Fruitsalade
Ik ken bedrijven en overheidsdiensten waar elke IT-activiteit, volgens strikte regels, via de interne IT-afdeling moet passeren. Als er beroep moet worden gedaan op externe dienstverleners, is het ook het IT-departement dat daarvoor zorgt. Maar ik ken evengoed bedrijven waar dat principe niet wordt gehanteerd. Individuele departementen of administraties mogen er externe bedrijven inroepen voor diensten die niet worden aangeboden door de eigen IT-dienst.
Beroep doen op derden voor IT-diensten valt vandaag nog moeilijk te vermijden. Ondernemingen zijn niet meer in staat om alle kennis en alle instrumenten intern aanwezig én beschikbaar te hebben om gelijk welke taak op te nemen. Beide benaderingen hebben voor- en nadelen. Alle IT-taken centraliseren, laat toe om te vermijden dat de systemen te heterogeen worden, om de kosten en de geleverde kwaliteit onder controle te houden, om de noden van verschillende departementen te groeperen. Dat leidt tot belangrijke besparingen op korte en lange termijn.
Maar zo’n centralisatie kan ook zorgen voor lange lijsten van projecten en initiatieven die moeten worden geanalyseerd, ontwikkeld of geïmplementeerd. Zelfs als de IT-afdeling zelf beroep doet op externe leveranciers, wordt het aantal projecten en externe diensten toch beperkt door het intern beschikbare personeel om ze te beheren of superviseren.
Bedrijven die de nodige middelen niet kunnen vrijmaken of inkopen en daardoor bepaalde nieuwe producten of diensten niet kunnen realiseren, missen natuurlijk opportuniteiten en kunnen daardoor misschien hun objectieven niet halen. Aan de andere kant: wie regelmatig externe partijen binnenhaalt voor diverse IT-noden, kan eindigen met een infrastructuur die veel weg heeft van een fruitsalade. Zou u in de schoenen willen staan van de IT-manager die dat allemaal moet beheren en draaiende houden?
Ik geloof dat elk bedrijf absoluut principes moet vastleggen voor de keuze, de bouw en de integratie van systemen die intern of extern ontwikkeld worden. Het beheren van de architectuur is een taak die niet zomaar kan worden overgelaten aan de noden van het moment en de ideeën van externe leveranciers en te haastige gebruikers. Een gebrek aan homogeniteit kan een zware last betekenen voor een onderneming en de organisatie opzadelen met kosten en inspanningen die moeilijk kunnen worden weggewerkt. Eenmaal je een bepaalde technologie binnenlaat, blijft hij er waarschijnlijk een hele tijd.
Een goed beheer van de technologische keuzes vereist een nauwkeurige en regelmatige planning van de gebruikte technologie en van nieuwe, opkomende technologie. Het hangt ook af van migratieplannen en vervangingsplannen op lange of korte termijn, en van het bestaan van technologische standaarden en lijsten van risico’s en voordelen van de aangeboden of beschikbare technologie. Een ad hoc technologische standaard invoeren als antwoord op een specifieke vraag van de gebruikers, is niet aan te raden, al kan dat soms frustrerend zijn. Kijk vooruit en communiceer tijdig over deze standaarden.
Georges Ataya is hoogleraar aan de Solvay Business School, internationaal vice-president van het IT Governance Institute en afgevaardigd bestuurder van ICT Control SA-NV.
