E-facturen: kansen en aandachtspunten
Als u de betaling ook voor uw klant vereenvoudigt, wint u dubbel: de betalingstermijn wordt vaak met de helft ingekort. Een wensdroom? Toch ligt efficiënt digitaal factureren binnen handbereik.
Papieren facturen: duur en tijdrovend
1 miljard facturen worden er elk jaar verstuurd in België en slechts 1 procent daarvan vertrekt elektronisch naar de klanten. Belgische bedrijven klampen zich dus vast aan de traditionele manier van werken. Met een administratieve rompslomp, hogere kosten en hopen tijdverlies als gevolg.
De kostprijs van een papieren factuur loopt op tot drie euro per document. Want er komen heel wat manuele handelingen bij kijken: printen, in een omslag stoppen, frankeren en op de post doen. Zo’n papieren administratie is ook erg foutgevoelig. Gegevens overtypen voor betaling of boekhouding? Een onoplettendheid en de fout is gemaakt.
Met een elektronisch alternatief werkt u efficiënter en snoeit u fors in de kosten. Maar ook bij elektronisch factureren zijn er belangrijke aandachtspunten.
Digitaal factureren: welk platform?
Er zijn natuurlijk al veel elektronische betalingssystemen op de markt, elk met zijn voor- en nadelen. Bovendien moet uw software voor e-facturatie naadloos aansluiten bij uw boekhoudpakket of ERP-systeem. Dat vraagt een doordachte keuze en soms ook een investering. Is uw digitale workflow goed geïmplementeerd? Dan bespaart u aardig wat tijd en geld. Maar verlies uw klanten niet uit het oog!
Veel systemen voor elektronische facturen spitsen zich vooral toe op administratieve vereenvoudiging en kostenbesparing voor de verzender. Het lijkt wel alsof veel bedrijven ervan uitgaan dat klanten staan te popelen om te mogen betalen, en er met plezier alle technische hindernissen bijnemen. Inloggen op portaalsites, wachtwoorden onthouden, verschillende systemen van verschillende leveranciers … Uw klant stelt het niet op prijs als uw digitale facturen zijn administratie complexer maken. Kies daarom voor een systeem dat ook het gebruiks- en betaalgemak van uw klant centraal zet.
Hoe meer u rekening houdt met uw klant, hoe gelukkiger die is. Daarom is uw aandacht voor het betaalgemak van uw klant een belangrijk marketinginstrument.
De voordelen van e-facturen
- Lage facturatiekosten
Facturatiekosten nemen een flinke hap uit uw budget. Met digitale facturen laat u die kosten structureel dalen met wel 70 procent. Dat alleen is een interessant voordeel.
- Feilloze verwerking
E-facturatie mikt op een soepele en doeltreffende administratie. Het neemt elke drempel weg die een snelle betaling in de weg staat. Bovendien worden betalingen altijd foutloos verwerkt. Zijn volledig uitgesloten:
– dubbele betalingen;
– ontbrekende referenties;
– foute bedragen op verkeerde rekeningen.
- Sneller betalingen innen
Digitale facturen worden doorgaans sneller betaald. Zeker wanneer uw werkwijze de administratie van uw klant verlicht. Wanneer u digitaal werkt, hebt u bovendien op elk moment een actueel overzicht van de openstaande facturen. Dus stuurt u reminders uit vóór de vervaldag. Resultaat? Een betere cashflow voor uw bedrijf.
- Factuur en betaling als marketinginstrument
Hoe maakt u het verschil tegenover uw concurrenten? Een scherpe prijs, betere producten of een betere service? Verhoog ook het betaalgemak van uw klant en verlicht zijn administratie. Dan wordt uw factuur een sterk marketinginstrument.
Een voorbeeld: AcceptEmail
Een AcceptEmail is een digitale overschrijving die u per e-mail naar uw klant verstuurt. In die e-mail zit een betalingsstrookje, vergelijkbaar met wat u terugvindt op het klassieke overschrijvingsformulier. Het strookje bevat belangrijke informatie voor uw klant: uw bedrijfsgegevens en logo, de betalingsinformatie, de vervaldatum én de status van de betaling.
Gaat uw klant akkoord met uw betalingsverzoek? Dan klikt hij op het betalingsstrookje en kiest hij de bank waarmee hij wil betalen. Hij wordt dan doorverbonden naar de website van zijn bank, waar hij de overschrijving meteen ziet klaarstaan. Hij hoeft dus niets meer over te typen, alleen nog zijn betaling te bevestigen. Zodra dat gebeurd is, verandert de status en de kleur van het betalingsstrookje in zijn e-mail. Uw klant krijgt dus onmiddellijk een bevestiging van zijn betaling en heeft een bewijsstuk voor zijn boekhouding.
Uw klant kiest ook hoe hij uw factuur betaalt: met zijn bankapplicatie, debet- of kredietkaart, via PayPal of mobiel met zijn smartphone of tablet.
Als verzender van AcceptEmail hebt u een overzicht van alle verstuurde e-mails. Bovendien ziet u welke klanten het betaalverzoek openen, doorklikken naar hun bankapplicatie en de betaling uitvoeren. Dankzij het overzicht van de openstaande betalingen weet u precies wie een reminder nodig heeft. Dat is snel en eenvoudig, voor u en voor uw klant.
Wat hebt u nodig voor AcceptEmail?
AcceptEmails maken en versturen is eenvoudig. Naast een account bij AcceptEmail zélf hebt u een overeenkomst nodig met een internetbetalingssysteem zoals Worldline of Ogone.
Het volledige facturatieproces en de opvolging van de betalingen gebeurt in de cloud, dus zijn investeringen in hardware of applicaties overbodig. Dat maakt deze oplossing toegankelijk voor grote én kleine bedrijven. Bovendien is het prijsmodel van AcceptEmail transparant. Naast een jaarlijks abonnement betaalt u een vast bedrag per verzonden factuur.
Meer weten?
Slimme e-facturatie maakt uw administratie efficiënter en uw klanten gelukkiger. Wilt u meer weten over de mogelijkheden en de voordelen? Neem contact op met Luc Vanhecke.
