De vijf essentiële beslissingen
Volgens professor Peter Weil van de Sloane Management School aan het MIT, zijn er vijf essentiële beslissingen te nemen op het vlak van IT. Dat zijn de beslissingen over de basisprincipes, de architectuur, de infrastructuur, de applicaties en tenslotte over de investeringen en de prioriteiten op het vlak van de uitgaven.
We nemen niet graag beslissingen. Het is aangenamer om te handelen dan om te beslissen, want beslissen betekent dat je opties elimineert. Een IT-beslissing nemen, is uiteindelijk iets dat door één persoon moet gebeuren.
Beslissen omvat vaak een mengeling van technische en organisationele aspecten, en beschouwingen over de fi nanciële risico’s en de opbrengst op korte en lange termijn. Er zijn beslissingen die snel genomen en regelmatig herzien moeten worden, en andere die de tijd krijgen om te rijpen en om gevalideerd te worden alvorens ze definitief worden genomen. Maar wat zijn die vijf beslissingen van Weil eigenlijk?
De meest succesvolle bedrijven zijn vaak diegenen die een aantal basisprincipes hebben aangenomen die op alle niveaus in de onderneming gerespecteerd moeten worden. Wat informatica betreft, gaat het om principes over de manier waarop dit instrument zal worden gebruikt. ‘Liever hergebruiken dan kopen, maar liever kopen dan bouwen’, ‘zo veel mogelijk de homogeniteit van de infrastructuur respecteren’, ‘de IT-investeringen beheren zoals elke andere investering’, zijn voorbeelden van dergelijke principes. Wat beslissingen op het niveau van de architectuur betreft: die bepalen hoe de gegevens, de toepassingen en de infrastructuur zullen worden georganiseerd. Hieruit volgt een betere integratie en een standaardisering van de gegevens en de toepassingen.
De infrastructuur is het basiselement, dat noodzakelijk is voor de dienstverlening aan de gebruikers. Correcte beslissingen over de infrastructuur garanderen een maximale beschikbaarheid ervan voor een optimale kost. Een te uitgebreide infrastructuur kan overbodige kosten betekenen. Daarentegen betekent een te beperkte infrastructuur een handicap voor de onderneming. Dat maakt het moeilijk om toepassingen snel uit te rollen en verhoogt het risico op tekorten of onderbrekingen in de dienstverlening.
De toepassingen dan. Die laten de verschillende onderdelen van de onderneming toe om hun taken te vervullen. De ware noden vaststellen en de toepassingen verbeteren, dat zijn een aantal beslissingen die rechtstreeks waarde kunnen toevoegen voor de onderneming. Een beslissingsproces dat toelaat om de opportuniteiten goed de identificeren, is een sleutel tot het succes van een onderneming.
Tenslotte zijn er de beslissingen die te maken hebben met investeringen. Die vereisen een goede definitie van de prioriteiten, gebaseerd op een inschatting van de kosten, de verwachte opbrengsten en de risico’s. Niet alleen moeten we weten hoeveel we kunnen uitgeven aan IT, we moeten die middelen ook toewijzen op die plek waar ze het nuttigst en dus het productiefst zijn. Dergelijke beslissingen vragen een inzicht in de tastbare en niet tastbare opbrengsten en in de risico’s die verbonden zijn met de technologie en met de organisatie.
Met moet eerst vaststellen wat de belangrijke beslissingen zijn die moeten worden genomen, alvorens men bepaalt wie die beslissingen zal moeten nemen, en hoe dat zal gebeuren.
Georges Ataya is hoogleraar aan de Solvay Business School, internationaal vice-president van het IT Governance Institute en afgevaardigd bestuurder van ICT Control SA-NV.
