Spreadsheets bepalen het beleid van big business
In onze samenleving groeit het aantal berekeningsbladen of spreadsheets constant. Hetzelfde geldt voor het aantal links tussen die spreadsheets, verspreid over het netwerk van de onderneming. Op die manier bestaan er toepassingsgerichte milieus waarvan de uitvoering verschillende duizenden euro’s heeft gekost en die gedeeltelijk of geheel vervangen werden door constructies van spreadsheets.
In het beste geval gaat men, op het einde van dat proces, de inhoud van de spreadsheets in de software gieten om de gegevens te synchroniseren of te versterken met het geheel aan processen die het informatiebeleid uitmaken. De projectteams, schipperend tussen onbegrip tot frustratie, hebben geprobeerd om die milieus te beperken. Maar nu zijn ze al zo ver dat ze praten over het controleren of beheren ervan. De grote vraag, degene die het hele informaticateam zou moeten achtervolgen, is waarom deze milieus zo vruchtbaar zijn. Een gemakkelijke excuus is het gebrek aan business know how van de IT-dienst. Verder kan je de schuld ook leggen bij het gebrek aan flexibiliteit van de bestaande milieus. Het gevolg is dat de onderneming een methodologie van analyse ontwikkelt en de flexibiliteit van de systemen garandeert door er reusachtige bedragen in te investeren. Maar toch zal het beleid, met een omzet van verschillende miljarden euro, gedeeltelijk verwezenlijkt blijven worden door het goedkope werktuig dat het berekeningsblad is.
In alle milieus die wij hebben geanalyseerd, is de conclusie altijd dezelfde. De oorzaak van de snelle vermenigvuldiging van de berekeningsbladen is het gebrek aan afstemming van de voorgestelde oplossing op de reële behoeftes van de gebruiker. Nochtans waren die overeenkomst en dat begrip tussen de gebruiker en de informaticaspecialist er in den beginne wel. Maar de informaticus heeft data geïmplementeerd daar waar de gebruiker wacht op informatie die op de business is afgestemd. Om die data om te zetten in nuttige informatie voor de business, zou men zijn definitie van ‘business informatie’ voor de hele onderneming op dezelfde manier moeten bepalen.
De fundamentele vergelijking voor het informaticasysteem dat perfect is geïntegreerd in zijn onderneming, waarvan het de informatie beheert, zijn:
Data + een definitie op het business niveau = informatie
Zonder die definitie ontbreekt het data aan afstemming voor de gebruiker. Die zal de data dus moeten vertalen, corrigeren of aanpassen om er nut voor de business uit te halen. In een klassiek ERP-milieu of een supply chain, is die omzetting onmogelijk. Met een spreadsheet, daarentegen, kan de gebruiker data uit de software distilleren en ze veranderen in informatie die hij in zijn business milieu kan hanteren. Aan het eind van de rit zal de gebruiker die gegevens in de nodige software gieten, omdat de informatica de verschillende software modules in samenhangend verband heeft verenigd. Een eenvoudig voorbeeld is het inzicht in de term ‘omzet’. Die zal door de ene afdeling of land gezien worden als de volledige omzet, terwijl hij voor een andere afdeling of land de productomzet is, zonder de diensten.
Om dat verschijnsel te verhinderen en milieus aan te reiken die voor de gebruiker efficiënt zijn, gebruikt ons team twee technieken die, samen, hun prestatie hebben bewezen. De eerste is om de onderneming een definitie te laten opstellen voor hun informatiemodel. Het is dit model dat aan de grondslag ligt van het genereren van data. De tweede techniek bestaat uit de begeleiding van de gebruiker, dwars door zijn milieu van spreadsheets. Wij helpen om het proces en de ontwikkeling te beheren door voortdurend terug te komen naar het informatiemodel van de business.
Als hij eenmaal de tijd heeft gekregen om over het systeem na de denken, zal de gebruiker tenslotte zelf zijn behoeften binnen het informatiesysteem van de onderneming herdefiniëren.
Dominique Scheuren – Owner Bizliner
