CIO's aan het woord (1): 'We staan nog niet met de strop rond de nek'

Chris Borremans is de General Manager European ICT bij Komatsu European International, een leverancier van materialen voor de (mijn)bouw. Er werken 1.850 mensen, waarvan er 45 bij het IT-team horen.

In het kader van het ICT Jaarboek 2012 van Smart Business Strategies, spraken we met Borremans over het gebruik van IT in zijn bedrijf.

Wat zijn uw prioriteiten in IT op korte en langere termijn?
Borremans: "Eerst en vooral kostcontrole en liefst kostenreductie via consolidatie en standaardisatie, door onder meer van meerdere datacenters naar één datacenter te gaan en ook onze applicatieportefeuille kritisch te bekijken. We mogen daarbij uiteraard niet vergeten dat er ook nieuwe technologieën zijn die we moeten opvolgen, zoals social media en mobiele platformen."

Wat is  de rol van ICT in uw organisatie, en voor u persoonlijk?
Borremans: "Ik ben lid van de “core staff”, het senior management dus, en ik rapporteer rechtstreeks aan de Europese CEO. De rol van ICT is heel lang gefocust geweest op efficiënter werken, kostenreductie, het versnellen en automatiseren van administratieve processen – een louter ondersteunende rol dus. De laatste jaren is dat aan het veranderen: nu wordt IT ingezet om op basis van de informatie in onze systemen sales leads te genereren en dus bij te dragen tot de top line."

Heeft de financiële crisis een impact (gehad) op uw ICT-budget?
Borremans: "Absoluut, mijn budget is vandaag iets meer dan de helft van het budget van 2008. Het blijft werkbaar, omdat we echt werk maken van die consolidatie en standaardisatie, het vet wegsnijden uit de IT en ook gebruikmaken van nieuwe technologie zoals virtualisatie om onze kosten onder controle te houden. We kunnen met het huidige budget nog doen wat we moeten doen en wat we “graag” zouden doen. We staan nog niet met de strop rond de nek."

Software

Welke softwareprojecten plant u in de komende maanden?
Borremans: "We zijn bezig met een revamp van onze ERP-omgeving voor onze fabrieken, van Baan IV naar Baan V. Een groot project over meerdere jaren, waarvan de eerste plant nu live gaat. In 2014 moet de laatste fabriek rond zijn. Daarnaast werken we ook aan ‘after sales’-toepassingen. De satellietmonitoring van onze machines genereert een massa data die heel nuttig kan gebruikt worden voor onze verkoop van spare parts, voor het inzetten van onze service engineers, en het aanbieden en verkopen van op maat gesneden service- en/of onderhoudscontracten. En we kijken nu ook hoe we mobiele media zoals smartphones en tablets kunnen inzetten om onze verkoopploegen de juiste informatie op het juiste moment aan te reiken zonder ze met stapels papier en brochures op pad te sturen."

Welke rol speelt open source in uw softwarestrategie?
Borremans: "Nul komma niks. Op een paar uitzonderingen na hebben we er eigenlijk nooit specifiek naar gekeken. Als we dat wel deden, dan waren we teleurgesteld door de functionaliteiten en ook de pricing – open source is niet gratis. Bovendien staat Komatsu corporate erg aarzelend tegenover open source, dat zit niet in de genen."

Overweegt of gebruikt u SaaS (Software as a Service) of software in de cloud?
Borremans: "Allebei reeds lang via Salesforce, en dat neemt nu zelfs serieus uitbreiding. We hebben ook een paar specifieke SaaS-zaken zoals printing-on-demand, met een toepassing die ook door de drukkers gebruikt wordt en die wij aan onze klanten geven. We zijn nog niet echt een grote SaaS-gebruiker, maar het groeit stilaan."

Hardware

Wat is bij u de verhouding desktops/laptops?
Borremans: "De verhouding desktops/laptops verschilt erg naargelang de locatie. In het distributiecentrum hier, meer een commerciële marketingorganisatie, zijn zeker meer laptops dan desktops. Als je naar de fabrieken kijkt, dan vind je daar maximum 10 % laptops, de behoefte aan mobiliteit is daar veel minder groot. Tablets zijn nog erg beperkt aanwezig, maar binnen het jaar zal dat exploderen, met alle nieuwe initiatieven voor verkopers, marketing en productmensen. De keuze is hier op iPads gevallen."

Investeert u vooral in vervanging, uitbreiding of in nieuwe types hardware op kantoor of gaat u ook extern voor uw hardware?
Borremans: "Wij doen 99 % zelf. We hebben enkele oefeningen gedaan om te zien of we kosten konden besparen of andere voordelen uit infrastructure-as-a-service konden halen, maar dan liepen we telkens met ons hoofd tegen de muur. Ofwel was het duurder ofwel kregen we minder service voor dezelfde kost. We gebruiken wel managed services: ons volledig Wide Area Network is bijvoorbeeld uitbesteed."

Overweegt u de ‘BYOD (bring your own device)’-trend ook in uw bedrijf in te voeren?
Borremans: "Dat is zeker aan de orde, want heel wat yuppies stellen daar vragen rond, maar op dit moment gaan we er nog niet op in. We ondersteunen in beperkte mate wel BYOD door mensen een mailclient op hun iPhone of Android-toestel te geven als ze dat vragen, maar we voeren geen actief beleid in die zin en moedigen het niet aan."

Service

Welke rol speelt outsourcing in uw ICT-strategie?
Borremans: "Ons Wide Area Netwerk is de grootste en ook de duurste outsourcing die we hebben. Her en der zijn er nog wel een paar outsourcinginitiatieven uit het verleden, maar die bouwen we continu af. We zijn dus aan het insourcen. We werken wel al heel lang met externen – en zullen dat blijven doen – in application development, omdat het daar meestal over een one time effort gaat, specifieke kennis die je ofwel niet hebt of heel moeilijk kan krijgen. Heb je die wel, dan is het erg duur om die te houden. Als je bijvoorbeeld vandaag kennis binnenhaalt met pakweg een Java-developer en je hebt die binnen drie jaar nodig, dan is dat niet meer up-to-date, omdat er te weinig werk voor is. 99 % van het application development wordt dan ook uitbesteed."

Maakt offshore uitbesteden deel uit van uw ICT-strategie?
Borremans: "Neen, zelfs niet voor bijvoorbeeld de helpdesk. Een van onze strategische beslissingen is de helpdesk zelf te doen. Sterker nog, onze helpdeskmensen zitten onsite in elke vestiging, omwille van de taal, de kennis van de omgeving. Ze kennen hun prioriteiten. Dus helemaal geen offshoring in onze Europese IT."

Gebruikt u frameworks zoals ITIL/Cobit/…?
Borremans: "Absoluut, wij zijn een SOX-bedrijf en dat vereist controle en procesmatig werken – het praktische deel van Cobit is volledig geïmplementeerd. Voor onze servicedesk is ITIL toegepast tot het niveau waar het onpraktisch wordt en niets meer bijdraagt. Maar de mensen, de kennis en de tools zijn intern aanwezig."

Security

Wat is uw grootste bekommernis inzake security?
Borremans: "Ik ben blij te kunnen zeggen dat ik mij daar weinig of geen zorgen om maak. Wij hebben de nodige apparatuur draaien om ons te beschermen tegen spam, virussen, hackers enzovoort. Dat is vrij gemakkelijk op te zetten en relatief onderhoudsvrij. De enige kleine zorg vandaag zijn die nieuwe mobiele devices, de smartphones en de tablets, omdat zij een potentiële bedreiging kunnen vormen. Dat is een aandachtspunt dat zeker tegen het einde van het kalenderjaar moet opgelost zijn."

Hoe beheert u de groeiende behoefte aan authenticatie?
Borremans: "Voor die nieuwe devices zullen we een betere oplossing moeten hebben dan wachtwoorden of een simpel certificaatje. Het moet minstens al een tweewegs authenticatie zijn, iets op het device en iets bij de persoon, pas dan kan er een connectie gemaakt worden. Vandaag is dat nog niet het geval voor een iPad en dus moet daar aan gewerkt worden. Het staat in elk geval in de top drie van dingen die voor de nieuwe mobiele omgeving moeten opgelost worden. Maar wij hebben bijvoorbeeld wel een VPN voor andere applicaties om van thuis uit of vanuit een hotel in te loggen, met een smartcard en dergelijke."

Gebruikt u of overweegt u security in de cloud?
Borremans: "Hoegenaamd niet. Er is geen behoefte aan en het past ook niet bij het ideeëngoed van Komatsu om zomaar met potentieel confidentiële informatie in de public cloud te gaan. We houden liever alles zelf onder controle."

Netwerk en telecom

Gebruikt u VoIP binnen uw organisatie?
Borremans: "We gebruiken Voice over IP voor de backbone. Zelfs onze oude PABXen, die daar totaal geen kaas van gegeten hebben, communiceren onderling via VoIP. Sommige vestigingen hebben al VoIP tot op de werkplek, en dat wordt verder uitgerold in al onze sites al naargelang een oude PABX aan vervanging toe is. Op termijn wordt dus alles VoIP, ook geïntegreerd met ons e-mailplatform en met ons Webmeetingplatform."

Voorziet u in draadloze netwerken en wat zijn uw plannen voor de toekomst?
Borremans: "Hier in het hoofdkantoor is WiFi overal beschikbaar, ook in ons magazijn voor de scanners. In onze fabrieken tref je WiFi wel in de fabriekshal aan voor de barcode scanners, maar voor de rest is het nauwelijks aanwezig in de kantooromgeving. Er is dan ook weinig mobiliteit bij het personeel. Flex desking is helemaal niet aan de orde, het past niet bij de Japanse cultuur."

Ontwikkelt uw organisatie een strategie voor unified communications (UC) of videoconferencing?
Borremans: "Unified communications is al in voege, in mijn mailclient kan ik bijvoorbeeld een click-to-call doen. Het wordt mee uitgerold over heel het bedrijf samen met VoIP. Videoconferencing is een ander verhaal. We hebben een heel oude ISDN-based videoconferencingoplossing, en vorig jaar was er een project om dat te moderniseren maar dat is afgevoerd omdat men ervan overtuigd is dat men met Webmeeting, Skype, en chat kan bereiken wat men nodig heeft. Ik ben daar niet zo zeker van, maar voorlopig trekt iedereen goed zijn plan met zijn telefoon, pc en een webcam."

Training

Hoeveel dagen opleiding per jaar krijgt uw IT-personeel gemiddeld?
Borremans: "In de CAO is er een minimum aantal dagen voorzien, maar de IT’ers zitten daar ver boven. De gemiddelde IT’er heeft minimum vijf dagen per jaar training, maar in de realiteit komen ze eerder aan tien dagen. Sommige trainingen worden opgelegd vanuit het bedrijf, sommigen door HR aanbevolen, maar de meeste trainingen (zo’n 70 procent) worden door de IT’ers zelf aangebracht."

Is het moeilijk om geschikte IT’ers te vinden en te houden? Hoe speelt training hier een rol?
Borremans: "Om eerlijk te zijn: dat wordt tijdens sollicitatiegesprekken heel weinig uitgespeeld en er wordt ook heel weinig naar gevraagd. De vragen draaien meestal rond salaris en extra-legale voordelen zoals auto’s. Ook flexibiliteit is vaak een discussiepunt: kan ik van thuis werken, heb ik vaste of variabele uren? Er is steeds vaker ook de vraag naar iPhones en BYOD en wat de bedrijfspolicy is op het vlak van internettoegang. Training komt  misschien ergens op een vijfde plaats. We werven trouwens niet zo vaak IT’ers aan: over onze vijf fabrieken samen heb ik maar een team van een veertig mensen. Dat team is  heel stabiel, er gaan heel weinig mensen weg."

Welk type trainingen voorziet u en in welke vorm?
Borremans: "De meerderheid is nog wel klassikale training, maar online is sterk in opmars. Als bedrijf investeren we daar zelf ook in trouwens. Zo maken we zelf online trainingmodules die we ter beschikking stellen aan onze klanten."