1 juli 2010 17:27

Gouden bergen bestaan niet

Leveranciers beloven vaak gouden bergen tijdens hun verkoopsgesprek. Bij de uitbesteding van mainframes is dat niet anders.

Is kostenbesparing een prioriteit van de CIO, dan staat de uitbesteding van het mainframe bijna altijd automatisch op zijn verlanglijstje. De hosting van het mainframe kost vaak meer dan 10 miljoen euro op jaarbasis. Dat is een aanzienlijke hap uit de jaarlijkse begroting van een IT-infrastructuurafdeling.

Het grootste deel van de kosten zijn gerelateerd aan de (systeem)software van softwareleveranciers zoals IBM, Software AG, Computer Associates, BMC Software en Compuware. Bedrijven met wereldwijde overeenkomsten met deze softwareleveranciers (zij vertegenwoordigen vaak een volume van meer dan 200.000 mips), kunnen beheersoftwarelicenties tegen veel lagere tarieven aanbieden. Leveranciers die niet over dergelijke overeenkomsten beschikken, kunnen geen of nauwelijks schaalvoordeel bieden.

Checklist
Gedreven door commerciële targets beloven leveranciers vaak gouden bergen tijdens hun verkoopsgesprek. Ik stel vast dat het er bij de uitbesteding van mainframes niet anders aan toegaat, terwijl er eigenlijk maar drie argumenten van tel zijn: de terugdringing en flexibilisering van kosten en het voorkomen van een personeels- of competentietekort.

Of je uiteindelijk tot een aantrekkelijke businesscase komt, is onder meer afhankelijk van de volgende factoren:

De erfenis uit het verleden. Bestaande contracten met softwareleveranciers lopen soms contractueel nog door ná de effectieve datum van het uitbestedingscontract. Hierdoor kan er onvoldoende gebruik worden gemaakt van de schaalvoordelen die de leverancier biedt.
De diversiteit en standaardisatiegraad van de gebruikte software bij de uitbestedende organisatie en de mate waarin deze aansluit op de wereldwijde overeenkomsten die sommige aanbieders hebben met een aantal van deze softwareleveranciers.
De daadkracht van de organisatie om zelf optimalisaties door te voeren. De outsourcingspecialist biedt vaak nieuwe optimalisaties aan. De vraag is of de eigen organisatie die verbeteringen ook niet op eigen kracht kan realiseren.
De extra kosten bij uitbesteding. Een belangrijk aandachtspunt. In de praktijk worden bijkomende kosten onderschat en soms zelfs over het hoofd gezien. Vaak gaat het hier om kosten rond connectiviteit, transitie, migratie en exit, maar ook om eventuele harmonisatiekosten van arbeidsvoorwaarden, continue regievoering of ‘achterblijvende kosten’ (kosten die door de uitbesteding niet worden weggenomen).
De aantrekkelijkheid van de verschillende leveranciersaanbiedingen die bij voorkeur in een gestandaardiseerd proces tot stand moeten komen.
De looptijd van contracten. De minimale looptijd van uitbestedingscontracten voor mainframe-infrastructuur bedragen doorgaans vijf jaar. Kort je de looptijd in, dan wordt het lastig om bepaalde kosten terug te verdienen. Verleng je deze looptijd, dan versterk je de businesscase. Toekomstige besparingen spelen dan een grotere rol, terwijl eenmalige kosten over meerdere jaren worden gespreid.