Goede e-mailetiquette en hygiëne bevordert elektronische communicatie
Er is al veel over geschreven. Een goede e-mail etiquette (dat is op de juiste manier een e-mail schrijven) en e-mail hygiëne (dat is op de juiste manier een e-mail bewaren) zijn van groot belang om goed en begrijpelijk over te komen bij het uitwisselen van e-mails of andere elektronische communicatie, zoals op sociale media. Ikzelf heb alvast enkele raadgevingen, waar ik mezelf ook aan hou.
– Antwoorden op een e-mail hoeft niet onmiddellijk te gebeuren. E-mail schreeuwt vaak om een direct antwoord, maar je kan rustig de tijd nemen om na te denken en te antwoorden. Ontvangstmelding is altijd goed, of bij afwezigheid een “Out of Office” aanzetten, ook al is het maar voor een korte periode. Inhoudelijk antwoorden kan dan later wel.
– Zorg voor een goed spam- en virusfilter. Absoluut noodzakelijk om onnodige en gevaarlijke mails te vermijden.
– Reactie op een dringende mail kan ook zonder e-mail. Vaak zit de afzender gewoon in het gebouw waar jij zit. Je kan altijd reageren door persoon in kwestie even op te zoeken, of door even te bellen. De communicatie zal zeker sneller gaan.
– Gebruik minstens twee mailboxen : één voor professioneel verkeer, één voor privé verkeer. Dat heeft mij alvast al heel wat misverstanden bespaard.
– Verzorg een e-mail alsof je een traditionele brief schrijft. Dat is een vorm van elementaire beleefdheid en geeft aan de ontvanger meteen een “beschaafde” indruk, wat sympathie of respect met zich mee brengt. Begin dus met “Beste Kris,…” en eindig met “Met vriendelijke groeten”…
– Geef voldoende aandacht aan de lay-out of opmaak van de mail. Weet dat wanneer je een woord volledig in hoofdletters schrijft (bijvoorbeeld “IDIOOT”), je eigenlijk aan het schreeuwen bent. Bij een goede opmaak kan je ook in een wat langere tekst bepaalde woorden in het vet plaatsen, zodat je de lezer al meteen wijst wat de belangrijkste inhoud van de mail is, een soort samenvatting “avant la lettre” voor de ontvanger. En vergeet nooit in de aanhef van de mail kort het onderwerp (subject) te vermelden. Dan kan de lezer in één oogopslag begrijpen waar het over gaat. Kwestie van hoffelijkheid.
– Wis onnodige mails meteen en hou een goed klassement bij, alsof je werkt met een fysiek klassement met mapjes. Eigenlijk moet je dezelfde logica volgen. En kuis de bewaarde mails op tijd en stond op. Als je het goed nagaat, weet je dat je talloze bewaarde berichten … nooit meer gaat ophalen.
“Schermcommunicatie” via pc of smartphone beheert en beheerst het leven van velen van ons. Daardoor ontstaat een nieuwe en aparte cultuur van communiceren. Communicatie kan sneller, goedkoper, internationaler en duidelijker (denk aan het gebruik van icoontjes). Ik ken trouwens weinig bedrijven waar een echte “e-mail code” bestaat, tenzij dan voor het gebruik van de huisstijl (logo’s, “fonts” en dergelijke meer). Gewoon het gezond verstand gebruiken en vooral –laatste maar belangrijkste raadgeving- : print je mails zo weinig mogelijk af. Voor niks nodig want dubbel werk, zuiniger en vooral beter voor het milieu.
