Deze 6 handige Gmail-functies maken het leven een stuk draaglijker
Wist je dat je bijvoorbeeld met de ‘filters’-functie een soort spamfilter kan creëren? Ontzettend handig, en zo heeft Gmail nog heel wat andere handige en vaak onbekende mogelijkheden. Wij geven je 6 tips waarmee je de grootste ongemakken van e-mails (in Gmail) te lijf kan gaan.
1. Verzenden ongedaan maken
Dat moment waarop je per ongeluk een e-mail verstuurt terwijl hij nog niet af is… pijnlijk herkenbaar. Gelukkig is daar een oplossing voor: je kan het verzenden van een e-mail ongedaan maken. Er zit wel een limiet aan: je kan de verzending niet onbeperkt uitstellen, maar wel tot maximaal 30 seconden. Binnen die tijd kun je op de knop ‘Ongedaan maken’ drukken.
Om dit in te stellen, navigeer je in de webversie van Gmail naar het tabblad Algemeen. Scrol vervolgens naar Verzenden ongedaan maken en stel daar naar wens de annuleringsperiode in.
2. Zoek als een pro in Gmail
Zoeken in je mailbox voelt soms als zoeken naar een speld in een hooiberg. Gelukkig heb je via de zoekfunctie van Gmail meer controle dan je denkt: er zijn namelijk allerlei filteropties beschikbaar. Een overzicht:
- from:naam@gmail.com – e-mails van een specifieke afzender
- to:naam@gmail.com – e-mails die je naar een specifiek persoon hebt gestuurd
- has:attachment – e-mails met een bijlage. Je kan ook specificeren op bestandstype, zoals has:drive, has:document, has:spreadsheet of has:presentation
- subject:onderwerpregel – als je het onderwerp weet, kun je die hier invullen
- label:naam van label – toont alle e-mails met een bepaald label
- after:dd/mm/jjjj – e-mails na een bepaalde datum
- before:dd/mm/jjjj – e-mails vóór een bepaalde datum
Je kan deze filters ook combineren. Wil je dat Gmail een exact woord of een exacte zin zoekt? Gebruik dan dubbele aanhalingstekens (“…”).
3. Gebruik filters om ongewenste mails te verwijderen
Filters maken het makkelijker om binnenkomende e-mails te organiseren. Je kan ze ook gebruiken om een soort eigen spamfilter te maken, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven automatisch naar de spammap te verplaatsen of te verwijderen.
Zo werkt het: zoek in de webversie naar een woord of zin die vaak voorkomt in ongewenste e-mails. Klik daarna op het instellingsicoontje, kies Filter maken, en geef aan wat er met zulke e-mails moet gebeuren: verwijderen, verplaatsen naar spam, of een label toekennen. Klik tot slot op Filter maken: Gmail doet de rest.
4. Bescherm gevoelige e-mails
Gmail biedt ook de mogelijkheid om vertrouwelijke e-mails te versturen. Daarbij kun je een vervaldatum instellen, waarna de inhoud niet meer te lezen is. Kopiëren van de inhoud is dan ook niet mogelijk. Wil je nog een extra beveiligingslaag? Dan kun je een sms-verificatie inschakelen: de ontvanger moet dan eerst een sms-code invoeren voordat de e-mail zichtbaar wordt.
Je activeert de vertrouwelijke modus door onderaan de e-mail te klikken op het icoontje met een slotje en een klok. Let wel, deze functie voorkomt misbruik deels, maar is niet waterdicht. Screenshots blijven bijvoorbeeld gewoon mogelijk.
5. Weet wie je e-mailadres lekt
Een minder bekende, maar bijzonder nuttige functie in Gmail is het gebruik van e-mailaliassen. Hiermee kun je een variant van je e-mailadres gebruiken voor specifieke diensten. Bijvoorbeeld bij het aanmelden voor een nieuwsbrief van TechPulse kun je een alias gebruiken zoals naam+techpulse@gmail.com. Aanmaken is niet nodig; je hoeft simpelweg de + toe te voegen.
De e-mail komt nog steeds aan op naam@gmail.com, maar jij ziet in je inbox duidelijk dat het via een alias is verzonden. Mocht zo’n nieuwsbrieflijst ooit uitlekken, dan weet je meteen via welk alias dat gebeurde. Ook handig: je kan aliassen gebruiken om je inbox beter te organiseren, bijvoorbeeld door facturen te onderscheiden van andere e-mails.
6. Krijg slimme schrijfsuggesties
Wil je sneller je e-mails schrijven? Dan is de functie Smart Compose van Google iets voor jou. Die biedt slimme schrijfsuggesties en vult zinnen automatisch aan. Hoe vaker je het gebruikt, hoe beter Gmail jouw stijl leert kennen. Een suggestie accepteren doe je met de Tab-toets.
Om Smart Compose te activeren, ga je naar de Algemene instellingen in Gmail. Scrol naar Slim opstellen en schakel deze optie in. Wil je dat Gmail je schrijfstijl leert? Zet dan ook Smart Compose-personalisatie aan: je vindt deze optie direct daaronder.
