Een vat zonder bodem?
De bedrijfsleiders en CFO’s die ik tegenkom, vergelijken IT vaak met een vat zonder bodem. Zelden zijn ze op de hoogte van wat er gebeurt op het vlak van IT-portfoliomanagement. Toegegeven, dat is dan ook een recent concept waar enorm veel onbegrip over bestaat.
Ik kom verschillende concepten van portfoliobeheer tegen die ik eigenlijk gedeeltelijk portfoliobeheer zou noemen. Men heeft het dan over het beheer van de IT-activa doorheen hun levenscyclus, of over de toewijzing van budgetten naargelang de noden, of nog over de toewijzing van middelen aan verschillende projecten die concurreren voor dezelfde budgetten.
Portfoliomanagement is meer dan simpelweg een inventaris van de IT-infrastructuur. Het moet gaan om een financieel proces dat toelaat de waarde van die activa te meten, prioriteiten vast te leggen voor de verschillende initiatieven en specifieke fondsen ter beschikking te stellen aan elk ervan. Het doel is om de financiële opbrengst, of de return on investment, te verhogen, en daarbij de risico’s op een aanvaardbaar peil te houden.
Portfoliobeheer heeft invloed op, en beïnvloedt, drie domeinen. In de eerste plaats is het een instrument voor de bedrijfsstrategie. Als die strategie de doelstellingen formuleert op het vlak van groei, doelmarkten en concurrentiële positie, dan leidt dat tot een geheel van initiatieven en projecten die nodig zijn om die doelstellingen te realiseren. Wie zijn middelen optimaal wil gebruiken, moet rekening houden met de haalbaarheid van de initiatieven en met de risico’s. Het IT-portfoliomanagement vertaalt de bedrijfsstrategie in een impactanalyse op de bestaande portfolio en een gids voor de strategische keuzes.
Er is ook een directe relatie met de architectuur van de onderneming. Vanuit het standpunt van de architectuur, is het portfoliobeheer de routeplanner om van de huidige architectuur naar de toekomstige te geraken. Het is er om te doen om de domeinen te identificeren waar de waarde wordt verhoogd, en waar die waarde wordt verminderd of vernietigd. Je zou kunnen zeggen dat enterprise architecture het achitecturaal concept definieert en dat portfoliomanagement zich richt op de toegevoegde waarde van dat architecturaal concept, wat toelaat de beste combinatie van investeringen te bepalen om het concept te realiseren.
De invloed op projectbeheer is ook van belang, want het portfoliobeheer zorgt ervoor dat projecten prioriteit kunnen krijgen. Het beheren van projecten en het rechtvaardigen van de noodzaak van die projecten, dat zijn afzonderlijke taken die afhangen van de verantwoordelijken voor die projecten. Maar het portfoliobeheer valt niet onder hun verantwoordelijkheid. Het laat toe verschillende projecten, mét hun financiële rechtvaardiging, te vergelijken en te rangschikken naargelang hun bijdrage en toegevoegde waarde in vergelijking met de toegekende investering.
Een goed IT-portfoliobeheer geeft de beslissers dus houvast bij hun strategische keuzes, bij hun architecturale keuzes en bij het projectbeheer. Het laat toe dat het management de IT kan gaan bekijken als een schepper van waarde, eerder dan als een verzameling vaten zonder bodem.
Georges Ataya is hoogleraar aan de Solvay Business School, internationaal vice-president van het IT Governance Institute en afgevaardigd bestuurder van ICT Control SA-NV.
