Scorecard op een portefeuille van toepassingen
We schijnen nergens meer veilig te zijn voor prestatie- indicatoren, zelfs niet in ons dagelijks leven. Het is al ‘KPI’s’ en ‘scorecards’ wat de klok slaat. Persoonlijk moet ik mij bijvoorbeeld zorgen maken over de indicator van mijn lichamelijke massa, wat men in het Engels de ‘Body Mass Index’ of BMI noemt: het overgewicht dreigt. Er is nu een consultancybureau dat voorstelt om de BMI te meten voor de bevoorradingsketen van een onderneming. We hebben namelijk ook een behoorlijk vetgehalte opgestapeld in onze ‘lean manufacturing’.
Met een aantal klanten en partners, hebben we dan toch maar toegegeven aan deze trend. We hebben een ‘scorecard’ gemaakt voor de portefeuille van de toepassingen binnen een bedrijf. Wij hadden namelijk een instrument nodig dat begrijpelijk was voor de business, en dat het mogelijk maakt om de omvang van IT-investeringen project per project te meten. Het doel was om een instrument te creëren dat kon helpen bij het bepalen van prioriteiten tussen IT-projecten.
We baseerden ons op het werk van C.K. Prahalad. Maar om het in praktijk om te zetten, bleek dat elke onderneming nood had aan een groep meetinstrumenten die zijn afgestemd op haar bedrijfsmodel. In de volgende paragrafen verstaan we onder ‘applicatie’ een pakket, een module van een pakket, een interface, een interne ontwikkeling, een rekenblad, een database, enzovoort.
De meeteenheden moeten eenvoudig blijven. Een schaal van 0 tot 5 is het maximum, het ideaal zijn drie mogelijke waarden per maatstaf. De drie eerste waarden meten enkel het businessproces dat de applicatie ondersteunt. De scorecard is gelinkt aan de applicatie maar bevat waarden die daarbuiten gaan.
De eerste twee dimensies van de scorecard hebben alleen betrekking op het bedrijfsproces dat de applicatie moet ondersteunen. De scorecard is dus wel verbonden met de applicatie, maar bevat indicatoren die er buiten liggen. De eerste dimensie is het strategische belang van het bedrijfsproces. Gaat het hier om een strategisch proces, of is het eerder een ondersteunend proces? Een tweede dimensie is de stabiliteit van het domein binnen de onderneming. Gaat het hier om een domein dat goed gekend is binnen de onderneming en waarover die kennis stabiel is? Of gaat het daarentegen over een domein waarvan de kennis van de onderneming nog volop evolueert en waarover de verwachtingen van de gebruikers voortdurend veranderen?
De volgende dimensies gaan over de applicatie zelf. Hoeveel veranderingen en aanpassingen vragen de gebruikers? Ook is het belangrijk om de oorsprong van de applicatie te meten. Men moet bepalen of het een in-house ontwikkelde toepassing is, een pakket of een outsourcing. In elk van de drie gevallen moet men bovendien het niveau van vertrouwen meten in die bron, op financieel en technologisch vlak.
Verder moet de aard van de gegevens worden geëvalueerd. Zijn het gegevens uit het publieke domein of zijn ze strikt vertrouwelijk? Elke applicatie moet ook geëvalueerd worden in functie van zijn kwaliteit. Het aantal gegenereerde ’tickets’ van de helpdesk en de ernst van de gerapporteerde problemen laten toe om te bepalen hoeveel vertrouwen men in een applicatie mag hebben.
De gegevens van die eenvoudige dimensies kunnen op korte tijd uitgewerkt worden. Aangepast aan de onderneming, krijgen deze indicatoren pas hun volle betekenis als men de resultaten met elkaar vergelijkt. De eenvoudige waardeschalen laten toe om snel besluitvormingsgrafieken te schetsen. Die maken het voor het IT-management makkelijk om de portefeuille van hun projecten en applicaties rationeel te beheren. De redenering die door de IT wordt gevolgd, is eenvoudig en perfect begrijpelijk voor de business. Bovendien is deze methode ook door de business zelf te gebruiken, eens ze in voege is.
Dominique Scheuren – Owner Bizliner & Dialog STD.
