Waarom het papierloos kantoor nog geen werkelijkheid is

 
 
Anno 2017 kunnen weinig bedrijven al spreken van een papierloos bestaan. Oftewel zijn er interne bedrijfsprocessen met een papieren anker vastgeroest, oftewel krijgen ondernemingen zelf kilo’s papier te verwerken van partners, klanten en dienstverleners.
 
Charlie Weijer, RVP Commercial Sales bij DocuSign – een internationale organisatie met oplossingen voor het elektronisch tekenen van documenten en dus per definitie een voortrekker van het papierloos kantoor – kan ervan meespreken. “Op kantoor is mijn bureau zo goed als volledig papierloos, maar thuis sta ik wat achter op mijn digitale transformatie,” lacht Weijer. Daarvoor is hij niet zozeer zelf verantwoordelijk, maar vooral de instituten – banken, verzekeringskantoren – die hem nog steeds papier opsturen, verklaart hij.
Ook voor bedrijven merkt hij enkele barrières voor het papierloze kantoor. Die situeren zich zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Emotioneel

“Het grootste struikelblok is het vasthouden aan oude gewoontes,” begint Weijer. “Enerzijds is er het gevoelsmatige contact met papier: de ervaring van het openen van een boek of het tekenen van een contract is verbonden met emotie.” Een veelgehoord probleem is dat het digitale document voor velen een inherent verlies van validiteit inhoudt: het is niet tastbaar, en wordt dus door sommigen als minder waardevol ervaren.
[related_article id=”169901″] “Op zakelijk vlak heeft het struikelblok anderzijds te maken met het veranderen van werkgewoontes, bedrijfsprocessen en hoe mensen binnen een organisatie met elkaar omgaan,” aldus Weijer. “Aan de ene kant draait het om het verwijderen van papier, maar aan de andere kant is het ook het aanpassen van management: hoe gaan we anders om met onze eigen processen?”

Transformatie in werkwijze

Gevestigde bedrijven hebben het daar moeilijker mee dan meeste start-ups, zegt hij. Bestaande processen ombouwen kost nu eenmaal meer moeite dan meteen digitaal te beginnen, zoals meeste recente start-ups doen. “Er zijn zeker bedrijven die de ambitie hebben om papierloos te werken. Ik denk dat dat kan aan de hand van twee pijlers: door het papier te vervangen door een digitaal equivalent, maar ook door echt te veranderen hoe zo’n organisatie werkt.” Anders gezegd: niet alleen krijgen papieren documenten een digitale tegenhanger, ook door bedrijfsprocessen een makeover te geven, kan het gebruik van paperassen uit de weg worden gegaan. 
 

“Te oldschool”

Een andere voortrekker van het papierloos kantoor is CEO Jeroen De Wit van het Gentse Teamleader, gespecialiseerd in CRM- en projectmanagement- en invoicing-software. Door de digitalisering van conventionele bedrijfsprocessen zijn Belgische bedrijven op weg om het papier vaarwel te zeggen, maar hebben ze nog een lange weg te gaan, zegt De Wit. Het probleem zit ‘m in de manier waarop veel bedrijven proberen te digitaliseren.
[related_article id=”169381″] “Velen denken nog te oldschool na,” poneert De Wit. “Ze proberen bestaande processen te digitaliseren zoals we die vandaag kennen: de gewoonlijke contracten en facturen, maar dan in digitale vorm. Maar wanneer processen digitaliseren, krijg je de ruimte om ze helemaal anders aan te pakken. We zullen dat papierloos kantoor bereiken, maar de uitkomst gaat er helemaal anders uitzien dan wat we nu gewend zijn.”

Blockchain

Zo ziet De Wit een toekomst in de blockchain. Slimme contracten op basis van die technologie moeten het mogelijk maken om de voorwaarden van een contract zowel te controleren als automatisch na te leven. “Bijvoorbeeld kan dat inhouden dat een bedrijf een contract afsluit met de klant, de klant daarna aangeeft dat de dienstverlening is geleverd en de bank automatisch de betaling in orde maakt: geen verdere documenten nodig.” Onder andere KBC experimenteerde al met zo’n slimme contracten op kmo-maat.
 
Op dit moment kan de doorsnee kmo in België echter toch geen afscheid nemen van het papier. Wellicht omdat ze meer tijd nodig hebben, zegt De Wit. “Het kmo-segment is niet altijd de voortrekker in dat opzicht: je kan eraan trekken, maar je kan het niet versnellen. Op dit moment proberen we kmo’s vooral bewust te maken van het feit dat als ze nu nog niet met de digitale transformatie bezig zijn, het eigenlijk al laat is. Niet té laat, maar ze moeten nu wel op die kar springen. Zo kunnen we meteen die oldschool-processen aanpakken.”

“Begin ergens mee”

Ook Weijer raadt een proactieve aanpak aan. Als afsluiter deelt hij een tip: “Begin ergens mee. Neem iets simpels.”
Die eerste stappen naar een papierloos kantoor moeten niet moeilijk zijn, verzekert Weijer. “Er zijn veel repetitieve processen die in elk bedrijf voorkomen waar we met weinig moeite iets aan kunnen veranderen. Denk bijvoorbeeld aan het intekenen van bezoekers op kantoor. Dat is heel simpel en wordt altijd op papier gedaan, terwijl het evengoed kan met een iPad. Er zijn genoeg kleine stappen die we kunnen ondernemen die een impact maken.”
 
//www.smartbiz.be/achtergrond/170037/dit-hebben-alle-disruptieve-kmos-gemeen/