consument eist transparantie en technologieën zoals blockchain pushen die transparantie nog verder”, verklaart Somers.

“Bedrijven bevinden zich op een brandend platform”, zegt Aitor Somers. “De wereld rondom de ondernemingen verandert en organisaties moeten begrijpen wat er speelt en inzichten ontwikkelen.” Een studie vandaag bereidt je niet meer voor op de jobs van morgen, maar van vandaag. “Toch gaan mensen boven de technologie”, benadrukt Somers. “Kennis van senior-medewerkers wordt overgedragen op de beginners, en in ruil bieden zij digitale skills aan.”

“Een organisatie moet evolueren van een oud en log schip naar een digitale en moderne vloot”, eindigt Aitor Somers zijn pleidooi.