IT-processen ombouwen tot een demand chain
Al sinds 1911 – toen Frederick Taylor The Principles of Scientific Management publiceerde, weten we hoe we aparte taken moeten organiseren in een groter geheel. In de jaren ’80 dook de term supply chain als verzamelnaam voor de verschillende bedrijfsprocessen die te maken hebben met de productie van goederen en diensten.
Dat concept van de supply chain kan ook worden toegepast binnen de IT-afdeling. Vanaf de beslissing om een project door te voeren tot het moment dat het operationele systeem moet worden beheerd, via de stappen van contracting en procurement, zijn er een hele reeks afzonderlijke taken die op een coherente manier kunnen worden samengebracht in processen die te maken hebben met de aflevering van een dienst door IT.
De bevoorradingsketen van een IT-afdeling is vandaag in hoge mate geautomatiseerd, en gebaseerd op gestandaardiseerde processen die ervoor zorgen dat de juiste resources op het juiste moment en op de juiste plek worden geleverd. De doelstelling is om op steeds efficiëntere manier de vraag te voorspellen.
Zoals in de industriële productie en in wat men push systems noemt, is het basisidee hier dat de IT-afdeling de vraag kan anticiperen en de beschikbare middelen kan inzetten op de meest efficiënte manier om aan die vraag tegemoet te komen.
Dit push model wordt in de IT als basismodel gebruikt. De IT-dienst duwt alle deelactiviteiten van het project of van de uitbating vooruit. Veel projecten worden op deze manier afgewerkt, waarbij pas achteraf blijkt dat ze niet beantwoorden aan de vraag van de business. Ofwel is het project afgeweken van de oorspronkelijke doelstelling, ofwel is de behoefte bij de business in tussentijd veranderd.
Ik denk dat we het idee van een ketting van processen moeten behouden. Maar de supply chain moet een demand chain worden, waarbij we overschakelen op een pull model. In deze demand chain is het de business die het proces vooruit trekt. Daarbij stuurt hij het proces ook in de juiste richting, wat de afstemming tussen business en IT vergemakkelijkt. Valt de trekkracht weg, dan is dat een teken dat het project niet meer noodzakelijk is en dat het dus kan worden stopgezet. Dat is trouwens een normaal fenomeen in een onderneming die voortdurend verandert en evolueert.
Een IT-afdeling die overschakelt van een supply chain naar een demand chain, kan zijn processen flexibeler maken, kan zich sneller aanpassen aan de veranderingen in de omgevingsfactoren. Het push model zorgde ervoor dat alle activiteiten en taken op voorhand en in detail moesten worden gespecificeerd, gemeten en opgevolgd. Dat is wat de meeste governancestandaarden vandaag doen. De informaticus is bezig met management en hij verliest zijn autonomie en zijn creativiteit.
Het pull model betekent dat we moeten beschikken over verschillende elementen – personen, activiteiten, functionele en technische infrastructuur – die we op een flexibele manier kunnen koppelen. Ze moeten op vraag kunnen worden geassembleerd en weer gedemonteerd. Autonomie en creativiteit worden dan juist essentieel. En het beheren van een dergelijke omgeving, vereist een echte leider.
Nochtans sluiten deze twee modellen elkaar niet uit. Het is belangrijk dat beide aspecten goed in evenwicht zijn binnen de keten van IT-processen. Helaas stel ik vast dat we de voorbije jaren toch vooral bezig zijn geweest met het organiseren van een IT supply chain, eerder dan een IT demand chain.
Dominique Scheuren – Owner Bizliner & Dialog STD.
