Hoe kies je de juiste opslag voor je data?

Data nemen een steeds grotere plaats in onze bedrijfsvoering in, en dat niet meer enkel bij grote organisaties. Ook kleinere bedrijven en overheidsinstanties verzamelen steeds meer gegevens om hiermee beslissingen te maken. Online handel is hier dan ook een grote drijfveer in en heeft er mede voor gezorgd dat we elk jaar steeds meer gegevens hebben die we ergens moeten opslaan. Daar komen dan nog eens AI-toepassingen bij die van veel van deze gegevens afhankelijk zijn om goed te kunnen werken. Onze totale hoeveelheid verzamelde gegevens zal dus niet snel afnemen. Veel gebruikers staan echter niet verder stil bij deze opslag.

Dit opslaan van je data lijkt immers eenvoudig. Je plaatst je data weg, en zodra je ze nodig hebt, vraag je ze op. Klaar. Zo makkelijk is het in de praktijk echter niet. Er zijn verschillende manieren waarop je jouw gegevens kan opslaan, en deze zijn voor een groot deel afhankelijk van de grootte en noden van jouw bedrijf. Daar komt dan nog eens bij dat de bedrijven dit op de juiste manieren moeten doen, zodat ze ook voldoende ruimte hebben om verder te groeien. Wij laten je hier even zien waarom je jouw dataopslag serieus moet nemen, en wat de verschillende punten zijn waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste manier om je gegevens veilig te stellen.

Belang van goede opslag

Het correct opslaan van je data is ontzettend belangrijk, en dat om allerlei redenen. De hoofdreden, en tevens de meest voor de hand liggende, is om ervoor te zorgen dat alle gegevens van je bedrijf ergens veilig achter slot en grendel zitten. Cyberaanvallen waaronder bijvoorbeeld ransomware, zitten in de lift, en ook een technisch falen van je huidige systeem is niet uit te sluiten. Daarom moet je steeds zeker zijn dat je ergens een back-up hebt waar je in geval van nood op kan vertrouwen.

Ook de fysieke veiligheid van je data mag je zeker niet uit het oog verliezen. Er kunnen zich allerlei rampen voordoen waardoor de servers in een datacentrum gevaar lopen. Deze zijn doorgaans voorzien van de beste voorzorgsmaatregelen, maar de vraag is in welke mate ze bijvoorbeeld bestand zijn tegen overstromingen of aardbevingen. Daarom vertrouw je maar beter op opslagdiensten die gebruikmaken van meerdere datacentra. Indien je jouw data op een bepaalde locatie verliest, kan je soms bijna naadloos overstappen naar die van een ander datacenter.

De juiste vorm van opslag stelt je ook in staat om snel te reageren op dataschommelingen in je bedrijf. Niet elke optie is even flexibel, waardoor je mogelijk wat vast komt te zitten als je niet eenvoudig naar boven kan schalen. De juiste hardware of clouddienst helpt je hier al een stuk verder.

• Lees hier meer over het belang van dataredundantie

Aandachtspunten bij het kiezen van opslag

Zoals we aanhalen, is er een brede waaier aan verschillende opslagopties en de bijhorende combinaties. Als bedrijf is het belangrijk om te weten welke juist bij jouw huidige infrastructuur en wensen aansluiten. Wij tonen je hieronder enkele belangrijke punten waar je zeker rekening mee moet houden bij de keuze van de juiste opslag. Zo blijf je problemen een stap voor en bespaar je mogelijk wat geld uit.

1. Hoeveelheid data
2. Flexibiliteit
3. Snelheid
4. Beschikbaarheid van je data
5. Beveiligde opslag

1. Hoeveelheid data

Er zijn wel enkele hoofdpunten waar je rekening mee dient te houden bij het kiezen van de dataopslag die bij jouw organisatie past. Om te beginnen moet je goed weten hoeveel data je juist wenst op te slaan. Dat houdt zowel je huidige bestanden en software in, alsook wat je jouw organisatie nodig ziet hebben naar de toekomst toe. Er moet hier een goede balans bestaan tussen de feitelijke data en beschikbare opslag. Je wilt immers geen overdaad aan harde schijven hebben of te veel betalen bij een provider voor ruimte die je niet zal gebruiken. Daarom is het dus broodnodig om hier steeds een goed overzicht over te bewaren.

Sommige kleine bedrijven zullen immers reeds met een eigen NAS-netwerk al voldoende ruimte hebben. Grotere bedrijven moeten verschillende vormen aan data opslaan, wat telkens andere opslagmethodes vraagt. Voor bepaalde gegevens hebben ze een snellere toegang nodig, waardoor ze geneigd zullen zijn om deze op hun eigen locatie op te slaan. Voor andere data is dit dan weer minder van toepassing, dus die zullen ze dan in de cloud steken voor een eenvoudige opslag.

2. Flexibiliteit

Je moet in je zoektocht naar een geschikte dataopslag ook kijken naar de flexibiliteit en schaalbaarheid. Je bedrijf staat natuurlijk niet stil en zal de nodige groei kennen waardoor je snel je capaciteit wil kunnen uitbreiden. Er zijn veel bedrijven die gebruikmaken van een combinatie aan verschillende opslagmethodes, waardoor er in dit geval steeds een goed overzicht over moet zijn. Sommige oplossingen, zoals bijvoorbeeld de cloud, zijn hier uitermate voor geschikt. Zo krijg je in een klik of tegen betaling toegang tot alle ruimte die je nodig hebt. Ook bij organisaties die juist een stapje terug willen zetten is schaalbaarheid zeker cruciaal. Je wilt immers niet te veel betalen voor opslagruimte en diensten die je niet gebruikt.

3. Snelheid

Een bijkomend aspect waar je op moet letten is de snelheid waarmee je aan jouw gegevens kan. Het lokaal opslaan van data is interessant, omdat je steeds alle controle hebt. Dat maakt het in sommige gevallen wel moeilijker om steeds toegang te hebben tot alles. Zodra meerdere gebruikers grote hoeveelheden data moeten raadplegen, kom je hier al snel in de problemen. Hier blijken cloud-toepassingen wel de ideale oplossing. Zodra alle bestanden op de servers zijn geplaatst, kan iedereen ermee aan de slag.

4. Beschikbaarheid van de data

Je hebt als bedrijf de mogelijkheid om al jouw data ergens op te slaan, maar je moet bovendien ook in staat zijn om hier steeds toegang toe te hebben. Sommige gegevens moet je omwille van allerlei interne of externe redenen enkele jaren bijhouden, dus hier is het niet erg als deze ergens worden geplaatst waar je er niet zomaar mee aan de slag kan. Voor de overgrote meerderheid van jouw data is dit echter niet het geval en moet deze in een mum van tijd beschikbaar zijn. Sinds thuiswerken steeds meer ingeburgerd is binnen veel bedrijven, is dit aspect veel belangrijker geworden. We moeten immers vanuit onze woonkamers toegang hebben tot alle software en bestanden waar we mee moeten werken, en dat vraagt de nodige aanpassingen.

5. Beveiligde opslag

Een bijkomende, maar zeker niet onbelangrijke parameter, is de beveiliging die je voor jouw gegevens wenst. Elke optie heeft zijn voordelen die je zeker niet uit het oog mag verliezen. Het voordeel van fysieke dragers is bijvoorbeeld dat je ze niet steeds met het internet moet verbinden voor toegang. Ook offline kan je ermee aan de slag. Op vlak van beveiliging moet je dan weer rekening houden met het feit dat dit soort dragers wel iets van interne beveiliging vragen. Je kan van binnenuit makkelijk toegang krijgen, of ze gewoon verwijderen en meenemen.

Hou hierbij tevens zeker rekening met de verschillende soorten data. Niet al jouw gegevens zullen immers even belangrijk of gevoelig zijn. Sommige wil je met plezier aan een cloudprovider geven, en andere hou je liefst binnen de muren van je bedrijf. Maar ook hiervoor kan je gebruikmaken van de cloud. Deze diensten en hun datacentra zijn doorgaans voorzien van de beste veiligheidsmaatregelen die je je kan inbeelden. Hackers hebben hiermee niet zomaar toegang tot jouw gegevens. Cloudproviders die zich richten op een kwalitatieve dienstverlening maken doorgaans dan ook gebruik van kwalitatieve opslagdiensten. Combell bijvoorbeeld werkt hiervoor samen met NetApp. Zij bieden bijvoorbeeld extra bescherming aan tegen ransomware, bijhorende encryptie van jouw data, de volledige zuivering van je schijven zodat gegevens nooit teruggevonden kunnen worden, en meer. Je kan ook steeds gebruikmaken van gecombineerde toepassingen waarbij je slechts een deel op de cloud plaatst, en de rest binnen je eigen organisatie houdt. Er bestaat hoe dan ook een geschikte optie voor jou en jouw organisatie.

Conclusie: kies voor slimme opslag

Toegegeven, het is geen eenvoudige klus om een goed overzicht te bewaren over de hoeveelheid data die gebruikt, en al helemaal niet om voorspellingen te maken over hoe jouw vereisten er over enkele jaren uit zullen zien. Er zijn in beide gevallen een boel variabelen die hier een invloed op kunnen uitvoeren. Toch loont vroeg of laat het hebben van een uitgewerkt plan. Dit zorgt ervoor dat je niet zomaar zonder opslagcapaciteit komt te zitten en voldoende future-proof bent. Dit maakt het werk van jouw IT-afdeling ook aanzienlijk lichter. Wacht dus niet op de problemen alvorens je actie onderneemt. Bovendien stelt het je ook in staat om mogelijk een boel geld te besparen, wat altijd mooi meegenomen is.

“Een goede opslag van jouw gegevens kan je aardig wat kopzorgen besparen.”

Dit artikel komt uit het e-book “Hoe bescherm ik mijn bedrijf tegen rampen?”. Het volledige e-book kan je via deze link gratis downloaden.