Hoe een Gents ziekenhuis volledig papierloos werkt

 
Twee en een half jaar geleden verhuisde het Maria Middelares-ziekenhuis uit Gent naar een volledig nieuw gebouw. De directie van het hospitaal vond dit het ideale moment voor een nieuwe start en besloot al het papier uit het ziekenhuis te verbannen. Hoe kan een ziekenhuis volledig papierloos werken en wat gebeurt er wanneer het netwerk kapot gaat? Marc Monballieu, de ICT-directeur van AZ Maria Middelares, deed tijdens de SecureLink Checkup uit de doeken hoe een papierloos ziekenhuis te werk gaat.
 

Redundantie

Het Maria Middelares-ziekenhuis ontvangt ieder jaar 150.000 patiënten die een uitstekende behandeling verwachten. Alvorens het hospitaal papier volledig achter zich kon laten, moest het dan ook een uitgebreide risicoanalyse uitvoeren. Er kunnen immers gevaarlijke situaties ontstaan wanneer je niet aan het elektronische patiëntendossier van je patiënt kan.
 
“Voor ons was redundantie het belangrijkste. We hebben twee core switches, twee interne firewalls, twee externe firewalls en twee computerkamers. Alles is met elkaar verbonden via fiber optics en we hebben nog een laatste computerkamer die in uiterste geval van nood gebruikt kan worden,” vertelt Monballieu.
 
Om de continuïteit van hun diensten te garanderen, heeft Maria Middelares contracten bij verschillende bedrijven, waaronder SecureLink. De service level agreements met deze firma’s moeten een continuïteit van 24 op 7 garanderen. Toch vertrouwt het ziekenhuis niet volledig op deze SLA’s. “Je mag de wet van Murphy niet vergeten. Soms gaat er toch nog iets verkeerd en dan moeten we voorbereid zijn,” aldus Monballieu. “Een probleem kan veroorzaakt worden door een menselijke fout, beveiligingsinbreuken, virussen of een netwerkstoring.”
 

Patiëntendossiers

Uit de risicoanalyse van Maria Middelares bleek dat de patiëntendossiers het grootste risico inhouden. In het nieuwe gebouw waar het ziekenhuis naartoe verhuisde, was geen ruimte meer voor papieren versies van deze dossiers. Daarom startte het hospitaal in 2010 met de uitrol van elektronische patiëntendossiers. Zolang de database bereikbaar blijft, kunnen alle hulpverleners zonder problemen de medische geschiedenis van hun patiënten bekijken. Geen enkele database of netwerk is echter volledig feilloos. Maria Middelares heeft daarom verschillende oplossingen klaar in geval van nood.
 
“Stel dat er problemen zijn en het netwerk is nog beschikbaar, dan schakelen we over naar een zogenaamde read-only-database,” legt Monballieu uit. “Deze database wordt bewaard in de derde computerruimte en is een kopie van de hoofddatabase. Iedere vier uur wordt er een kopie van alle gegevens gemaakt.”
 
Op deze manier zorgt het ziekenhuis er voor dat dokters gewoon verder kunnen werken wanneer er een databasestoring is. De gegevens die ze raadplegen zijn maximum vier uur oud en hulpverleners kunnen hun gebruikelijke applicaties blijven gebruiken, terwijl het probleem wordt opgelost. Wel krijgen ze waarschuwingen te zien die hen erop wijzen dat ze een kopie van de database gebruiken.
 
[related_article id=”168972″]  

Netwerkstoring

Wanneer er zich een netwerkstoring voordoet, werkt bovenstaande methode echter niet. Ook bij dergelijke grote problemen hoeft Maria Middelares echter niet naar papieren terug te grijpen. Het ziekenhuis heeft een back-upplan dat ervoor zorgt dat de belangrijkste data steeds digitaal beschikbaar is.
 
“We definiëren twee verschillende soorten patiënten, namelijk de opgenomen en ambulante patiënten. Voor de 500 tot 550 opgenomen patiënten die we hebben, maken we iedere twee uur een pdf-bestand met de belangrijkste info. Dat bestand wordt lokaal bewaard op een computer in de verpleegpost,” legt Monballieu uit.
 

 

USB-sticks

Aangezien ambulante patiënten geen bed innemen en vaak onverwachts naar het ziekenhuis komen via spoed, werkt deze methode niet voor de tweede groep patiënten. Voor deze patiënten voorziet Maria Middelares USB-sticks. “Op een stick van 32 GB kan je ongeveer 1.500.000 pagina’s aan tekst bewaren,” weet Monballieu. “Dat is voldoende om een kopie van de database met een minimum aan gegevens op te bewaren.”
 
Op de noodsticks van het ziekenhuis staat een SQL-database die door de standaard applicaties van het hospitaal gebruikt kunnen worden. De kleinere database bestaat uit geplande afspraken, geplande operaties, notities gemaakt door dokters die maximum vijf maanden oud zijn, gegevens van recente hospitalisaties en andere belangrijke documenten, zoals moederschapsbestanden. Alle gegevens op de sticks zijn gecodeerd om de privacy van patiënten te garanderen.
 
Maria Middelares heeft 25 computers waarop de sticks gebruikt kunnen worden en test zijn noodprocedures regelmatig uit. De voorbije maand werkte de back-up naar de sticks in 90 procent van de gevallen en slaagde de IT-dienst er 80 procent van de keren in om de stick op één van de computers te gebruiken.