Ga je met vakantie: zo stel je de perfecte out-of-office in

Enkele weken verder is het weer zover en pakken we massaal de koffers om te genieten van een heerlijke, welverdiende vakantie. Bij die reis hoort ook een zakelijke traditie: vlak voordat je de computer voor de laatste keer dichtklapt, stel je nog even snel een out-of-office in (of kort: OOO). De inhoud ervan laat zich meestal als volgt omschrijven: mij niet bellen.

Tips voor het instellen van een OOO

Daar is natuurlijk niets op tegen, maar het is wat kort door de bocht. Er zijn dan ook een paar zaken om op te letten als je een out-of-office instelt:

• Waarom ben je afwezig: voor de ontvanger is het goed om te weten waarom je er niet bent, zodat diegene ook kan inschatten hoelang je wegblijft.
• Tot wanneer ben je weg: wat er zeker in de e-mail moet staan, is tot welke datum je afwezig bent, bij voorkeur met de dag én de datum waarop je weer op e-mails reageert.
• Wie kunnen ze contacteren: kunnen ze je collega’s bereiken terwijl je op reis, ziek of om een andere reden met verlof bent? Overleg dit dan op voorhand met de collega’s van wie je het e-mailadres vermeldt (of gebruik een algemeen e-mailadres dat bij meerdere personen uitkomt).
• Wie ontvangt je OOO-mail: heb je alleen interne contacten, dan kan je de toon wat informeler houden of zelfs inside jokes gebruiken.

Ook als de e-mail extern wordt verzonden, mag het OOO-bericht best persoonlijk of humoristisch zijn. Zolang de boodschap maar duidelijk is en er geen negatieve toon in doorklinkt, zal de ontvanger dat waarderen. Houd je het liever zakelijk? Ook dat is natuurlijk prima, en zelfs gewenst, afhankelijk van je werkgever.

Out-of-office instellen: zo werkt het

Hoe je te werk gaat om de out-of-office in te stellen, verschilt per e-mailprovider. Zo is de instelling bij Outlook op de desktop- en de webversie net even anders. Voor deze gids focussen we op de twee populairste (zakelijke) maildiensten: Outlook (in Microsoft 365) en Gmail (Workspace).

Out-of-office in Outlook

Een out-of-office instellen in Outlook (de webversie) is gelukkig eenvoudig. Waar de instelling voorheen te vinden was onder het tabblad ‘E-mail’, staat deze nu bij ‘Account’:

1. Klik rechtsboven in Outlook op het tandwielicoontje.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar Account en klik op Automatische antwoorden.
3. Zet de schakelaar om bij Automatische antwoorden inschakelen.
4. Stel een begin- en eindtijd in voor de OOO-berichten (pas de datum én de tijd aan).
5. Vul het gewenste bericht in.

Kies of ook mensen van buiten de organisatie de e-mail ontvangen. Selecteer je voor die optie, dan stel je daarvoor een tweede OOO-bericht in. Dat mag daarom afwijken van het interne OOO-bericht.

Out-of-office in Gmail

Ook in Gmail werkt het net even anders: om de out-of-office in te stellen, moet je bij de algemene instellingen zijn. Volg daarvoor onderstaande stappen:

1. Open Gmail en klik rechtsboven op het tandwielicoontje.
2. Klik op Alle instellingen bekijken om het instellingenmenu te openen.
3. Scrol onder Algemeen omlaag tot je Automatisch antwoord tegenkomt.
4. Selecteer Automatisch antwoord staat aan om het out-of-officebericht in te stellen.
5. Vul de begindatum (Begint) en de einddatum (Laatste dag) in, geef een onderwerp op en stel de tekst op voor je bericht. Klik op Tekst met opmaak om opmaak te gebruiken.
6. Zet het vinkje aan of uit, afhankelijk van of het bericht ook voor externe afzenders bestemd is.