Nog vijf veelgestelde vragen over softwarelicenties
Veel ondernemers zijn niet volledig op de hoogte van welke software er in hun bedrijf wordt gebruikt en of zij wel over de juiste licenties beschikken. Riskant, want het gebruik van software zonder geldige licenties is strafbaar en kan tot hoge boetes leiden. Het loont dus de moeite om u als entrepreneur goed te verdiepen in de door jouw organisatie gebruikte software en licenties.
Vorige week hielpen we u daarbij op weg met vijf veelgestelde vragen over softwarelicenties. Hieronder zetten we er nog vijf voor je op een rij.
1. Is een aankoopfactuur genoeg om aan te tonen dat ik compliant ben als ik een laptop koop, waarop Windows staat geïnstalleerd?
Nee. Om aan te tonen dat je compliant bent, is de aankoopfactuur zelf niet genoeg. Bij de aankoop van een laptop waarop Windows staat geïnstalleerd, moet door de verkoper een certificaat van echtheid (COA) worden meegeleverd op de PC. Om compliancy aan te tonen, moet u ook deze kunnen voorleggen.
2. Ben ik als opdrachtgever verantwoordelijk voor alle software van een door mij ingehuurde freelancer? Of ben ik alleen verantwoordelijk voor de compliancy van de software die nodig is voor het uitvoeren van de opdracht?
Dat eerste. Zodra een freelancer zich met een device op uw bedrijfsnetwerk bevindt, bent u als organisatie verantwoordelijk voor álle software op die computer. Je verantwoordelijkheid beperkt zich dus niet tot de software die nodig is om de opdracht te vervullen, waarvoor de freelancer wordt ingehuurd.
3. Wie is er in een franchiseconstructie verantwoordelijk voor de softwarelicenties? De franchisegever of franchisenemer?
Ondernemers zijn zelf verantwoordelijk voor het hebben van de juiste licenties. Meestal ligt de verantwoordelijkheid dus bij de franchisenemer, tenzij dit in een overeenkomst heel duidelijk anders is vermeld. Bij overtreding van de licentieregels zal de softwareleverancier meestal dus de franchisenemer aansprakelijk stellen. In sommige gevallen kan de franchisenemer dit wel weer op de franchisegever verhalen.
4. Mijn onderneming maakt alleen gebruik van clouddiensten. Betekent dit, dat ik altijd compliant ben?
De kans dat uw licenties aan alle eisen voldoen, is bij het gebruik van clouddiensten inderdaad groot. Theoretisch kan het hier wel misgaan als een clouddienst via een derde partij, zoals een internetserviceprovider, wordt aangeboden. Als eindgebruiker is het echter bijna onmogelijk om te achterhalen of alle betrokken partijen dit onderling goed hebben geregeld. Mocht dit niet het geval zijn, dan zal een softwareleverancier daarom in dit soort gevallen meestal aankloppen bij de tussenpersoon en niet bij u als eindgebruiker. Overigens is het ook bij het gebruik van clouddiensten goed om op de hoogte te zijn van de voorwaarden over bijvoorbeeld de licenties per gebruiker of aantallen gebruikers.
5. Een medewerker haalt werkmails op via zijn privételefoon of -computer. Heb ik daarvoor een aparte licentie nodig?
Dat ligt eraan. Wie via een telefoon of computer zijn e-mails ophaalt, doet dat via een mailserver. Het ligt aan het soort licentie dat voor deze server is afgesloten, of je per gebruikt device een aparte licentie nodig hebt of niet. Bij Microsoft bijvoorbeeld is het mogelijk om zowel licenties per gebruiker, als per device af sluiten. In het eerste geval heb je dan geen aparte licentie nodig voor een privételefoon. In het tweede geval wel. Het is dus belangrijk dat u zich hierin voor uw specifieke situatie verdiept.
