CIO's aan het woord (3): "Draadloos speelt een belangrijke rol in onze IT-strategie"

Frans Janssens is CFO & CIO bij de Belgian Icecream Group, een producent en verkoper van ijsroom. Het bedrijf telt 350 werknemers, waarvan er 5 bij het IT-team horen.

In het kader van het ICT Jaarboek 2012 van Smart Business Strategies, spraken we met Janssens over het gebruik van IT in zijn bedrijf.

Wat zijn uw prioriteiten in IT op korte en langere termijn?
Janssens: "Op korte termijn is dat een centralisatie van IT-infrastructuur. Wij gaan van drie vestigingen naar één en dat heeft gevolgen voor IT. Op lange termijn liggen de uitdagingen in de optimalisatie van bestaande softwaretoepassingen op het vlak van onder meer planning en productie. Ook sociale media brengen voor ons bedrijf uitdagingen met zich mee. Wij zijn nu eenmaal een consumentenbedrijf waarvoor sociale media van groot belang zijn. Voor IT zal het dan gaan om de koppelingen van sociale media met onze eigen e-commercetoepassingen."

Wat is  de rol van ICT in uw organisatie, en voor u persoonlijk?
Janssens: "Ik ben IT-verantwoordelijke en daar is nog recent de functie van CFO aan toegevoegd. IT is heel belangrijk voor ons bedrijf: er is een belangrijke link met onze business. Bovendien hebben we de meeste toepassingen in ons bedrijf zelf ontwikkeld. Mijn taak als IT-manager verschilt grondig van het financiële takenpakket, al is mijn rol in dat domein vooral strategisch en coördinerend."

Heeft de financiële crisis een impact (gehad) op uw ICT-budget?
Janssens: "Er was geen rechtstreekse impact op ons IT-budget. Als er noodzakelijke IT-projecten of- initiatieven zijn, worden de middelen daarvoor ter beschikking gesteld. Er is wel impact op het niveau van het bedrijf zelf. Wij hebben een recente herstructurering achter de rug die een financiële aderlating met zich meebrengt. Dat zijn natuurlijk interne omstandigheden, al merken we ook dat dat extern een impact heeft. IJsroom is toch nog altijd een beetje een luxeproduct, waar consumenten al snel op besparen."

Software

Welke softwareprojecten plant u in de komende maanden?
Janssens: "De meeste van onze bedrijfssoftware, en dan denk ik onder meer aan onze ERP-oplossing die ook onze bevoorrading, supply chain en e-commerce stuurt, hebben we zelf ontwikkeld en wordt verder verfijnd. Andere zijn pakketten zoals Selligent voor onze CRM, het beheer van onze klantengegevens, al is dat pakket vrij kneedbaar. Voor analyse gebruiken we Qlikview, zodat de verschillende afdelingen zelf analyses kunnen uitvoeren op basis van ons datamodel."
 

Overweegt of gebruikt u SaaS (Software as a Service) of software in de cloud?
Janssens: "SaaS wordt niet actief gebruikt, al hebben we natuurlijk onze e-commercetoepassing die volledig via internet loopt.  Bovendien zitten in veel interne toepassingen die je vandaag gebruikt webservices, waardoor er al snel een SaaS-component aan zit.  Ook al ontwikkelen wij de meeste zaken zelf, de algemene lijn is dat toepassingen zich meer en meer openstellen naar de buitenwereld. De toekomst ligt zonder meer in een mix tussen interne en externe toepassingen."

Welke rol speelt open source in uw softwarestrategie?
Janssens: "Geen actieve rol. Zo zijn wij als KMO voor een flink stuk gebaseerd op Microsoft-technologie. Toch kiezen we soms ook voor andere toepassingen en de minder voor de hand liggende weg. Onze mail- en groupware-toepassing baseert zich bijvoorbeeld op First Class, en vereist voor onze eindgebruikers de eigen softwareclient van First Class. Onze databank baseert zich dan weer op Sybase. Dat zijn niet de meest voor de hand liggende keuzes."

Hardware

Wat is bij u de verhouding desktops/laptops?
Janssens: "Onze afdelingsverantwoordelijken beschikken over een laptop, net als de collega’s die vaak extern werken. Een desktop is qua IT-ondersteuning en beveiliging natuurlijk eenvoudiger, maar wij realiseren ons dat mensen meer en meer werk mee naar huis nemen. Het aantal laptops zal dus wel geleidelijk toenemen. Tablets worden in onze organisatie enkel gebruikt op het niveau van onze eigen IT-afdeling."

Investeert u vooral in vervanging, uitbreiding of in nieuwe types hardware op kantoor of gaat u ook extern voor uw hardware?
Janssens: "Onze smartphones dienen vooral om e-mail te lezen buitenshuis en daarvan gaan we geleidelijk de switch maken en ze vervangen door andere toestellen. Onze servers staan in ons eigen datacenter, maar voor onze e-commerce-toepassing, waarbij klanten hun roomijs kunnen bestellen, doen we beroep op een derde partij, Belgacom, dat voor de bandbreedte en webservers zorgt. Deze infrastructuur staat dus extern."

Overweegt u de ‘BYOD (bring your own device)’-trend ook in uw bedrijf in te voeren?
Janssens: "Dat is bij ons niet aan de orde. Er zijn bij ons geen privé-smartphones in omloop en ook geen externe laptops. De laptops van ons bevatten enkel bedrijfstoepassingen."

Service

Welke rol speelt outsourcing in uw ICT-strategie?
Janssens: "Het WAN, Wide Area Network, wordt gebruikt via het Xplore-netwerk van Belgacom, dat ook de webservers voor zijn rekening neemt. Dat is eigenlijk de belangrijkste vorm van outsourcing. Softwareontwikkeling nemen we zelf voor onze rekening. Een aantal pakketten, zoals ons tijdregistratie- en boekhoudpakket, zijn wel standaard, maar daarnaast wordt het meeste zelf ontwikkeld. Ook de automatisatie van de trucks, die instaan voor de verkoop van roomijs aan huis, gebeurt in eigen beheer. We hebben bij de uitrol van de technologie in deze trucks wel een beroep gedaan op een extern bedrijf."
 

Maakt offshore uitbesteden deel uit van uw ICT-strategie?
Janssens: "Nee, wij maken geen gebruik van offshore outsourcing. Dat is voor een kmo als die van ons helemaal niet van toepassing. De schaalvoordelen zijn daar veel te klein voor."

Gebruikt u frameworks zoals ITIL/Cobit/…?
Wij maken geen gebruik van zulke frameworks of standaarden. Voor een kleine IT-afdeling met een vijftal mensen is dat toch een beetje overkill. Er is bijvoorbeeld in onze organisatie één iemand die de support, en ook de configuratie van hard- en software voor eindgebruikers, voor zijn rekening neemt.

Security

Wat is uw grootste bekommernis inzake security?
Janssens: "Wij hebben geen grote bekommernissen als KMO, al zouden we dit soort ongemakken natuurlijk liever vermijden. Daarom beveiligen wij ons degelijk met firewall en antimalwaresoftware. Een VPN filtert bovendien al het extern dataverkeer."

Hoe beheert u de groeiende behoefte aan authenticatie?
Janssens: "Ons intern beleid is wat dit betreft niet erg streng. Voor ons voldoen wachtwoorden nog wel op de individuele pc’s van de medewerkers. Dat is misschien een risico, maar anderzijds ook wel makkelijk voor de gebruikers. Een zelf gekozen wachtwoord is voor hen voldoende om aan hun data en toepassingen te raken."

Gebruikt u of overweegt u security in de cloud?
Janssens: "Dat gebruiken we inderdaad nu al. Al het externe dataverkeer, bijvoorbeeld mensen die van thuis uit surfen, wordt gefilterd bij Messagelabs, een externe web- en maildienst van Symantec. Deze dienst kan je vergelijken met een soort van online waterzuiveringsstation, maar dan voor data. Wij beheren dus de laptop van onze mensen. Op deze manier willen we voorkomen dat mensen virussen van thuis meenemen naar kantoor."

Netwerk en telecom

Gebruikt u VoIP binnen uw organisatie?
Janssens: "Dat doen wij inderdaad. Oorspronkelijk is dat uitgerold, omdat wij ons op drie vestigingen bevonden en VoIP dan een logische keuze was, mede omdat we ze gratis konden telefoneren onderling en we maar één telefooncentrale nodig hadden. Nu is VoIP minder nodig, maar het blijft wel nuttig in het verenigen van spraak en data."

Voorziet u in draadloze netwerken en wat zijn uw plannen voor de toekomst?
Janssens: "Draadloos speelt een belangrijke rol in onze IT-strategie. Onze trucks zijn bijvoorbeeld verbonden met een mobiele GPRS-verbinding en de PDA’s van onze verkopers maken op hun beurt via Wi-Fi connectie met de truck. Op kantoor beschikken we ook nog maar over één telefoontoestel en binnenkort is ook nog maar één nummer in gebruik. Mensen die mij bijvoorbeeld intern bellen komen via de centrale en GPRS terecht op mijn gsm. Voor onze productie maken wij dan weer gebruik van voice picking, waarbij onze arbeiders via spraakboodschappen draadloos worden aangestuurd."
 

Ontwikkelt uw organisatie een strategie voor unified communications (UC) of videoconferencing?
Janssens: "Voor unified communication is dat inderdaad het geval. Zo komen boodschappen op de voicemail in de mailbox van onze gebruikers terecht. Het instellen van uw status, presence management in het jargon, wordt ook aangeboden, maar het wordt niet zo erg veel gebruikt binnen onze organisatie. Dat heeft ook een deel met ingesteldheid en cultuur te maken. Je kan dat mensen moeilijk opleggen, al helpt het hen en hun collega’s zeker bij de uitoefening van hun job."

Training

Hoeveel dagen opleiding per jaar krijgt uw IT-personeel gemiddeld?
Janssens: "Zoveel mogelijk. Het is moeilijk in te schatten hoeveel dagen per jaar dat er zijn, maar de meesten halen toch minstens een week per jaar. Opleidingen komen er op eigen initiatief van onze IT’ers, al geef ik soms zelf wel suggesties. Opleidingen zijn onlosmakelijk verbonden met de job van informaticus, ook al hebben mijn mensen het soms erg druk met hun dagelijkse taken. Daarom is het voor hen niet altijd makkelijk om er tijd voor vrij te maken."

Is het moeilijk om geschikte IT’ers te vinden en te houden? Hoe speelt training hier een rol?
Janssens: "In mijn afdeling is er veel continuïteit en dus geen groot verloop. Maar toen ik onlangs een nieuwe medewerker met een ietwat algemener profiel nodig had, met een brede visie en oog voor toekomstige evoluties, merkte ik dat het niet zo makkelijk was om die te pakken te krijgen. Ik denk dat er slechts een handvol kandidaten zich kwam aanbieden. Goede IT’ers zijn nu eenmaal moeilijk te vinden."

Welk type trainingen voorziet u en in welke vorm?
Janssens: "Er zijn diverse trainingsvormen, maar ik vind wel dat als je in opleiding gaat je best ‘hands on’ aan de slag gaat. En dat is dus weg van je bedrijf en dagtaak. Een online toepassing die je als IT’er bijvoorbeeld tijdens de middag consulteert, is wat dat betreft lang niet altijd even toereikend."