Q&A: Wat is software asset management (SAM)?

Wat is software asset management?

Net zoals andere assets van een bedrijf, is software een onderdeel dat je best niet aan zijn lot overlaat. Vanaf de aankoop tot het verwijderen van software, is het aangeraden om die asset te beheren. Daarom doen bedrijven aan ‘software asset management’, kortweg SAM.

SAM draait om het introduceren, onderhouden en beëindigen van applicaties die door werknemers worden gebruikt. Een belangrijk onderdeel van SAM is het inventariseren van de huidige software: het bijhouden van de versies, het aantal gebruikers en de kosten. Zo krijg je een nauwkeurig overzicht van welke applicaties er draaien, en kan je eenvoudiger inspelen op de noden van je bedrijf. Het uiteindelijke doel is om ervoor te zorgen dat je software veilig, kostenefficiënt en legaal wordt gebruikt.

Waarom doen bedrijven aan software asset management?

Met dat overzicht van je software kan je een hoop bereiken. Een van de meest voor de hand liggende redenen om aan software asset management te beginnen, is om illegale software te vermijden. Wanneer je software uitrolt in het bedrijf, moet het juiste type licentie worden betaald voor het doel en het aantal werknemers. Zo niet, dan loop je het risico om aangeklaagd te worden door de softwarefabrikant of een andere partij. De BSA jaagt bijvoorbeeld op bedrijven die schuldig zijn aan het gebruik van ongelicentieerde software. Volgens de meest recente cijfers van de BSA wordt maar liefst 23 procent van de software in het Belgische bedrijfsmilieu gebruikt zonder de juiste licentie, bijvoorbeeld door software illegaal te downloaden of door niet te betalen voor het juiste aantal gebruikers. Bedrijven die betrapt worden op illegale software, kunnen worden opgezadeld met monsterlijke boetes, maar door SAM juist toe te passen zouden zo’n praktijken vermeden worden.

Naast het gunstig stemmen van de BSA, maakt software asset management ook je budgettering een stuk eenvoudiger. Door je software te inventariseren, weet je exact hoeveel je uitgeeft aan software. Op die manier word je niet verrast door onverwachte softwarekosten, en kan je ook vermijden dat je geld verspild aan een software-abonnement dat je eigenlijk nog amper gebruikt.

Daarnaast kan je met SAM security-risico’s vermijden. Als je precies weet welke software op welke pc draait, kan je makkelijker beslissen om updates uit te rollen. Zo kan je controleren of de meest recente versie van die specifieke applicatie wordt gebruikt, en – indien er een zeroday-lek opduikt in software die door jouw bedrijf wordt gebruikt – weet je meteen welke toestellen een gevaar lopen.

Hoe beheer ik mijn software?

Om je software in kaart te brengen, kan je een beroep doen op je eigen werkkrachten, bijvoorbeeld je IT-administrator, of je kan een externe specialist inhuren. Hoe dan ook begint het SAM-proces bij een gedetailleerde software-inventarisatie, samen met de bijhorende licentie-bewijzen. Daarna kan bepaald worden wat er aangepast moet worden: zijn alle licenties in orde? Betaal je licenties voor software die je eigenlijk niet gebruikt? Zijn er trainingen nodig om werknemers een bepaalde applicatie aan te leren?

Bovendien zijn er voldoende tools op de markt om je software te beheren, als deel van een totaal ‘asset management’-pakket, of als een gespecialiseerd platform. De Microsoft MAP Toolkit bijvoorbeeld, is een gratis tool waarmee je onder andere software kan opsporen, zonder de tool op elk toestel te installeren. Andere software richt zich op de licenties, zoals IBM’s License User Manager, waarbij wordt gecontroleerd of het gebruik van de software conform de bestaande licenties is.

Wat betekent de cloud voor software asset management?

Natuurlijk draaien bedrijven nu niet alleen op lokale software, en daar zit de cloud voor iets tussen. Software-as-a-Service (SaaS) zorgt ervoor dat bedrijven nu meer dan ooit in de cloud werken. Op sommige manieren vereenvoudigt dat het beheer van software, bijvoorbeeld omdat je webapplicaties niet illegaal kunt bemachtigen, maar eigenlijk wordt software asset management vooral bemoeilijkt door de cloud. Software-assets kunnen verspreid zijn over een on-premise infrastructuur, de cloud en in een gevirtualiseerde omgeving, zoals een virtuele desktop; zo wordt het veel uitdagender om het overzicht te bewaren. Belangrijk blijft de praktijk zeker, aangezien het ook in de cloud loont om op de hoogte te zijn van je bestedingen, je security-risico’s en de juiste licenties.

Afbeelding: pressureUA

//www.smartbiz.be/nieuws/166613/bsa-richt-pijlen-op-belgische-kmos/