Q&A: Enterprise Resource Planning
ERP (Enterprise Resource Planning)-software is een "geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem".
Bedrijfsinformatiesysteem, want ERP richt zich op de basisprocessen van het bedrijf. Sommige processen, zoals boekhouding en facturatie, vindt u in bijna elke onderneming. Andere processen zijn specifiek voor bepaalde sectoren. Bij de grote leveranciers vindt u een pakket voor zowat elke sector, van de financiële sector tot de nutsvoorzieningen.
Geïntegreerd, want u moet gegevens maar één keer intikken voor al die processen. Dat is mogelijk omdat alle informatiesystemen gebruikmaken van één centrale databank. Dit geldt dus voor alle resources binnen het bedrijf: de grondstoffen, de producten, het personeel (human resources), de financiële activa enzovoort.
Wie gebruikt ERP?
Vroeger waren dat vooral grote bedrijven, maar elk jaar verschuift de grens verder naar beneden, zodat ook KMO’s nu ERP hebben ontdekt. Tegenwoordig hebben 77% van de SAP-klanten een omzet onder de 500 miljoen euro en 70% van de klanten heeft minder dan vijftig gebruikers. De keuze voor een ERP-systeem hangt af van een aantal aspecten.
Ten eerste is er de grootte van het bedrijf: als u de voorraad met een snel bezoek aan het magazijn kunt inschatten, heeft ERP niet veel zin. Een tweede criterium is de complexiteit van de producten en de bedrijfsprocessen. Hoe ingewikkelder de productie, hoe nuttiger ERP.
En dan is er nog de tijdsgevoeligheid. Steeds meer grote afnemers vragen hun leveranciers sneller en foutlozer te leveren, zodat ze hun eigen voorraden tot een minimum kunnen beperken. Het zijn dan ook vaak de klanten die de aanzet geven tot de installatie van een ERP-systeem.
Moet alles in de ERP-suite zitten?
ERP zorgt er niet alleen meer voor dat de interne bedrijfsprocessen ondersteund worden, maar ook dat de externe partijen, van leverancier tot klant, geïntegreerd raken, én dat u de resultaten van de bedrijfsprocessen kunt analyseren.
Veel leveranciers hebben hiervoor hun ERP-systeem aangevuld met software voor e-commerce, supply chain management, customer relationship management en business intelligence. De basisfunctionaliteit van die extra"s is meestal in die pakketten voorzien, en zij bieden vooral het voordeel van integratie tussen al die onderdelen. Maar wie specifieke eisen stelt aan die extra software, kiest soms beter voor een gespecialiseerd pakket.
Is een ERP-implementatie nog steeds zo risicovol?
De impact van een ERP-systeem op de organisatie en haar bedrijfsprocessen is vaak aanzienlijk, omdat het raakt aan de kernactiviteit van een onderneming.
De tijd van de big bang-aanpak, met bijbehorende monsterprojecten, vertragingen en soms zelfs volledige mislukking, lijkt voorgoed achter de rug. Tegenwoordig verkiest men een gefaseerde aanpak, met een rustpauze tussen elke fase. In die pauze kan het bedrijf ook al de voordelen en de lessons learned evalueren, zodat de volgende fase vlotter kan worden ingezet.
Het enige gevaar is dat ook met zo"n aanpak een implementatie al snel enkele jaren kan duren.Het voordeel is dat ook de kost kan worden gespreid over jaren. De leveranciers hebben wel veel meer vooraf geconfigureerde software ter beschikking per sector, zodat die implementatietijd in de praktijk toch fors gedaald is.
Tegenwoordig wordt ook vaak gekeken naar ERP in een SaaS (Software-a- a-service)-model, omdat ook hier de kosten over enkele maanden of jaren gespreid worden, en de financiële risico"s dus beperkt blijven.
Maar zowel klanten als leveranciers zijn zeer voorzichtig in het omarmen van bedrijfskritieke software in een SaaS-model. Toch vindt men steeds vaker het hybride model, waarbij een deel van de software binnenshuis blijft en een ander deel als dienst wordt afgenomen.
Hoeveel kost het?
Een ERP-project kost normaal gesproken minstens 100.000 euro, al kan het in sommige situaties al voor 50.000 of 60.000 euro. Met de nieuwere, specifiek voor de KMO voorgeconfigureerde ERP-software kan het soms nog goedkoper, als u geen behoefte hebt aan de toeters en bellen van de grotere pakketten.
De prijs kan wel enorm oplopen als u veel maatwerk wilt. Het gros van de kostprijs gaat namelijk niet naar het pakket zelf, maar naar aanpassingen en integratie met uw andere software.
Bij sommige ERP-verkopers ligt de implementatiekost soms tot vijfmaal hoger dan de prijs van de software zelf. Daarom raden leveranciers aan om eerder uw processen af te stemmen op de software dan omgekeerd, aangezien die ook gebaseerd zijn op ‘best practices’. Enkel die processen die voor uw onderneming het verschil maken zijn die extra investering waard.
Enkele belangrijke ERP-leveranciers:
SAP: Leider in de ERP-markt. Bekend om zijn vrij complete en geïntegreerde applicaties, voor zowat alle sectoren. Richt zich ook op de kmo, maar bereikt voorlopig vooral het topsegment uit die markt.
Oracle: De leider van de markt voor databasesoftware kocht zich vooral met Peoplesoft de top van de ERP-markt in en werd zo een sterke nummer twee. Heeft de voorbije jaren fors geïnvesteerd in hun Fusion middleware, die alle aangekochte pakketten en bijhorende processen beter met elkaar integreert.
Microsoft: Na de overname van Great Plains en Navision volop actief in het lagere of middensegment van de ERP-markt.
Andere ERP-leveranciers zijn Lawson Software, Infor (dat onder andere Baan overnam) en IBS. Op de Belgische en Europese markt duiken ook namen op als Sage Bob, Unit4 Agresso en Exact, die vanuit de markt van boekhoudsoftware door continue toevoeging van functionaliteit zijn uitgegroeid tot ERP-spelers.
