De levensstijl van ondernemingen
Tijdens mijn studies was ik, vanwege mijn beperkte financiële middelen, gedwongen om met enveloppen te werken. Daarop schreef ik elke categorie van uitgaven: ‘huur’, ‘eten’, ’transport’, ‘uitgaan en hobbies’ enzovoort.
Op dezelfde manier beheren ondernemingen vandaag hun IT-uitgaven, in de vorm van een portfolio van investeringen die aangepast zijn aan hun levensstijl. Zij groeperen hun projecten in verschillende categorieën. Peter Weill van de MIT Sloan School of Management stelt vier categorieën voor.
Ten eerste heb je infastructuurprojecten. Dat zijn projecten die gericht zijn op het in leven houden van de systemen die essentieel zijn voor de dagelijkse werking – de lichten aan houden.
De tweede categorie zijn transactionele projecten die de activiteiten van de onderneming automatiseren, en die de totale kost van de bedrijfstransacties verminderen. Die categorie laat toe om een aanvaardbare productiviteit aan te houden en om de tijdige levering van producten en diensten te verzekeren.
De derde categorie heeft betrekking op informatiesystemen. Die bieden de onderneming de mogelijkheid om beslissingen te nemen, om beter te beheren, om de activiteiten te controleren en meten, en om de kwaliteit te verbeteren. Deze informatie is de essentiële grondstof voor verschillende hiërarchische niveaus in de onderneming en is doorslaggevend voor hun vermogen om de doelstellingen te meten en ze ook te realiseren.
Strategische systemen, de vierde categorie, zijn systemen die nieuwe producten creëren, nieuwe markten openen of de concurrentiepositie veranderen. Dit is de essentiële grondstof voor het management om de onderneming een stap voorwaarts te laten zetten, dankzij IT. Het equivalent in de publieke sector zijn nieuwe diensten die waarde creëren voor de gebruikers en de burgers.
Een goede categorisatie van de investeringen laat toe om het profiel van een onderneming te bepalen en om ervoor te zorgen dat de middelen die voor elke categorie worden vrijgemaakt, geschikt zijn en in de juiste richting evolueren.
Ondernemingen die vooral gericht zijn op het beperken van hun kosten, richten bijvoorbeeld hun inspanningen en hun budget op de tweede categorie, de transactionele systemen. Organisaties die vooral hun activiteiten snel en flexibel willen houden, zullen zich meer richten op de infrastructuur, de eerste categorie. Maar zij zullen ook een flink stuk van hun budget reserveren voor strategische investeringen, categorie vier.
Ik heb het altijd nutteloos gevonden om de ratio’s van IT-uitgaven van verschillende ondernemingen met elkaar te gaan vergelijken. Twee verschillende ondernemingen bevinden zich a priori op een verschillend punt in hun ontwikkeling en een vergelijking levert dus niet meteen bruikbare informatie op. Toch kan het interessant zijn om deze ratio’s per categorie en per industriesector te vergelijken, om een beter idee te krijgen van de ‘levensstijl’ van een onderneming in zijn streven om zijn kosten te beheren en zich op concurrentieel vlak meer wendbaar te maken.
Als student dwong het tekort aan middelen mij om met enveloppen te werken. Kent u veel IT-departementen die middelen teveel hebben, en het zonder deze discipline kunnen stellen?
Georges Ataya is hoogleraar aan de Solvay Business School, internationaal vicepresident van het IT Governance Institute en afgevaardigd bestuurder van ICT Control SA-NV.
